IT系統(tǒng)的簡化緣何復(fù)雜？

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IT系統(tǒng)的簡化緣何復(fù)雜？

倘若缺乏仔細(xì)的規(guī)劃與嚴(yán)密的管控，IT系統(tǒng)的復(fù)雜性就會如浮萍般滋長，變得越發(fā)難以管理，最終成為企業(yè)成功的絆腳石。簡化IT系統(tǒng)是協(xié)助企業(yè)成功發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。在下文中，記者采訪了某公司的CIO ，讓他和我們分享了他的成功經(jīng)驗。

你能否先簡單描述一下IT簡化的困難性？

隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，商業(yè)部門會不斷要求添加新的功能或基礎(chǔ)設(shè)備，因此IT會持續(xù)面臨這方面的壓力。有時，來自各部門的要求會一股腦地擺在你的面前。直接依照商業(yè)部門的要求去添加他們所需的應(yīng)用或基礎(chǔ)設(shè)備并不難，難就難在一段時間之后，你如何去管理。

你運(yùn)用了什么理念來改善這種現(xiàn)象？

我會咨詢商業(yè)部門，問他們想要達(dá)成怎樣的目的。因為很多時候，他們只是告訴你需要什么解決方案，然后讓你去實施。作為IT，你要確保所購買的技術(shù)或設(shè)備是與現(xiàn)有系統(tǒng)相吻合的。我發(fā)現(xiàn)不少IT部門都是“供過于求”，譬如提供了比所需更多的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)容量。有時候?qū)S商的推銷照單全收也是造成這種現(xiàn)象的原因之一。

你的意思是廠商有時會讓你購買一些你不需要的東西？

每當(dāng)你咨詢一家廠商時，他們一般都會希望將他們的應(yīng)用運(yùn)行在他們自己的服務(wù)器上(不管是虛擬服務(wù)器還是物理服務(wù)器)。但我們卻不想增添任何服務(wù)器。最終，我們會試著在自己的服務(wù)器上運(yùn)行他們的應(yīng)用，結(jié)果也非常令人滿意。

還有什么其它方法可以簡化IT？

根據(jù)自己企業(yè)的情況來制定方針。比如我們的公司不是銀行或金融機(jī)構(gòu)，因此我們不需要像銀行那樣針對所有的產(chǎn)品都進(jìn)行安全部署。

這需要我們?nèi)チ私馄髽I(yè)是做什么的，然后依此來定位基礎(chǔ)設(shè)備，讓它們與企業(yè)目標(biāo)相符。

你公司以前所面臨的問題有哪些？

四年前，當(dāng)我加入公司時，發(fā)現(xiàn)我們當(dāng)時的數(shù)據(jù)安全環(huán)境非常復(fù)雜。每個部門都有自己的電子目錄結(jié)構(gòu)，所有東西都是相互隔離的，但卻沒有見到太大的成效。比如商業(yè)部門想要共享的數(shù)據(jù)，我們卻加以了嚴(yán)格的保護(hù)。所有這些都是由于當(dāng)時的安全機(jī)制保護(hù)過度了。

你部署了哪些機(jī)制來確保IT和商業(yè)部門之間更好的互動？

一套良好、高效的管治機(jī)制不應(yīng)太過復(fù)雜煩瑣。我有一個專門負(fù)責(zé)規(guī)劃團(tuán)隊，每月進(jìn)行一次交流。我們共同探討不同商業(yè)部門想要實施的不同項目。有些IT基礎(chǔ)設(shè)備和應(yīng)用之所以會越來越復(fù)雜，主要是因為商業(yè)部門只知道需要這一功能，卻不知IT需要他們提供些什么信息。你必須準(zhǔn)備一套機(jī)制或流程來收集所需信息，然后與他們進(jìn)行交流。這不是簡單地讓他們填一份表格然后交給IT，這樣不會有任何溝通。

舉行這類溝通會議會不會有困難？是否有人持抵觸態(tài)度？

我們花了一年半的時間來讓所有參與者習(xí)慣這類溝通會議。在最初的幾次會議中，每個人都只顧著提出自己的要求，結(jié)果會議只維持了10分鐘，原因就是完全沒有雙向的對話。而現(xiàn)在，整個會議可以持續(xù)30分鐘，體現(xiàn)出了應(yīng)有的價值。在整個會議中，我們或許會取消半數(shù)的要求，并解決一系列的問題。

為了實現(xiàn)IT簡化，告訴管理人員無法完成他們所要求的項目是否也是一件棘手的事？

首先必須向他們解釋清楚，不是因為會產(chǎn)生額外的成本，我才說無法完成項目。此外，我也不會簡單地點點鼠標(biāo)，發(fā)一份郵件去跟他們說不。有時，一些管理人員會因為看到別人實施了某個項目，他們也要依樣畫瓢。碰到這種情況，我就會對他們說，“不同的解決方案會產(chǎn)生不同的成本，而且不同的公司都有不同的情況和背景。”

取得公司管理層的支持是否很重要？

非常重要，而且是必須要得到公司管理層的支持。當(dāng)我剛加入公司時，我無法對項目說不，因為我正處在建立信用的階段。我花了大量的時間來與公司管理層建立互信。

你是從哪里入手開始貫徹IT簡化理念的？

是從一個打印整合與簡化項目開始的。當(dāng)時，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)耗費(fèi)了不少辦公室預(yù)算。我們進(jìn)行了一次財務(wù)分析，并與每個部門溝通，探討如何降低他們的打印開支。我們向他們展示了所能節(jié)省的成本，并提供了更好的解決方案。這幫助我們在企業(yè)中建立了良好的信譽(yù)。這個項目是我們簡化工作的良好開端。我的經(jīng)驗是，你應(yīng)當(dāng)從最容易成功的地方入手。

將來你打算簡化IT中的哪些方面？

目前在我們的數(shù)據(jù)中心里有一系列不同的操作系統(tǒng)，我們打算選擇一種最能提高工作效率的。此外，我們還需要一個帶有簡單易用的工具的平臺。我們簡化了整個公司桌面體驗，包括一早上班該如何登錄系統(tǒng)，郵件服務(wù)器如何配置等。另外出于集成和技術(shù)上的考量，我們還實施了Cisco的互聯(lián)網(wǎng)語音平臺(VoIP)。

對于商業(yè)應(yīng)用，你又會采取哪些簡化措施？

首先要判別哪些商業(yè)應(yīng)用能夠真正為企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢。如果沒有商業(yè)優(yōu)勢，那花費(fèi)時間和資金去進(jìn)行定制就失去了意義。如今有不少應(yīng)用都非常復(fù)雜，而且自定義的程度很高。在使用這些應(yīng)用前，我首先會問自己，我們是否真的需要它？它能創(chuàng)造哪些價值？（IT專家網(wǎng)）