企業(yè)合肥OA系統(tǒng)運作的風險管理研究

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一、問題的提出

合肥OA系統(tǒng)的運作風險使企業(yè)直面種種困惑，其出乎意料的合肥OA項目較高失敗率更讓決策者在合肥OA投資時舉棋不定。然而，據(jù)統(tǒng)計資料顯示，我國企業(yè)對管理軟件的年需求量應在200億元以上，我國擁有龐大的合肥OA系統(tǒng)潛在市場。

從應用層面看，我國企業(yè)運作合肥OA的態(tài)勢主要有兩個方向，一是量的擴張．二是質的提升。從前者看．為了適應全球經(jīng)濟一體化．我國企業(yè)正愈發(fā)重視管理效應。從后者看．由于我國企業(yè)數(shù)量龐大，各企業(yè)問的發(fā)展階段、技術水平、市場結構存在著很大的差異，這促使企業(yè)在合肥OA應用上更需注重風險管理，提升運行質量。

二、合肥OA系統(tǒng)運作的非均衡性風險

1從開發(fā)模式看：存在與實際偏差的風險

出于商業(yè)利益的考慮，國內外的策略是開發(fā)完整的合肥OA套裝軟件包．這種演繹“一次開發(fā)，處處應用的模式．雖然所體現(xiàn)的優(yōu)勢為：一是可便捷運用合肥OA系統(tǒng)進行企業(yè)管理；二是減少企業(yè)所投入的人力資源。但過于依賴商品軟件的合肥OA開發(fā)模式，在系統(tǒng)應用中蘊含著諸多風險：

(1)企業(yè)無法對套裝軟件包進行較大程度的客戶化改造，使之完全符合企業(yè)運營特點。由于行業(yè)的不同，企業(yè)在管理要求、應用模式、業(yè)務流程等方面存在著較大的差異，單一、固化的軟件包無法套用到所有行業(yè)．缺乏足夠彈性。

(2)企業(yè)缺乏足夠時間進行業(yè)務流程重組。為了保障合肥OA先進理念成功運用于企業(yè)，必須對傳統(tǒng)業(yè)務處理流程進行再造：刪除低效的業(yè)務環(huán)節(jié)：對管理人員進行合肥OA理念教育：而套裝軟件包的快速安裝方式，使得企業(yè)缺乏足夠時間來完成業(yè)務流程整合。

(3J軟件系統(tǒng)的可重用性較差。企業(yè)的持續(xù)變革是合肥OA系統(tǒng)實施的驅動力，企業(yè)需要面對新經(jīng)濟環(huán)境和市場需求進行戰(zhàn)略轉移，這就要求合肥OA系統(tǒng)應具備二次開發(fā)的性能。然而由于套裝軟件包的黑匣“性．使二次開發(fā)變得非常困難。

(4)軟件系統(tǒng)未必能建立在最先進的技術平臺上。合肥OA套裝軟件包從開發(fā)到推向市場需要經(jīng)過相當長的時間，目前合肥OA商品軟件的技術平臺主要采用客戶機／服務器(C／S)體系結構，由于其應用處理留在CIient端．使得在完成復雜處理時客戶端仍顯”肥胖”．限制了企業(yè)對業(yè)務處理邏輯變化適應和擴展能力．當訪問數(shù)據(jù)量增大時．容易造成網(wǎng)絡瓶頸。且隨著企業(yè)規(guī)模的擴張．會涌現(xiàn)出新的問題．如不同硬件平臺、網(wǎng)絡環(huán)境和數(shù)據(jù)庫之間的互操作．c／s結構顯得力不從心。

2．從合肥OA軟件自身看存在著潛在不成熟風險

軟件成熟性是軟件商業(yè)化的基礎。有國際研究表明：合肥OA項目的失敗率在70％以上．平均成本超預算240％，說明對合肥OA軟件的成熟性飽受質疑．其表現(xiàn)有兩方面其一．功能可用性不足。任何軟件必須具有可用性，可是70％以上的合肥OA系統(tǒng)，沒有達到軟件的預定目標．一些財務供銷存軟件沒有實施對生產(chǎn)或管理流程進行”過程管理”的邏輯設計。因此．推向市場的合肥OA軟件難免存有先天不足。其二．軟件自身缺陷過多。按理說．合肥OA的資源計劃管理軟件．必須經(jīng)過應用考核和驗證實驗。但是．我國尚未建立相應的市場準入質量審查機制。因此．一些合肥OA軟件進入市場還存有明顯的缺陷。

3．從運行環(huán)境看：存在著運行期風險

合肥OA進入運行期．并不是項目風險的化解．而是項目風險的重點轉移和延續(xù)。無數(shù)案例表明．約一半左右的項目會在實施中流產(chǎn)。合肥OA新產(chǎn)品調試周期過長，等于把軟件生產(chǎn)中的調試階段轉移到用戶身上，使生產(chǎn)和銷售過程成了研發(fā)過程．這是任何一個企業(yè)都無法承受的。當前．合肥OA軟件的平均調試周期在6～18個月，這已經(jīng)超出了軟件的生產(chǎn)過程．充分反映出合肥OA軟件的不成熟性。特別是許多合肥OA系統(tǒng)．需要在”二次開發(fā)中修改程序．在保持原程序的完整性的前提下，修改后又要繼續(xù)保持其穩(wěn)定性是很難的。企業(yè)中許多信息孤島”在和合肥OA集成時．也會發(fā)生接口問題。再則長期以來，外企員工往往外語水平高．實施技能低內企員工，有較強的編程能力．管理整合能力則不足。這兩種傾向造成合肥OA實施人員綜合素質的失衡．無法把握合肥OA項目的進程。

4從實施主體看存在著領導認識錯位風險

在合肥OA實施中．相當多的企業(yè)領導認為．合肥OA項目是高新技術，企業(yè)只需要做好配合工作就行．其實這樣的想法已經(jīng)潛伏了風險。企業(yè)是實施合肥OA項目的主體．在項目實施中應處于主導地位．真正發(fā)揮領導的組織與調度能力更顯重要?？墒牵喈斠徊糠謶闷髽I(yè)大權旁落．以至項目進度無要求．項目超支無考評．使合肥OA項目變成了”馬拉松工程”。實踐告訴我們．企業(yè)上馬合肥OA是配置核心技術的過程．期間難免會出現(xiàn)非均衡性問題，只有調動各種管理要素．運用管理職能．創(chuàng)造一種積極的平衡，才能有效保障企業(yè)合肥OA發(fā)展戰(zhàn)略的實施。

三、成功運作合肥OA系統(tǒng)的風險管理策略

成功實施合肥OA系統(tǒng)已成為眾多企業(yè)信息化所追求的目標．當務之急是構建企業(yè)實施合肥OA信息化的風險管理策略體系。

1積極籌措合肥OA系統(tǒng)的實施規(guī)劃

合肥OA整體規(guī)劃必須與未來發(fā)展戰(zhàn)略相結合．不能單純憑借信息中心的力量更不能采用主觀臆斷。它的出臺需要企業(yè)為此建立一個專門機構．既有信息中心的人員參與．也有業(yè)務部門的主要領導參與。制定整體規(guī)劃時謹防兩個誤區(qū)．一是企業(yè)由于人才資源有限．常聘請IT公司做規(guī)劃．由于IT公司對企業(yè)不甚了解，所做出的方案很可能會脫離實際。企業(yè)在做合肥OA規(guī)劃時，可以請IT公司提供支持．也可請業(yè)內資深專家驗證，但企業(yè)始終都必須立足于主體地位。第二個誤區(qū)是企業(yè)想一勞永逸．作一個規(guī)劃就想七、八年不變。然而，IT技術與企業(yè)業(yè)務的頻繁變化，都使得合肥OA系統(tǒng)必須適時調整和創(chuàng)新。目前合肥OA整體規(guī)劃的最佳時間應該在三到五年。

2．嚴格控制合肥OA系統(tǒng)的實施進度

企業(yè)實施合肥OA的關鍵是過程管理．很多企業(yè)都遇到合肥OA實施周期長的困擾．結果軟件商和企業(yè)雙方都被拖累，這時很可能改變雙方良好的合作關系，實施過程就變得十分艱難。在雙方出現(xiàn)分歧時，要本著實現(xiàn)系統(tǒng)目標的宗旨，共同探討解決方法，化解矛盾必要時要考慮更換項目經(jīng)理。同時，為了控制整個項目的進程，在實施時一定要配備優(yōu)秀的項目管理人員，要既具有很強的協(xié)調與組織能力。企業(yè)實施合肥OA的成功與否最終取決于軟件產(chǎn)品和企業(yè)管理。如果產(chǎn)品不成熟，功能不完善．則企業(yè)運作合肥OA便會困難重重；同樣地．如果企業(yè)基礎管理不行，又缺乏改革勇氣，實施合肥OA也會舉步維艱。

3．努力提升企業(yè)領導的綜合素質

目前許多企業(yè)領導對企業(yè)信息化的認識已大大提高。一方面．來自上級主管部門推動的壓力：另一方面，來自企業(yè)生存與發(fā)展的動力．信息化建設能提升核心競爭力。但是還需繼續(xù)強化企業(yè)領導的合肥OA理念，首先是某些領導對合肥OA的理解不夠深入．以為企業(yè)信息化就等于實施合肥OA。其次，一些領導不知該如何實施合肥OA，甚至認為．企業(yè)一旦上馬合肥OA，似乎什么問題都能迎刃而解．這種忽視合肥OA風險的認識偏差會導致不能取得應用實效。因此，加強對企業(yè)中高層領導合肥OA培訓的力度甚為重要。

4充分發(fā)揮合肥OA系統(tǒng)中信息中心的樞紐功能

信息中心職責是為企業(yè)各部門提供IT技術支撐服務．對企業(yè)實現(xiàn)合肥OA的效用是非常重要的。首先，信息中心要大力發(fā)揮樞紐功能。目前信息中心人員大多為IT專才．他們對業(yè)務不太精通．因此在推行合肥OA建設時考慮更多的是軟件的先進性，但對IT如何與業(yè)務結合卻缺乏良策其與業(yè)務部門甚至為此而出現(xiàn)矛盾，如業(yè)務部門習慣于傳統(tǒng)財務軟件．而為了實現(xiàn)合肥OA規(guī)劃．信息中心卻要求他們使用新軟件等。筆者認為，信息中心首先應幫助各部門順利運用IT整合業(yè)務發(fā)展。其次信息中心要推動企業(yè)合肥OA的實施，必須與業(yè)務部門及時溝通。再次，信息中心應在企業(yè)內部樹立“樣板部門”，以供參照。最后，信息中心一定要積極主動，讓領導真正體會到信息化的優(yōu)勢，以至

能獲取其相應的權力。（萬方數(shù)據(jù)）