電子文檔管理系統(tǒng)信息化常見問題

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     隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨，企業(yè)面臨國際化的競爭壓力，要提升企業(yè)的競爭力，因此如何將企業(yè)本身良好的企業(yè)文化、企業(yè)價值等觀念深入到內(nèi)部各個階層，并提升本 身的知識及技術(shù)是企業(yè)獲勝的關(guān)鍵之一。知識管理是企業(yè)在核心技術(shù)上的建設(shè)，促使知識能夠再分享、再使用，并和組織內(nèi)部作業(yè)相互整合。對于大企業(yè)來說，由于 本身的企業(yè)文化已經(jīng)根深蒂固、作業(yè)流程也已經(jīng)行之有年，因此本身要來配合知識管理的軟件通常會很困難，在導(dǎo)入知識管理的過程常見的困難為：

    1. 企業(yè)內(nèi)部主管本身的不了解或是不支持。

    2. 企業(yè)組織文化難以適應(yīng)，尤其是越封閉的組織，缺乏溝通與協(xié)調(diào)的能力，難以接收新的革新。

    3. 信息系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性待考驗(yàn)，由于信息系統(tǒng)是公開在每個人都可以看到的地方，通常是架設(shè)在因特網(wǎng)上，利用瀏覽器存取服務(wù)器上的數(shù)據(jù)，可能會受到計(jì)算機(jī)黑客和計(jì)算機(jī)病毒的入侵及影響，造成使用的不信任。

    4. 系統(tǒng)內(nèi)部本身的知識分類及管理不恰當(dāng)，由于信息要經(jīng)由適當(dāng)?shù)姆诸惒拍艹蔀橛杏玫闹R，如果因?yàn)榉诸惒划?dāng)，造成使用者搜索困難，也會減少使用者的使用意愿。

    5. 操作接口的不人性化，如果一套知識系統(tǒng)設(shè)計(jì)不能配合企業(yè)本身的操作流程或是操作系統(tǒng)的復(fù)雜性過高也會造成使用者使用系統(tǒng)的意愿不高、效率低落。在推行系統(tǒng)時，需要加以事前的教育訓(xùn)練，讓企業(yè)內(nèi)部的使用者了解系統(tǒng)建置的目的、各項(xiàng)使用功能，避免垃圾信息的建置。

    6. 知識取得不易，企業(yè)內(nèi)員工大多是被動的，要怎樣讓內(nèi)部使用者提供自己本身的知識供他人使用需要靠組織內(nèi)部督促或獎勵的方法，使得所有使用者樂于提供本身的知識、信息、經(jīng)驗(yàn)等，這是影響系統(tǒng)成敗所需考慮的重要因素之一。

    由此可知在對企業(yè)知識管理不僅面對的是多方面的技術(shù)問題，還有許多組織內(nèi)部非關(guān)信息系統(tǒng)本身的問題也要考慮進(jìn)去，其中有許多牽涉到人的管理，例如要如何將知識由提供者身上轉(zhuǎn)移給需求者，不僅僅是考慮信息的技術(shù)問題，還有以人為中心的管理問題，此又是一門專門的研究課題。