合肥OA切換 切忌“藕斷絲連”

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合肥OA的實施經歷過選型、培訓、基礎數據的整理、會議室試點后，就面臨著最關鍵的一個環(huán)節(jié)，就是合肥OA系統(tǒng)的切換，所謂切換就是要求拋棄目前手工操作的模式，采用全新的合肥OA系統(tǒng)操作模式，這對于整個企業(yè)來說，不僅是一次業(yè)務流程的變革，更是一次管理思想上的洗禮。如何更好的走完這最后一步，對整個項目的成功實施起著決定性的作用。

切換前期的準備工作必須十分充分，如果草率行事，注定要失敗。應該說會議室試點是合肥OA是否能夠正常運行的一次模擬考試，針對在這次考試中出現的問題點，必須十分重視。一般情況下，會議室試點中爆發(fā)的主要問題有以下兩點：其一是業(yè)務流程重組不徹底，現有的業(yè)務流程無法適應合肥OA操作模式的需要，當出現了這類問題后，公司一把手必須真正重視起來，把生產過程中無法解開的死結徹底解決掉，決不能手軟，該換人的必須換人，該撤并的崗位堅決撤并，該增設的硬件馬上添加等等，不斷優(yōu)化的業(yè)務流程是成功實施合肥OA系統(tǒng)的先決條件，有些公司就忽視了這一點，他們的觀點不是去主動適應新的流程，而是不斷的對合肥OA軟件進行二次開發(fā)，讓合肥OA系統(tǒng)來適應企業(yè)，結果將系統(tǒng)改得面貌全非，毫無可操作性，最后不得不以失敗而告終。其二是基礎數據的質量太差，賬務不符，BOM表結構錯誤，生產計劃參數設置錯誤等，因為基礎數據的整理是一項十分細致繁瑣的工作，不能一籌而就，必須扎扎實實的去做。除了靜態(tài)數據外，動態(tài)數據的分割鏈接也非常重要，也就是將手工系統(tǒng)的各種操作截斷，如何導入到合肥OA系統(tǒng)中。在導入動態(tài)數據時，我們可以設計一個動態(tài)數據切換的計劃表，主要內容包括如何安排結賬、庫存余額、倉庫盤點、生產線存貨盤點等，還有一些業(yè)務訂單、生產訂單、采購訂單的處理，統(tǒng)計出已經下達但還沒有處理的相關訂單和正在處理的相關訂單，主要參與者包括銷售部的業(yè)務人員、采購、生產計劃員、倉管員等，此項工作必須細致，要求有較高的準確性。

要保證合肥OA系統(tǒng)的順利切換，前期的培訓工作是不能忽視的，需要強調的是合肥OA培訓千萬不要走過場，不要只是注重形式和敷衍了事，必須講究實效。培訓面必須廣，因為前期實施顧問的培訓主要是針對項目組成員和公司的中高層領導，培訓的對象有限，而且對專業(yè)知識的要求較高，一般的基礎管理人員很難聽懂。所以后期的培訓主要是針對一些基層的管理人員和員工，如班組長、領料員、倉管員、采購員、計劃員等，培訓的主要內容是合肥OA系統(tǒng)的基本原理、新的業(yè)務流程、系統(tǒng)操作界面、管理思想以及對他們的要求等，在培訓過程中，可以利用播放幻燈片、合肥OA基礎知識競賽、上機模擬操作競賽和各種激勵的形式，激發(fā)廣大員工學習合肥OA的積極性，特別是在工作習慣上，如何改變思維定勢，接受新的管理思想，這一點是最難的，我們要充分展示合肥OA系統(tǒng)的優(yōu)勢，耐心解答他們提出的疑問，使他們樹立信心。畢竟是一種全新的思想，在新的業(yè)務流程環(huán)境下，勢必會影響到一些人的個人利益，如有些人的權利減少了，有些崗位不存在了，有些人面臨重新掌握電腦知識的壓力等。在這里特別強調一點，切換前期，建立一個良好的模擬環(huán)境是非常重要的，不僅是培訓的時候可以使用，也方便廣大員工業(yè)余時間操作練習，還可以對相關案例進行分析和測試等。

新舊系統(tǒng)切換的磨合期一定存在，我們必須用正確的心態(tài)去對待它，我們要做的是盡量縮短這個磨合期，而不能急于求成。從項目一開始，我們應該對它有合理的期望，客觀的看待問題。任何新事物都不會是一帆風順的，如果一開始期望太高，太理想化，不僅給項目組成員太大的壓力，而且還會影響到廣大員工對合肥OA系統(tǒng)的信心，我們可以把這個磨合期看作是黎明前的黑暗。一般情況下，切換的初期是手工系統(tǒng)和合肥OA系統(tǒng)操作并行的局面，目的是為了保證正常的生產運作，因為系統(tǒng)切換不可能將生產都停止下來，還有一個目的是為了印證合肥OA系統(tǒng)數據的準確性，但這種形式的時間不能持續(xù)太長，否則，大家使用合肥OA系統(tǒng)的的積極性會逐漸衰退。合肥OA系統(tǒng)不可能一開始就是非常的完美，它是一個邊使用邊調整的過程，我們只有在使用的過程中去發(fā)現問題，才能集中力量解決問題，如果將系統(tǒng)拒之于工作之外，那里面存在的問題永遠都解決不了。只有通過反復不斷的修整， 合肥OA系統(tǒng)才會更完善。我們必須明確，兩套系統(tǒng)并行，工作量非常大，相關人員就會過分依賴于手工帳，不信任合肥OA里的數據，同時還會造成人手不夠用，再加上操作人員對軟件不熟悉，誤操作的情況就會時有發(fā)生，至于一些錄單人員疲于數據錄入，根本沒有時間去核對數據的準確性，導致系統(tǒng)的數據質量不僅沒有提高，反而下降。其實，要解決這類問題，辦法只有一個：在保證企業(yè)業(yè)務正常運行的情況下，盡快實行單一的合肥OA操作系統(tǒng)。就像小孩子一樣，不及時斷奶，就永遠長不大。事實上，在手工操作的情況下，我們也經常出現一些問題，如下錯單、漏下訂單，物料需求計劃的錯誤等，在合肥OA系統(tǒng)中，類似情況也許會出現，但只要是在使用系統(tǒng)過程中發(fā)現了這些問題就是進步。

成功切換只是起點，要使合肥OA系統(tǒng)在今后的生產中能夠真正產生效益，還有很長的一段路要走，我們要把合肥OA系統(tǒng)作為管理企業(yè)的一條主線，把它作為一把斬斷企業(yè)管理問題這團亂麻的快刀，把它作為本質工作的一部分，只有這樣，才能真正享受到合肥OA系統(tǒng)帶給我們的快樂。（e-works）