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好馬還需配好鞍 eHR和HRMS項目顧問面面觀
以先進的人力資源管理理念為向?qū)Ф_發(fā)的人力資源管理系統(tǒng)(HRMS)和eHR作為人力資源管理的一種有效工具,在競爭日趨激烈和市場變化無常的今天,越來越受到業(yè)界和廣大客戶的重視。為了提高企業(yè)的人力資源管理水平,實現(xiàn)管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化和人性化,很多企業(yè)開始關注、購買和實施eHR 系統(tǒng), 如果說一個好的eHR系統(tǒng)是一匹助企業(yè)提高人力資源管理水平的駿馬,項目顧問就應該是給這匹駿馬配上的一副馬鞍,選副好鞍可以幫助企業(yè)駕馭這匹駿馬,舒服地策馬揚鞭。
一、 為什么要項目顧問?
eHR作為一個綜合性的人力資源相關信息的管理系統(tǒng),有著非常復雜的內(nèi)部關聯(lián)性,往往是“牽一發(fā)而動全身”,不論是在剛開始進行的需求分析、目標設定和系統(tǒng)選型,還是在隨后的系統(tǒng)分析、數(shù)據(jù)采集和建立系統(tǒng)時如果沒有打好基礎,就會給系統(tǒng)留下隱患,將來要想修正并非易事。同時,采用和實施這樣一個系統(tǒng)會給企業(yè)的管理政策和制度、工作流程、工作習慣和工作任務帶來變革,其實施過程中的數(shù)據(jù)采集也會涉及到企業(yè)里的所有部門和全體員工,要花費大量的人力、財力和時間。對于這樣一個涉及面廣的項目很多企業(yè)的領導層,甚至是人力資源部門對整個項目的認識還不一定統(tǒng)一,如果系統(tǒng)實施失敗了,對企業(yè)的領導層和整個項目相關人員的信心和干勁都將是一個致命的打擊。即使系統(tǒng)實施完成并已順利實現(xiàn)了切換,但系統(tǒng)設置不合理等留下的隱患也會給將來的使用和修改留下很多的煩惱。因此,“摸著石頭過河”的方法不可行。
作為一個相對較新的應用領域,eHR的應用還不象CAD、MRP II、合肥OA等其它計算機系統(tǒng)和軟件具有廣泛的應用基礎。同時,作為一個跨學科的應用領域,項目人員,特別是項目負責人,既需要有人力資源管理的經(jīng)驗和豐富的計算機應用能力,了解國家和地方相應的法律、法規(guī)和條例,還要有一定的項目管理經(jīng)驗。作為一個企業(yè)很難能找到具有這樣條件的人,因此,如果企業(yè)在準備啟動和實施這樣一個系統(tǒng)時,聘請一位項目顧問,利用他們的經(jīng)驗和知識,為項目的順利進行提供幫助,則可以彌補在該方面的不足。
聘請項目顧問除了可以獲取和利用他們相對豐富的eHR項目管理和實施經(jīng)驗,為本企業(yè)人力資源相關政策、制度和流程提供參考性意見之外,還可以利用項目顧問一般來自于企業(yè)的外部,在企業(yè)里沒有千絲萬縷的關系需要平衡,也較少帶有部門利益的特點,在伴隨著實施過程而帶來的變革中會相對公平。同時,在不少企業(yè)中還存在著“外來的和尚好念經(jīng)”的情況,項目顧問還有可能作為一種溝通的橋梁,為項目經(jīng)理和項目組與企業(yè)高層和相關部門的溝通中起到一定的作用。
eHR 作為企業(yè)里的重要項目將影響到企業(yè)里的方方面面,并且在企業(yè)里要使用多年,在準備上項目之前,企業(yè)首先請一位項目顧問來全面參與整個項目過程不僅非常必要,而且也會受益匪淺。
二、 項目顧問的職責
企業(yè)在上eHR項目之前,很少有人具有eHR的使用經(jīng)驗,在項目的需求分析、目標設置和系統(tǒng)選型等初期工作中,看上去熱熱鬧鬧,卻往往抓不住項目的重點和特點,外行看熱鬧,易被供應商的宣傳、系統(tǒng)的外表和演示所誤導,忽視了看起來很微小但實際上卻是非常重要,甚至是致命的環(huán)節(jié)。它不僅會導致企業(yè)領導層和相關部門的人員,甚至是項目參與人員,對本企業(yè)的需求沒有進行認真的分析、期望過高、目標設置不合理和沒有達成共識,而且會導致軟件選型錯誤或?qū)Σ捎密浖罂赡軐ζ髽I(yè)相關制度的調(diào)整要求沒有做好充分的準備,從而給整個項目埋下了隱患。項目顧問應該不僅在項目的實施過程中,而且在整個項目周期中都扮演著一個非常重要的角色。例如在系統(tǒng)選型的過程中,有一個非常重要的環(huán)節(jié),就是公司需求和軟件功能的匹配(參見圖1),對應于我們企業(yè)的現(xiàn)行政策、規(guī)章、薪資計算方法和報表,系統(tǒng)不一定都能適應和支持,而在系統(tǒng)選型階段,就應該發(fā)現(xiàn)和標出這些差異,并選擇企業(yè)相應的對策,在實際工作中我們會發(fā)現(xiàn)這種差異不僅有存在的可能性,而且往往會不止一二處。如果在系統(tǒng)選型的過程中沒有發(fā)現(xiàn)這些問題,而在隨后的實施過程中才發(fā)現(xiàn)我們企業(yè)就會非常被動,因為我們已經(jīng)失去了換軟件的機會,如果不能說服軟件供應商根據(jù)企業(yè)的需要來修改他們的商品化軟件系統(tǒng)(實際上這種可能性并不會太大),企業(yè)就必須通過其它方法來“曲線救國”,或修改現(xiàn)行的方法以適應軟件系統(tǒng)的要求。其結(jié)果則可能會增加企業(yè)有關人員對軟件的不滿意程度,認為花了很多錢買來的系統(tǒng)怎么連這樣“簡單”的功能也實現(xiàn)不了,甚至認為系統(tǒng)一點都不好用,從而形成對外抱怨供應商,對內(nèi)互相埋怨,不僅不能解決問題,而且會動搖軍心,為失敗找借口。
項目顧問在eHR項目的生命周期中,不僅應該協(xié)助項目相關人員客觀地分析企業(yè)的現(xiàn)狀,并根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀和需求準備需求分析報告,還需要通過為企業(yè)領導層和相關人員提供有效的培訓,協(xié)助他們明確項目的目標并建立既切實可行又有挑戰(zhàn)性的目標,在系統(tǒng)選型的過程中,協(xié)助企業(yè)根據(jù)自身需求特點來選擇合適的軟件供應商和軟件產(chǎn)品。項目顧問作為企業(yè)里eHR項目的技術支持,除了要為項目相關人員提供關于eHR系統(tǒng)的使用、實施、維護等培訓,解決系統(tǒng)實施過程中的疑難問題和協(xié)助建立系統(tǒng)外,還應該就項目管理的方方面面,如項目的組織、進度控制、風險的評估和防范、溝通、變革管理和質(zhì)量控制等,給企業(yè)領導層和項目經(jīng)理提供建設性的意見。
應該講項目顧問應該既是項目經(jīng)理的助手,幫助項目經(jīng)理保證項目的順利完成,又是項目經(jīng)理的監(jiān)督者,協(xié)助企業(yè)高層從技術上監(jiān)督項目經(jīng)理在項目的管理和實施過程中沿著正確的道路前進。
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