提高知識管理系統信息有效性的思路(一）

從知識流動的角度看，知識的流動主要有三種方式：人--電腦、人--人、電腦--電腦。知識管理軟件包括支持這三種知識流動方式的軟件。

不同的知識流動方式，需要不同的軟件支持。見下圖：

本文就第一類軟件進行討論。人對電腦的系統,強調通過軟件的優(yōu)秀設計，提高系統內容的信息有效性，提高使用者的檢索效率。信息的有效性是反應使用者在知識管理系統中檢索目標信息的效率高低的指標。

屬于這類的知識管理軟有許多種，本文只討論其中的文檔管理和知識倉庫系統。知識倉庫用于存放各類知識，如企業(yè)規(guī)章制度文件、各種經驗、備選的技術方案以及各種用于支持決策的知識。知識倉庫的主要功能是使員工高效率地獲取知識。

二、知識管理系統的設計思路

1．提高信息檢索效率

使用者獲取信息有三種方式：搜索、瀏覽和接收。

搜索是搜索是指使用者在知道目標信息一部分特征的條件下，使用搜索工具查找信息的方式。人們使用互聯網搜索引擎查找信息就屬于用“搜索”的方式獲得信息。使用搜索的方式獲取信息的弊病在于，隨著信息的增多，搜索結果的無效性會增加。就是說，如果搜索引擎返回10000條沒有邏輯結構的搜索結果，那么，這些搜索結果對于想查找一兩條確定信息的人來說，是沒有意義的。

瀏覽是使用者在軟件系統的“路標”指引下，逐步縮小目標空間的信息獲取方式。人們通過Sohu分類目錄，逐步尋找目標信息的方式，就是通過“瀏覽”的方式取得信息。通過瀏覽的方式獲取信息的弊病在于，當用戶不知道目標信息的準確分類時，在海量信息中查找將十分困難。

接受是使用者被動的取得信息的方式。現在許多網絡公司通過郵件列表系統，向客戶群發(fā)送電子郵件，使用戶及時了解網站最近更新的方式就屬于采用“接受”的方式使用戶取得信息。從用戶的角度看，由于這種信息獲取方式是被動的，因此，只有對用戶的需求有準確的了解和劃分的條件下，才能使用戶取得有用的信息。

以上是人們獲取信息的三種主要方式，但是許多信息管理軟件僅僅注重為用戶提供海量地信息，而不是注重于為如何使用戶最高效率地獲取信息，最終會使用戶陷于信息過量的窘境。在信息系統中采用適當的技術可以有效的提高信息效率。

關鍵詞控制

通過關鍵詞來索引信息的技術，在許多信息管理軟件中都有應用，例如在文檔管理系統中，用戶可以通過輸入關鍵詞查找文檔。在通常情況下，每一篇文檔的關鍵詞由用戶自行選擇。這使系統中的關鍵字數量急劇增加。從檢索者使用的角度看，如果沒有統一的關鍵詞列表，僅僅通過檢索者自己熟悉的關鍵詞，會降低檢索的全面性。

這個問題的一種解決方法是采用關鍵詞控制。由信息專家和各個領域的專家根據知識管理系統的主題，制定一個關鍵詞表，對于錄入知識管理系統中的每一條信息的關鍵詞只能采用關鍵詞表中列出的詞匯。同時，將關鍵詞表對使用者公布，或采用適當的方法，引導使用者通過關鍵詞表中的詞匯檢索信息。在系統運行過程中，由專家組根據關鍵詞的使用效率和使用者的反饋意見，動態(tài)更新關鍵詞表中的詞匯。

多重分類

多重分類是指對一條信息采用冗余分類，將一條信息根據的它的多種類型的屬性，歸屬于多種分類，為使用者提供多條檢索瀏覽的入口。

例如，“2000年5月5日，知識管理(中國知識管理網前身)被《環(huán)球時報》推薦為知識管理權威網站！”這條信息可以從多個角度進行分類。它屬于5月份的知識管理新聞，同時也屬于知識管理網站資源，也是中國知識管理網站階段成果的標志。對這條信息進行多重分類，使新聞的搜索者、知識管理網站資源的查詢者以及查閱中國知識管理網成長歷史的人，都提供了十分方便的檢索入口。

相關信息

知識的獲取有很大的偶然性，當各種知識和信息相互交錯時，人們更容易發(fā)現新的知識。如同學術論文的參考書目的作用一樣，給每一條信息加上相關信息可以提高使用者的檢索效率。

在知識倉庫系統中，確定每一條信息的相關信息由系統自動完成。人只起關鍵性的作用，根據信息學專家設計的算法，系統根據每條信息的主題、來源、歸屬項目和關鍵詞等信息自動計算各條信息之間的關聯系數，并動態(tài)地更新。

知識地圖

知識地圖是用于幫助人們知道在哪能夠找到知識的知識管理工具，用于幫助通過瀏覽方式搜索信息的員工高效率地尋找所需的資源。企業(yè)知識地圖將企業(yè)各種資源的入口集成起來，以統一的方式將企業(yè)的知識資源介紹給用戶。知識地圖采用一種只能化的向導代理，通過分析使用者的行為模式，智能化的引導檢索者找到目標信息。與知識地圖作用類似的還有企業(yè)門戶，企業(yè)資源詞典等，

例如，當新員工進入企業(yè)時，首先要學習企業(yè)的歷史、文化和規(guī)章制度。進行新員工培訓必不可少，但更重要的是要讓員工隨時能夠閱讀相關的資料，進行自我培訓。通過知識倉庫可以為員工隨時查閱提供方便。但當新員工打開企業(yè)的知識倉庫時，無序的知識將會使他無從上手。知識地圖可以引導員工，有聯系的閱讀各種資料，完成培訓過程。

信息推送技術

信息推送技術是采用廣播的方式，將企業(yè)重要的新聞或知識主動的推送到使用者的面前。企業(yè)的知識管理部門通過各個頻道，將各種信息及時推送到員工面前，例如公司的新頒布的規(guī)章制度、頻道最近更新、各種推薦讀物等。

由于使用者的需求多種多樣，數據發(fā)送技術還要與用戶界面定制相結合。通過用戶界面定制功能，用戶可以訂閱適當的頻道，及時了解感興趣的知識。

例如，一個咨詢公司的知識管理系統的個人界面應當包括：公司新聞、部門新聞、個人信箱，同時還有其他頻道，如各種行業(yè)的最新動態(tài)、各個行業(yè)的咨詢案例和專家地圖等，供員工根據需要自行選擇。這樣可以使員工在及時了解公司動態(tài)的同時，密切關注自己感興趣的頻道的更新信息。