提高知識管理系統(tǒng)信息有效性的思路(一）

從知識流動的角度看，知識的流動主要有三種方式：人--電腦、人--人、電腦--電腦。知識管理軟件包括支持這三種知識流動方式的軟件。

不同的知識流動方式，需要不同的軟件支持。見下圖：

本文就第一類軟件進行討論。人對電腦的系統(tǒng),強調(diào)通過軟件的優(yōu)秀設(shè)計，提高系統(tǒng)內(nèi)容的信息有效性，提高使用者的檢索效率。信息的有效性是反應(yīng)使用者在知識管理系統(tǒng)中檢索目標(biāo)信息的效率高低的指標(biāo)。

屬于這類的知識管理軟有許多種，本文只討論其中的文檔管理和知識倉庫系統(tǒng)。知識倉庫用于存放各類知識，如企業(yè)規(guī)章制度文件、各種經(jīng)驗、備選的技術(shù)方案以及各種用于支持決策的知識。知識倉庫的主要功能是使員工高效率地獲取知識。

二、知識管理系統(tǒng)的設(shè)計思路

1．提高信息檢索效率

使用者獲取信息有三種方式：搜索、瀏覽和接收。

搜索是搜索是指使用者在知道目標(biāo)信息一部分特征的條件下，使用搜索工具查找信息的方式。人們使用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎查找信息就屬于用“搜索”的方式獲得信息。使用搜索的方式獲取信息的弊病在于，隨著信息的增多，搜索結(jié)果的無效性會增加。就是說，如果搜索引擎返回10000條沒有邏輯結(jié)構(gòu)的搜索結(jié)果，那么，這些搜索結(jié)果對于想查找一兩條確定信息的人來說，是沒有意義的。

瀏覽是使用者在軟件系統(tǒng)的“路標(biāo)”指引下，逐步縮小目標(biāo)空間的信息獲取方式。人們通過Sohu分類目錄，逐步尋找目標(biāo)信息的方式，就是通過“瀏覽”的方式取得信息。通過瀏覽的方式獲取信息的弊病在于，當(dāng)用戶不知道目標(biāo)信息的準(zhǔn)確分類時，在海量信息中查找將十分困難。

接受是使用者被動的取得信息的方式?，F(xiàn)在許多網(wǎng)絡(luò)公司通過郵件列表系統(tǒng)，向客戶群發(fā)送電子郵件，使用戶及時了解網(wǎng)站最近更新的方式就屬于采用“接受”的方式使用戶取得信息。從用戶的角度看，由于這種信息獲取方式是被動的，因此，只有對用戶的需求有準(zhǔn)確的了解和劃分的條件下，才能使用戶取得有用的信息。

以上是人們獲取信息的三種主要方式，但是許多信息管理軟件僅僅注重為用戶提供海量地信息，而不是注重于為如何使用戶最高效率地獲取信息，最終會使用戶陷于信息過量的窘境。在信息系統(tǒng)中采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)可以有效的提高信息效率。

關(guān)鍵詞控制

通過關(guān)鍵詞來索引信息的技術(shù)，在許多信息管理軟件中都有應(yīng)用，例如在文檔管理系統(tǒng)中，用戶可以通過輸入關(guān)鍵詞查找文檔。在通常情況下，每一篇文檔的關(guān)鍵詞由用戶自行選擇。這使系統(tǒng)中的關(guān)鍵字?jǐn)?shù)量急劇增加。從檢索者使用的角度看，如果沒有統(tǒng)一的關(guān)鍵詞列表，僅僅通過檢索者自己熟悉的關(guān)鍵詞，會降低檢索的全面性。

這個問題的一種解決方法是采用關(guān)鍵詞控制。由信息專家和各個領(lǐng)域的專家根據(jù)知識管理系統(tǒng)的主題，制定一個關(guān)鍵詞表，對于錄入知識管理系統(tǒng)中的每一條信息的關(guān)鍵詞只能采用關(guān)鍵詞表中列出的詞匯。同時，將關(guān)鍵詞表對使用者公布，或采用適當(dāng)?shù)姆椒ǎ龑?dǎo)使用者通過關(guān)鍵詞表中的詞匯檢索信息。在系統(tǒng)運行過程中，由專家組根據(jù)關(guān)鍵詞的使用效率和使用者的反饋意見，動態(tài)更新關(guān)鍵詞表中的詞匯。

多重分類

多重分類是指對一條信息采用冗余分類，將一條信息根據(jù)的它的多種類型的屬性，歸屬于多種分類，為使用者提供多條檢索瀏覽的入口。

例如，“2000年5月5日，知識管理(中國知識管理網(wǎng)前身)被《環(huán)球時報》推薦為知識管理權(quán)威網(wǎng)站！”這條信息可以從多個角度進行分類。它屬于5月份的知識管理新聞，同時也屬于知識管理網(wǎng)站資源，也是中國知識管理網(wǎng)站階段成果的標(biāo)志。對這條信息進行多重分類，使新聞的搜索者、知識管理網(wǎng)站資源的查詢者以及查閱中國知識管理網(wǎng)成長歷史的人，都提供了十分方便的檢索入口。

相關(guān)信息

知識的獲取有很大的偶然性，當(dāng)各種知識和信息相互交錯時，人們更容易發(fā)現(xiàn)新的知識。如同學(xué)術(shù)論文的參考書目的作用一樣，給每一條信息加上相關(guān)信息可以提高使用者的檢索效率。

在知識倉庫系統(tǒng)中，確定每一條信息的相關(guān)信息由系統(tǒng)自動完成。人只起關(guān)鍵性的作用，根據(jù)信息學(xué)專家設(shè)計的算法，系統(tǒng)根據(jù)每條信息的主題、來源、歸屬項目和關(guān)鍵詞等信息自動計算各條信息之間的關(guān)聯(lián)系數(shù)，并動態(tài)地更新。

知識地圖

知識地圖是用于幫助人們知道在哪能夠找到知識的知識管理工具，用于幫助通過瀏覽方式搜索信息的員工高效率地尋找所需的資源。企業(yè)知識地圖將企業(yè)各種資源的入口集成起來，以統(tǒng)一的方式將企業(yè)的知識資源介紹給用戶。知識地圖采用一種只能化的向?qū)Т?，通過分析使用者的行為模式，智能化的引導(dǎo)檢索者找到目標(biāo)信息。與知識地圖作用類似的還有企業(yè)門戶，企業(yè)資源詞典等，

例如，當(dāng)新員工進入企業(yè)時，首先要學(xué)習(xí)企業(yè)的歷史、文化和規(guī)章制度。進行新員工培訓(xùn)必不可少，但更重要的是要讓員工隨時能夠閱讀相關(guān)的資料，進行自我培訓(xùn)。通過知識倉庫可以為員工隨時查閱提供方便。但當(dāng)新員工打開企業(yè)的知識倉庫時，無序的知識將會使他無從上手。知識地圖可以引導(dǎo)員工，有聯(lián)系的閱讀各種資料，完成培訓(xùn)過程。

信息推送技術(shù)

信息推送技術(shù)是采用廣播的方式，將企業(yè)重要的新聞或知識主動的推送到使用者的面前。企業(yè)的知識管理部門通過各個頻道，將各種信息及時推送到員工面前，例如公司的新頒布的規(guī)章制度、頻道最近更新、各種推薦讀物等。

由于使用者的需求多種多樣，數(shù)據(jù)發(fā)送技術(shù)還要與用戶界面定制相結(jié)合。通過用戶界面定制功能，用戶可以訂閱適當(dāng)?shù)念l道，及時了解感興趣的知識。

例如，一個咨詢公司的知識管理系統(tǒng)的個人界面應(yīng)當(dāng)包括：公司新聞、部門新聞、個人信箱，同時還有其他頻道，如各種行業(yè)的最新動態(tài)、各個行業(yè)的咨詢案例和專家地圖等，供員工根據(jù)需要自行選擇。這樣可以使員工在及時了解公司動態(tài)的同時，密切關(guān)注自己感興趣的頻道的更新信息。