企業(yè)合肥OA把握需求從了解流程開始

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

需求驅(qū)動(dòng)與流程驅(qū)動(dòng)，是合肥OA發(fā)展過程中的兩個(gè)不同時(shí)代提出的概念。但是，我認(rèn)為需求與流程是雙胞胎，沒有什么本質(zhì)的區(qū)別?；蛘哒f，更確切的說，把握需求應(yīng)該從了解流程開始。撇開流程能夠談需求嗎？不能。一方面企業(yè)需求種類繁多，非常零碎，沒有流程這一條線把一個(gè)個(gè)細(xì)小的需求連接起來，那么需求將會(huì)很難管理。二是需求也是圍繞流程展開的，或者說，需求只有在企業(yè)管理流程這個(gè)背景下，才具有現(xiàn)實(shí)意義。撇開流程談需求，就好象撇開歷史背景評(píng)論歷史人物一樣，很難做到“合理”這個(gè)基本的要求。

所以，我認(rèn)為，無論是流程驅(qū)動(dòng)，還是需求驅(qū)動(dòng)，要掌握企業(yè)的需求，必須要立足與企業(yè)的管理流程，利用管理流程這條線，來挖掘企業(yè)的需求。用比較專業(yè)的話來說，就是企業(yè)需求應(yīng)著眼與流程、流程相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度、流程相對(duì)應(yīng)的算法、流程相對(duì)應(yīng)的輸入與輸出、信息的傳遞等方面的內(nèi)容。

具體的說呢，把握需求從了解流程開始，主要要做到以下三個(gè)方面。

一、需求調(diào)研與流程梳理都會(huì)遇到一個(gè)深度的問題。

工人挖井的深度是有考究的。挖的太潛，井水不干凈；挖的太深，井水含礦物質(zhì)太多，不好喝。挖的不深不淺，井水才可以食用。

需求調(diào)研與流程梳理也是同一個(gè)道理。流程梳理有一定的尺度，尺度深了就有點(diǎn)鉆牛角尖了，不利需求的形成；尺度淺了，又不能詳細(xì)反映用戶的需求，也不能作為我們實(shí)施項(xiàng)目依據(jù)。因此，把握業(yè)務(wù)流程梳理的深度，是我們掌握業(yè)務(wù)需求的頭等大事。

一類是即重要又常用的流程。如銷售定單流程、采購定單流程、應(yīng)收應(yīng)付帳款流程等等。這類流程企業(yè)在日常管理中經(jīng)常需要用到，而且，這些管理流程也跟企業(yè)的資金直接掛鉤。若把這些流程管理好了，就相當(dāng)于把企業(yè)的大部分資產(chǎn)管理好了。所以，我們?cè)谠谛枨笳{(diào)研的時(shí)候，立足與這些流程，把這些流程相關(guān)的需求都整理好了，那么，需求調(diào)研的任務(wù)也就完成了一大半了。

第二是重要且不常用的管理流程。如銷售定單變更流程、采購定單變更流程、產(chǎn)品信息變更流程等等。這些管理相對(duì)，在企業(yè)中不經(jīng)常發(fā)生，只有在一些特定的情況下，才會(huì)促發(fā)這些流程事件的發(fā)生。但是，這些事情一發(fā)生的話，若我們處理的不好，就會(huì)給企業(yè)帶來比較大的損失。如銷售定單變更流程。若客戶提出銷售定單的變更需求，我們沒有及時(shí)把這定單的變更情況反饋給生產(chǎn)或者采購部門的外，所造成的損失只有企業(yè)自己來承擔(dān)。所以，這些重要且不常用的流程，也直接關(guān)系到企業(yè)的利害得失。所以，跟這些流程相關(guān)的需求，也是我們重點(diǎn)要關(guān)注的需求。

第三類是不重要且常用的流程。這些流程比較多，如銷售部門的日?qǐng)?bào)表流程、采購部門的供應(yīng)商評(píng)估流程。這些流程對(duì)于合肥OA系統(tǒng)來說，價(jià)值不是很大或者對(duì)于企業(yè)來說，不會(huì)帶來多大的收益的流程；但是確經(jīng)常需要用到，有時(shí)候甚至每天都要發(fā)生。一般來說，在合肥OA項(xiàng)目的流程重組過程中，對(duì)于這些流程我們是“有則改之”態(tài)度。也就是說，遇到了就去關(guān)注一下，沒有遇到的話，也就不用管他。跟這些流程相關(guān)的需求，我們也沒有必要給予太過多的關(guān)注。

第四類是不重要也不常用的流程。如供應(yīng)商地址變更流程、單據(jù)格式變更流程等等。上過ISO項(xiàng)目的人一定清楚，ISO強(qiáng)調(diào)說寫做一致。強(qiáng)調(diào)到什么程度呢？一個(gè)單據(jù)格式的修改，都需要一大通的程序。我個(gè)人認(rèn)為，這是太過于形式化。在合肥OA項(xiàng)目中，對(duì)于單據(jù)格式調(diào)整等流程可以說是不屑一顧的。因?yàn)槠洳粫?huì)給企業(yè)帶來多大的價(jià)值，而且，一年也碰不到幾次。針對(duì)這類流程的話，我們?cè)诤戏蔕A項(xiàng)目流程整理過程之中，碰都不用碰他。跟這些流程相關(guān)的需求，我們也可以放在一邊。

從以上的分析中，我們可以看出，只有立足與流程來對(duì)需求進(jìn)行分類，來談需求的主次性與需求調(diào)研的深度問題，才會(huì)變的清晰。不然的話，一個(gè)流程對(duì)應(yīng)十幾個(gè)需求，那數(shù)以百計(jì)的流程就對(duì)應(yīng)成千上萬的需求。這么多的需求，若沒有流程的幫助，我們?nèi)绾伟盐罩鞔危绾伟盐招枨笳{(diào)研的深度呢？而有了流程作為背景，先區(qū)分流程的深度級(jí)別，然后再討論需求調(diào)研的深度問題，那么就變得簡(jiǎn)單多了。二、企業(yè)流程要與時(shí)俱進(jìn)，業(yè)務(wù)需求也是如此。

企業(yè)的流程體系是龐大而且復(fù)雜的，它往往隨著企業(yè)的需要不斷的完善與變更。在這個(gè)過程中，產(chǎn)生了很多精華的東西，凝聚著企業(yè)管理的智慧。但是，在這個(gè)完善的過程中，也產(chǎn)生了很多垃圾的內(nèi)容。而這些垃圾的內(nèi)容，企業(yè)沒有及時(shí)拋棄掉。有些管理流程已經(jīng)事過境遷，在企業(yè)現(xiàn)在的經(jīng)營(yíng)環(huán)境下，已經(jīng)沒有存在的必要了。但是，企業(yè)還是把他當(dāng)作寶貝，每次新員工培訓(xùn)的時(shí)候，照本宣科的讀一遍；而在現(xiàn)實(shí)中，卻教育他們說這個(gè)流程已經(jīng)過時(shí)了，不用管他。如此的培訓(xùn)，到何時(shí)才能作到標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)呢？

所以，企業(yè)流程也要與時(shí)俱金，及時(shí)剔除過時(shí)的流程。這對(duì)于需求調(diào)研也是非常有必要的。

一是我們是立足于流程來進(jìn)行需求調(diào)研。我們?cè)趯?duì)企業(yè)開展需求調(diào)研的時(shí)候，往往是先拿著企業(yè)的管理流程，然后以這個(gè)流程為背景，詢問用戶在運(yùn)行這支流程時(shí)，遇到了什么問題。此時(shí)，若企業(yè)的管理流程中，存在著比較多的已經(jīng)廢棄的管理流程，那么我們?cè)谧鲞@個(gè)需求調(diào)研的時(shí)候，不是會(huì)做很多無用的工作嗎。我們會(huì)以一些過時(shí)的流程為背景像用戶詢問需求，而因?yàn)檫@個(gè)流程已經(jīng)失去了實(shí)際存在的意義，那么由此得出來的需求，也就沒有任何的實(shí)際意義。

二是流程變更了，需求也會(huì)隨之變更。流程與需求是相互作用的，流程發(fā)生了變化，需求也會(huì)隨之變變更。所以，若流程沒有隨著企業(yè)管理方式的變更而變更的話，那在這個(gè)過時(shí)的流程基礎(chǔ)上反映出來的需求，也不會(huì)反映切要當(dāng)前的實(shí)際狀況。如我在客戶進(jìn)行需求調(diào)研的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)碰到這種情況。我找出企業(yè)的一個(gè)管理流程，讓用戶談?wù)勗谧鲞@個(gè)作業(yè)的時(shí)候，遇到什么問題。他們看了一下，笑著對(duì)我說，這是五百年前的東西了，現(xiàn)在已經(jīng)不是怎么做了，現(xiàn)在的做法是什么什么?？梢?，這是實(shí)際管理變更了，但是，企業(yè)管理流程上沒有進(jìn)行變更。若我們用這個(gè)流程去給用戶做需求調(diào)研，那得出來的需求當(dāng)然是牛頭不對(duì)馬尾了。（IT168）