杭州OA實務:流程評述之應付帳款流程

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對于杭州OA項目來說，其核心就是企業(yè)管理流程。在后續(xù)的文章中，筆者將以一定的篇幅介紹一下制造企業(yè)的管理流程。一方面是對我以前工作的總結，另一方面，也希望借此能夠那些需要幫助的人提供一些幫助。

在文章中，我將以公司的實際案例描述企業(yè)管理流程，同時，也會強調在流程操作中可能出現(xiàn)的問題，特別是企業(yè)實際管理流程跟杭州OA提供的標準流程不一致的地方。同時，也會對杭州OA項目過程中，業(yè)務重組的相關知識及技能做一些介紹。

這里我將給大家介紹的第一個流程是應付帳款流程。

應付帳款流程說說是一個流程，其實，根據(jù)應付帳款形式的不同，其還可以細分為好幾個流程。如應付帳款逐筆結轉流程、應付帳款月結流程、應付帳款暫估流程等等。出于篇幅的限制，我這里對于應付帳款逐筆結轉流程與應付帳款月結流程將合并講述。而因為應付帳款暫估流程比較特殊，我將分開來講解。

我先以應付帳款月結為例，進行說明。

假設，某企業(yè)當月的某個供應商一共有四筆交易記錄，明細如下：

1、5月4日供應商送貨20萬，企業(yè)開入庫單A。

2、5月10日供應商送貨15萬，企業(yè)開入庫單B。

3、5月26日供應商送貨10萬，企業(yè)開入庫單C。

4、5月31日供應商送貨20萬，企業(yè)開入庫單D。

到5月底、6月初，企業(yè)就要進行應付帳款作業(yè)。結合杭州OA系統(tǒng)，企業(yè)用戶該如何開展相關工作呢?

第一步：采購員提出應付帳款的需求。

在月底，采購要跟供應商進行對帳。對帳是一件比較頭疼的問題，因為其比較煩瑣，沒有多少技術含量，只要人細心就可以了。其實在對帳中，還是有些技巧的。

我以前有個客戶，對帳的大部分工作由企業(yè)自己做。具體的說，就是月底供應商送來一份出貨明細表，然后，公司的采購員根據(jù)此表一張張的尋找進貨記錄與采購記錄，進行逐筆的核對。如此，對帳的工作明顯都推給了企業(yè)。其實，我們若采用了杭州OA系統(tǒng)后，我們可以反過來。每月底，我們可以從系統(tǒng)里導出一份當月的進貨記錄，然后把這份記錄發(fā)給供應商，讓其進行核對。我們只需要對于供應商有異議的條目進行復核即可。如此，對于企業(yè)來說，工作量就會輕松很多。

再對帳時，要注意兩個問題。

一是月結的時間問題。我遇到的大部分客戶，都是按自然月結帳，也就是說，以自然月為單位，跟供應商對帳。但是，也有不少的客戶，不采取自然月，而手工的劃分月結時間。如我有一個客戶，其規(guī)定的月結時間是25日截止，26日送的貨都當是下個月進的貨。故若遇到這種情況，我們在系統(tǒng)里導出進貨明細表的時候，要注意選擇具體的日期，如4月26日到5月25日，這就是5月份應該結帳的進貨記錄。也就是說，若按照這個客戶的要求，則以上的例子中，只有第一、二條記錄可以作為5月份的貨款依據(jù)。

二是發(fā)票的問題。在大部分生產企業(yè)中，都有增值稅發(fā)票的管理要求，因為其可以用來抵扣銷項稅額。一般情況下，有兩種發(fā)票管理方法。一是逐項開發(fā)票，也就是說，每進一次貨就開一次發(fā)票。這種發(fā)票管理比較簡單，因為其跟采購單、入庫單是一一對應的，但是，工作量比較大。無論是供應商開發(fā)票還是企業(yè)自己認證發(fā)票，都比較麻煩。另外是一個月開一次發(fā)票。也就是說，跟供應商對完帳后，供應商就開一張發(fā)票過來，發(fā)票的金額就是當月產生的總金額。對于杭州OA系統(tǒng)來說，這兩者都支持。前者，就是逐筆結帳流程，后者就是月結流程。由于增值稅發(fā)票，在一定程度上也是企業(yè)的資產，所以，在供應商材料入庫單上，杭州OA也作了限制。當采購員收到發(fā)票時，采購員需要在入庫單上注明發(fā)票的號碼，以表示供應商開了發(fā)票。若沒有發(fā)票信息，則系統(tǒng)可以控制，該入庫單不能生成應付帳款信息。

采購員對帳完成后，就會把相關的單據(jù)遞交給財務人員，讓其再次對相關內容進行核對。

第二步：財務人員核對

采購員對帳無誤后，填寫付款申請單給財務，財務會再次核對相關信息。

到了財務部門，財務人員主要會核對單據(jù)是否齊全。不同的企業(yè)對于申請貨款需要哪些單據(jù)有其不同的要求。我的客戶，大部分都是四單合一，即采購單、供應商送貨單、原材料入庫單與發(fā)票申請單四單一致。為了方便財務人員核對，系統(tǒng)提供了“四單報表”。這張報表以入庫單為依據(jù)，查找對應的供應商入庫單單號(如果在系統(tǒng)中有輸入的話)、采購單號及發(fā)票號碼。通過這張報表財務人員就可以一目了然的知道，單據(jù)是否齊全。若單據(jù)不齊全，財務人員就可以把付款申請單退回給采購，讓其重新整理，直到單據(jù)齊全為止。

一般情況下，入貨的數(shù)量、價格等基本信息經過采購員對帳后，很少會有錯誤。不過有時候，發(fā)票的金額可能會產生誤差。如當月供應商當月發(fā)生退貨時，本來應該開紅字發(fā)票對沖的，但是，這么處理起來比較麻煩。所以，可能退貨的金額直接在當月發(fā)票上扣掉。所以，當月的開票金額跟當月的應付金額可能不一致。系統(tǒng)會提示相關的報警信息，若用戶覺得這沒有錯，則可以忽略這個報警信息。

第三步：自動生成應付單據(jù)。

財務人員核對無誤后，就可以進行自動生成應付單據(jù)作業(yè)。這支作業(yè)的主要用途就是把“原材料入庫單”轉換成“應付帳款”單據(jù)。

在這個轉換的過程中，有很多后臺的命令要處理。如：

1、價稅分離?，F(xiàn)在大部分企業(yè)供應商報價時，都是含稅價格。也就是說，采購價格中包含17%的增值稅。但是，在應付帳款時，是要價稅分離的。所以，在自動生成應付單據(jù)這支作業(yè)運行時，會根據(jù)相關信息，與判斷該張單據(jù)是否是含稅，及對應的稅率，然后執(zhí)行價稅分離動作。不過，不同的杭州OA軟件可能價稅分離的運行時點不一樣，如有的在采購單審核時就會進行價稅分離。

2、預計付款日期的計算?，F(xiàn)在大部分企業(yè)出于現(xiàn)金流的考慮，一般不會采取立即付款的付款策略。而會采取如到貨后一個月或者結帳后一個月等類似的付款條件。系統(tǒng)會根據(jù)客戶對應的付款條件及其他的一些信息來計算預計付款的日期。這里作為實施顧問或者系統(tǒng)管理員，要注意不同的付款條件具體代表的含義是什么。如上例中，若客戶采取的是到貨后幾天付款的付款條件的話，則可能會根據(jù)不同的付款日期生成多張應付帳單;而若客戶采取的是結帳后幾日付款的話，則當月的入庫單只生成一張應付單據(jù)。所以，付款條件的設置，也會影響到應付帳款的生成。

3、進貨單信息的更新。在進貨單上，有個結帳字段，若該字段選中，表示該筆進貨單已經結帳，已經不能做任何的修改，包括刪除動作。這是一個非常重要的功能。這可以保證入庫單跟應付帳款單據(jù)的內容一致。當某張應付帳款單據(jù)因為某種原因刪除時，也會更新這個字段，更新為不選中。如此，又可以更改相關的入庫單，我們也可以重新的結帳。

第四步：應付憑單錯誤的修改。

一般情況下，應付憑單是不會產生什么錯誤的。其若真的出現(xiàn)什么錯誤的話，也是入庫單或者其他基本信息的錯誤而造成的。如供應商的付款條件錯誤或者進貨單上的進貨日期錯誤，可能導致應付帳款上的預計付款日期錯誤;進貨單上的價格或者數(shù)量錯誤，也會影響到應付帳款上的金額，等等。

若應付憑單真的發(fā)生錯誤改如何處理呢?

一般情況下，我們是不建議用戶直接修改應付憑單。因為這會導致跟原始單據(jù)不一致，以后稽核時，容易產生問題。所以，我們建議，在應付憑單上發(fā)現(xiàn)問題時，最好把應付憑單刪除或者作廢掉。然后修改入庫單等原始單據(jù)，修改完成后，再重新結帳。這么做，雖然比較麻煩一點，但可以保證應付帳款憑證跟原始單據(jù)一致，方便以后的管理。這不僅是系統(tǒng)的要求，也是企業(yè)管理實務的要求。當然，若用戶覺得沒必要重頭開始改起，那用戶也可以直接在應付憑單上進行更改。只是，用戶要記住為什么要更改，否則的話，以后要查詢更改原因的話，那就比較困難了。時過境遷，到時候不一定有人會記得。

以上講的就是應付帳款的月結流程。其實，月結流程跟逐筆結帳流程差不多，只是一個多對一與一對一的關系，這里就不再重復說明了。（IT專家網）