獨(dú)家：企業(yè)郵箱應(yīng)該外包還是自建？

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【計(jì)世獨(dú)家】在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)郵箱逐漸成為企業(yè)與外界交往的必備工具。然而，是自建郵箱，還是利用互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)提供的郵箱服務(wù)？這是企業(yè)面臨的新選擇。

為什么要用企業(yè)郵箱?

無論是對(duì)新興的還是有著悠久歷史的企業(yè)，目前，企業(yè)郵箱都已經(jīng)成為企業(yè)日常運(yùn)作不可或缺的工具。

李錦記食品有限公司就是一個(gè)百年老店成功應(yīng)用企業(yè)郵箱的典范。該公司成立于1888年，由小型家族式生意發(fā)展成為跨國公司，產(chǎn)品種類亦由蠔油多元化發(fā)展至美食醬料及食品系列，分銷網(wǎng)絡(luò)遍布五大洲六十多個(gè)國家，在國內(nèi)多個(gè)城市均設(shè)有辦事處。目前，該公司有1000多個(gè)企業(yè)郵箱在維持著公司的日常溝通。

據(jù)李錦記食品有限公司資訊部經(jīng)理趙成剛介紹，使用企業(yè)郵箱，會(huì)給企業(yè)帶來如下的好處：首先，所有員工的郵箱均為“name@lkk.com” 形式，有助于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象；其次，當(dāng)外人收到一封企業(yè)郵件時(shí)，可根據(jù)來信域名方便地查詢企業(yè)網(wǎng)站，這樣企業(yè)在日常通信中可毫不費(fèi)力地附帶宣傳自己；第三，企業(yè)員工離職時(shí)，企業(yè)郵箱可以順利收回，從而將所有業(yè)務(wù)聯(lián)系保留和延續(xù)下來，若日常工作使用個(gè)人郵箱，員工離職不會(huì)上繳，客戶可能仍然與其個(gè)人郵箱聯(lián)系而被一起帶走；第四，企業(yè)郵箱的系統(tǒng)管理解決了企業(yè)信息的安全性問題，通過企業(yè)郵箱進(jìn)行管理，可以有效避免企業(yè)信息泄露。“企業(yè)的信息或數(shù)據(jù)有它自己的保密性，安全是每一個(gè)企業(yè)所追求的?！彼f。

成立于1996年的柳州五菱汽車有限責(zé)任公司（簡稱五菱集團(tuán)），也在成立后不久就采用了企業(yè)郵箱服務(wù)。該公司是廣西壯族自治區(qū)政府授權(quán)經(jīng)營的大型國有獨(dú)資企業(yè)，主營業(yè)務(wù)為生產(chǎn)和銷售汽車零部件、發(fā)動(dòng)機(jī)和專用汽車。公司網(wǎng)絡(luò)管理員郭水萍說：“統(tǒng)一使用企業(yè)郵箱，可以方便地對(duì)工作郵件備份、監(jiān)控、管理，防止郵件意外丟失；企業(yè)郵箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群發(fā)、分組、修改密碼、設(shè)定功能限制等，這些都是個(gè)人郵箱望塵莫及的；同時(shí)，企業(yè)郵箱的群組等功能提高了工作效率，增進(jìn)了內(nèi)部溝通和協(xié)同辦公能力?！?/P>

事實(shí)上，中國目前有5000多萬家各種各樣的企業(yè)，都與李錦記和五菱集團(tuán)一樣，認(rèn)識(shí)到企業(yè)郵箱已經(jīng)成為企業(yè)與外界交往的必備工具。

iResearch 艾瑞咨詢公司預(yù)測，未來5年全球企業(yè)郵箱中平均每天的用戶信息量將遠(yuǎn)超過個(gè)人郵箱用戶的郵件信息量。2007年底，全球企業(yè)用戶平均每天的郵件信息量達(dá)到了730億封，個(gè)人用戶信息量只占企業(yè)用戶信息量的58.9%；預(yù)計(jì)至2011年，企業(yè)郵箱用戶將平均每年以20%左右的速度增長到1645億封/天。調(diào)研報(bào)告還顯示，2008年第一季度，中國企業(yè)郵箱市場規(guī)模達(dá)到了6500萬元人民幣，預(yù)測2009年，市場規(guī)模將達(dá)到3.3億元人民幣，企業(yè)郵件市場規(guī)模每年的增速為30%左右。

自建還是外包？

顯然，企業(yè)郵箱數(shù)量在以人們難以想象的速度發(fā)展。企業(yè)在建立郵箱的方法上，目前有兩種選擇：企業(yè)自建郵箱和將郵箱外包給專業(yè)的郵件服務(wù)公司。

在企業(yè)郵箱發(fā)展初期，有實(shí)力的大單位一般采取自建郵件系統(tǒng)為主。德國依博羅閥門有限公司是世界上最著名的閥門生產(chǎn)制造商之一，其生產(chǎn)基地、子公司和代表處以及代理網(wǎng)絡(luò)遍布全球。依博羅北京分公司的IT經(jīng)理陳先生表示，自己的公司就是自建企業(yè)郵箱。自建郵件系統(tǒng)就是自己購買郵件服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、反垃圾網(wǎng)關(guān)等一系列軟、硬件設(shè)備，自己配備相應(yīng)的郵件管理人員，對(duì)公司的郵件系統(tǒng)進(jìn)行管理。管理人員一般由公司的IT管理人員兼任，以后每年還需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，并需要不斷培訓(xùn)人員以跟進(jìn)郵件技術(shù)的發(fā)展。

但是，隨著郵件的作用在企業(yè)中日益重要，更由于郵件安全性問題日益突出，如垃圾郵件、病毒通過郵件傳入等，企業(yè)發(fā)現(xiàn)，如果僅僅通過企業(yè)自身培養(yǎng)的技術(shù)人員，很難處理日益增多的郵件安全問題。比如，一封重要的郵件丟失將可能影響企業(yè)的收益；而垃圾郵件太多不僅影響企業(yè)內(nèi)的辦公效率，也讓企業(yè)浪費(fèi)大量的服務(wù)器資源。一些專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)公司看到了這一問題，于是推出了專業(yè)的郵箱服務(wù)。外包郵箱提供商的出現(xiàn)，讓一部分企業(yè)開始采取郵件外包服務(wù)。比如上面所說的李錦記和五菱集團(tuán)等，都是采用了263的郵箱外包服務(wù)。

“郵箱外包的好處是，企業(yè)只需要每年按照郵箱數(shù)量，付一定的服務(wù)費(fèi)用，就能得到專業(yè)的郵件服務(wù)，并且，企業(yè)不需要專業(yè)的IT服務(wù)人員，這對(duì)廣大的中小企業(yè)來說減少了很多麻煩。”263網(wǎng)絡(luò)通信股份有限公司副總裁兼郵件事業(yè)部總經(jīng)理李銳說。

外包趨勢明顯

今年5月份，263公司推出了263G的幾乎無限量的企業(yè)郵箱服務(wù)，隨后其企業(yè)郵箱的銷售額增長了20%以上。與此同時(shí)，網(wǎng)易、21CN等互聯(lián)網(wǎng)公司也推出了郵件外包服務(wù)。

隨著時(shí)間的推移，企業(yè)郵箱外包的趨勢越來越明顯。李錦記、五菱集團(tuán)和依博羅閥門有限公司分別都從用戶的角度給出了自己的分析。

1．自建比外包投入高

“自建郵局系統(tǒng)無論是放在自己的機(jī)房還是托管，都需要較高的初期投入，即使自建郵局系統(tǒng)都選用的低檔設(shè)備和服務(wù)，其一次性投入也需要以十萬元計(jì)，每年的運(yùn)營費(fèi)用還需要幾萬元。”依博羅北京分公司IT經(jīng)理陳先生表示，“此外，IT技術(shù)發(fā)展很快，因此設(shè)備折舊也很快，這樣的投入顯然并不經(jīng)濟(jì)，每年還要養(yǎng)幾個(gè)IT人員，遠(yuǎn)沒有直接購買專業(yè)的服務(wù)來得劃算。”

2． 自建安全性與穩(wěn)定性遠(yuǎn)低于外包

五菱集團(tuán)郭水萍表示，企業(yè)郵箱外包不僅僅是財(cái)力和人力上大幅度的節(jié)省，其安全性和穩(wěn)定性也可以得到肯定，這對(duì)于日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購買設(shè)備、研發(fā)軟件和培養(yǎng)一支完善的維護(hù)隊(duì)伍，否則，其性能和外包郵局根本無法相比。

3． 外包技術(shù)維護(hù)更完善

李錦記的趙成剛經(jīng)理說，采用了郵箱外包后，在遇到技術(shù)問題無法解決時(shí)，企業(yè)郵箱提供商會(huì)及時(shí)提供幫助?！袄?63的企業(yè)郵箱，有專職的運(yùn)營維護(hù)及客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)、實(shí)時(shí)問題監(jiān)控和響應(yīng)處理體系，可為我們提供全年7×24的服務(wù)，這讓我們很放心?！倍鴮?duì)于自建郵箱而言，無論如何完美的共享托管環(huán)境，都會(huì)遭受到一些意想不到的故障，比如網(wǎng)絡(luò)連通性的故障、電力和空調(diào)的故障、同組機(jī)器受攻擊產(chǎn)生的流量阻塞故障、本機(jī)器受DDoS等類似攻擊而產(chǎn)生的故障等，這些故障不是企業(yè)自身能夠獨(dú)立解決的，需要協(xié)調(diào)托管方，乃至于電信方解決。作為一個(gè)非專業(yè)的郵商企業(yè)，這種協(xié)調(diào)力量顯然不夠。選擇企業(yè)郵箱外包，可以以較小的投入快速獲得應(yīng)有的服務(wù)，避免浪費(fèi)大量的精力在系統(tǒng)維護(hù)上。

看來，企業(yè)郵箱外包服務(wù)基本已成大勢所趨；并且，越來越多的大型企業(yè)，也在向郵箱外包遷移。