提高知識(shí)管理系統(tǒng)信息有效性的思路(二）

企業(yè)中的知識(shí)可以分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)可以很容易的將其編碼化，使員工共享。隱性知識(shí)是指隱含經(jīng)驗(yàn)類(lèi)知識(shí)，它存在于員工的頭腦中或組織的結(jié)構(gòu)和文化中，不易被他人獲知，也不易被編碼。正如知識(shí)連線有限責(zé)任公司首席執(zhí)行官榮·楊（Ron Yang）所說(shuō)：“顯性知識(shí)可以說(shuō)是‘冰山的尖端’，隱性知識(shí)則是隱藏在冰山上底部的大部分。隱性知識(shí)是智力資本，是給大樹(shù)提供營(yíng)養(yǎng)的樹(shù)根，顯性知識(shí)不過(guò)是樹(shù)的果實(shí)”。通過(guò)設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)闹贫龋梢源龠M(jìn)員工與他人共享自己的隱性知識(shí)。知識(shí)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)支持這一需求。

鼓勵(lì)共享知識(shí)的行為

鼓勵(lì)知識(shí)共享更多的依賴(lài)于企業(yè)的內(nèi)部管理，但知識(shí)管理系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)施鼓勵(lì)各種共享知識(shí)的措施提供支持。知識(shí)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，需要將用戶對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的參與情況記錄下來(lái)。

例如，每位員工為知識(shí)倉(cāng)庫(kù)提供材料的數(shù)量，每月使用知識(shí)管理系統(tǒng)的頻率，以及在虛擬社區(qū)中回答問(wèn)題的次數(shù)等等，這與相BBS類(lèi)似之處。將員工參與知識(shí)共享的程度與績(jī)效評(píng)定聯(lián)系起來(lái)，同時(shí)在各個(gè)頻道中突出顯示月內(nèi)貢獻(xiàn)最大的員工名單，充分調(diào)動(dòng)員工參與知識(shí)管理系統(tǒng)的熱情。

專(zhuān)家認(rèn)同機(jī)制

除了從數(shù)量上肯定員工對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的參與度外，還要從質(zhì)量上對(duì)員工的參與度進(jìn)行評(píng)價(jià)。

首先，要十分明顯的標(biāo)明每篇文檔的作者，以及相關(guān)他的相關(guān)作品。

其次，建立討論區(qū)，員工可以在討論區(qū)內(nèi)對(duì)每一篇文檔發(fā)表評(píng)論，對(duì)每篇文檔打分，由員工進(jìn)行初選。

第三，設(shè)立專(zhuān)家評(píng)閱機(jī)制，由專(zhuān)家對(duì)初選的文檔進(jìn)行評(píng)閱，并公布評(píng)閱結(jié)果，供員工參考。

第四，在相關(guān)欄目中列出每月的推薦作品，同時(shí)，將其與員工的績(jī)效考核聯(lián)系起來(lái)。

3．更新知識(shí)倉(cāng)庫(kù)

知識(shí)管理系統(tǒng)與信息管理工具的一個(gè)很大區(qū)別在于，知識(shí)管理系統(tǒng)是一個(gè)活的有機(jī)體，它不僅從外界不斷的接受新的數(shù)據(jù)、信息，并且系統(tǒng)的內(nèi)容不斷地淘汰。其生命力在于不斷的更新。

當(dāng)決策人不斷的從知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中提取有用的數(shù)據(jù)，放入新的內(nèi)容，知識(shí)倉(cāng)庫(kù)將會(huì)保持活力。相反，長(zhǎng)期不使用知識(shí)倉(cāng)庫(kù)將會(huì)降低知識(shí)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)容的可用性。另一方面，不斷地周期性地對(duì)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的知識(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的可用性十分重要。原因在于，從知識(shí)的可用性來(lái)看，有些知識(shí)的可用周期很長(zhǎng)，但有些知識(shí)的可用周期很短，如果不定期地對(duì)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中地知識(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)，那么庫(kù)內(nèi)地知識(shí)不僅不能支持員工高效率工作，而且還會(huì)產(chǎn)生誤導(dǎo)。

訂立評(píng)價(jià)準(zhǔn)則

評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的作用在于規(guī)范提交知識(shí)倉(cāng)庫(kù)材料內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，一方面可以引導(dǎo)員工提供與主題相關(guān)的文章，另一方面，可以降低知識(shí)主管在審核提交材料時(shí)的難度。

中心式的知識(shí)管理

知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的內(nèi)容除了標(biāo)準(zhǔn)的文檔外，還有大部分的內(nèi)容來(lái)自各個(gè)員工，這種分散的機(jī)制必然會(huì)使知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容關(guān)聯(lián)性下降，增加檢索成本。

知識(shí)管理系統(tǒng)采用中心式的管理可以提高有效解決這個(gè)問(wèn)題。根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同，企業(yè)可以設(shè)立單層或多層次的知識(shí)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)審核個(gè)人提交的材料，只有符合評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的材料才能進(jìn)入知識(shí)倉(cāng)庫(kù)。

知識(shí)管理系統(tǒng)可以設(shè)置審批流程，在員工將材料提交到知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中后，由系統(tǒng)自動(dòng)將材料移交至相關(guān)的知識(shí)管理部門(mén)，在審批通過(guò)后，由系統(tǒng)自動(dòng)將該材料予以發(fā)布。

內(nèi)容更新機(jī)制

在知識(shí)爆炸的時(shí)代，如果知識(shí)倉(cāng)庫(kù)不經(jīng)常維護(hù)，就會(huì)降低知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的有序性。在企業(yè)中需要設(shè)定知識(shí)主管來(lái)判斷知識(shí)的有效性，同時(shí)軟件的結(jié)構(gòu)也需要支持這種機(jī)制。

知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中的知識(shí)分為兩種，靜態(tài)知識(shí)和動(dòng)態(tài)知識(shí)，對(duì)于靜態(tài)知識(shí)，如企業(yè)的歷史，成型的規(guī)章制度等，這些知識(shí)的生命周期很長(zhǎng)，知識(shí)主管只需要對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)即可。