技術(shù)管控將問題扼殺在搖籃

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每次都把李金華和國家審計(jì)署推向國人的眼前和心底的審計(jì)風(fēng)暴，也帶給人們在其他諸多領(lǐng)域的思考——只要涉及到總部管理分部的管理問題，如果只是事后監(jiān)督和審查，很多問題都很難得到有效解決。管理怎樣才能真正實(shí)現(xiàn)其作用？是通過嚴(yán)格的用人制度還是法律手段？亦或還有其他辦法？

怎樣用人？怎樣用制度？

中共中央組織部對干部考核很重要的一條是嚴(yán)防腐敗——下一級腐敗就會(huì)追究其上一級的責(zé)任。所以，很多干部對于對下一級職能部門的監(jiān)控非常嚴(yán)，絕不允許其犯錯(cuò)誤，甚至將很多精力放在管理下級上。

“不只是政府部門，很多行業(yè)都非常需要有效的管控手段?！辈┛瀑Y訊公司總裁沈國康說。

比如醫(yī)藥行業(yè)。如果沒有監(jiān)控，個(gè)別民營醫(yī)院就可以買通國有醫(yī)院低價(jià)拍CT，這樣國營醫(yī)院花了巨資購買的設(shè)備，收回來的費(fèi)用跟使用的量特別不匹配，而個(gè)人得到了好處，醫(yī)院卻損失了很多。

如果能進(jìn)行有效的監(jiān)控，CT機(jī)使用了多少次，應(yīng)該收多少錢，醫(yī)院的成本和利潤各是多少、與其他醫(yī)院的合作情況如何應(yīng)該是一目了然的。因此醫(yī)藥行業(yè)的監(jiān)控也勢在必行。

而最有效的管控模式則應(yīng)該是提早預(yù)防、事中控制、事后追究的連鎖機(jī)制。怎樣實(shí)現(xiàn)這樣的有效連鎖機(jī)制？

事后檢查不如事前預(yù)防

若干年前，沈國康走在上海街頭，一個(gè)司空見慣的現(xiàn)象觸動(dòng)了他一根敏感的生意經(jīng)——有紅綠燈的路口必須有交通協(xié)管人員進(jìn)行人為管理，行人才停下匆匆穿紅燈的腳步；每條馬路接近路口的地方，必須在馬路中間放長長的欄桿，才能阻擋住肆意穿行馬路的人們。由于違反交通規(guī)則隨意穿行馬路的行人太多，依靠事后罰款已經(jīng)無濟(jì)于事的時(shí)候，協(xié)管人員和欄桿則成了事前預(yù)防的有效手段。

既然對一些事后懲罰的行為很難有效實(shí)施，那么在企業(yè)管理中為何不同樣進(jìn)行事前的控制呢？例如審計(jì)工作——之前的思路是按階段、周期性地組織審計(jì)組、檢查組、紀(jì)檢組按照一定規(guī)則檢查，發(fā)現(xiàn)問題后，再按照規(guī)則進(jìn)行處理；為什么不轉(zhuǎn)換思路，提前把規(guī)則設(shè)定好，利用軟件對其監(jiān)控，使其必須按照既定規(guī)則工作而省卻事后檢查的繁瑣和漏洞呢？

而且監(jiān)控的效應(yīng)也是事后檢查無可比擬的——當(dāng)竊賊知道某座大樓里有監(jiān)控?cái)z像頭時(shí)，必然有所忌憚，而且這也在某種程度上防止了好人做壞事的幾率。利用監(jiān)控軟件進(jìn)行管控的技術(shù)手段就是一條可選之路。

2002年擁有了這樣思路的沈國康與北京市公安局一拍即合，當(dāng)時(shí)也正在尋找做審計(jì)和監(jiān)控軟件合作伙伴的北京市公安局在2003年將這個(gè)項(xiàng)目承包給了博科資訊，之后的三四年內(nèi)，開發(fā)監(jiān)控引擎軟件成了博科資訊的重要工作之一。

怎樣方便地管控？

經(jīng)過多年的醞釀和調(diào)研，博科資訊了解到，包括政府、醫(yī)藥在內(nèi)的諸多行業(yè)，2008年的管理界主要關(guān)心這樣幾個(gè)問題：

①戰(zhàn)略。②執(zhí)行力。③風(fēng)險(xiǎn)。④管控。一個(gè)是管理，一個(gè)是控制。通過管理手段，加強(qiáng)戰(zhàn)略的執(zhí)行，有效防范企業(yè)管理的風(fēng)險(xiǎn)。而讓IT手段成為領(lǐng)導(dǎo)者能夠掌握項(xiàng)目執(zhí)行的神經(jīng)線，也已經(jīng)成為諸多管理者認(rèn)同的理念。因此，博科資訊在2008年推出集團(tuán)管控套件Navigator  V5.0，為有管控需求的各行業(yè)提供了這樣一套“裝備”。

博科資訊的管控軟件有一個(gè)核心，那就是管控引擎。在博科公司的管控套件核心內(nèi)容里，包括了基本的財(cái)務(wù)軟件、網(wǎng)上報(bào)銷、預(yù)算控制等等。從作業(yè)層開始，管控的內(nèi)涵已經(jīng)體現(xiàn)出來，在計(jì)劃層則是預(yù)算的理念。同時(shí)做好審計(jì)。

“在這三點(diǎn)之上，監(jiān)控的內(nèi)容其實(shí)就很簡單了。”博科資訊集團(tuán)財(cái)務(wù)事業(yè)部總經(jīng)理尹棟梁說。對于一個(gè)大型企業(yè)老板說，他根本無需學(xué)會(huì)使用ERP或其他管理軟件，他只需要關(guān)心關(guān)鍵的指標(biāo)。數(shù)據(jù)分布在不同的地方，能做到把監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)集中在一個(gè)簡單的界面上的工具就是監(jiān)控引擎。

有了管控引擎之后，還要做預(yù)警。預(yù)警就是預(yù)先設(shè)定規(guī)則——當(dāng)指標(biāo)數(shù)在什么樣的區(qū)間，軟件會(huì)認(rèn)為是安全的，而出了這個(gè)區(qū)間則被認(rèn)為是不安全，系統(tǒng)就發(fā)出警告。比如有的母公司設(shè)定的規(guī)則是子公司不允許把錢投入股市，因此當(dāng)在erp系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件出現(xiàn)股票投資，或在企業(yè)的銀行帳戶、網(wǎng)上銀行里面出現(xiàn)了股票投資等信息的時(shí)候，管控軟件就會(huì)通過手機(jī)短信、電子郵件或內(nèi)部的OA系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警信息。無論這個(gè)企業(yè)用了多少系統(tǒng)，監(jiān)控引擎都能把這些數(shù)據(jù)整合在一個(gè)界面，方便管理層管控。

而且不同行業(yè)的不同企業(yè)盡可以按照自己企業(yè)的實(shí)際情況，設(shè)置自己的規(guī)則。管控引擎就可以像搜索引擎按照關(guān)鍵字進(jìn)行搜索一樣，按照設(shè)定好的規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)的監(jiān)控。

在這個(gè)ERP泛濫的時(shí)代，各種品牌各種應(yīng)用的管理軟件雖然應(yīng)有盡有，但很多使用者仍然覺得軟件使用起來很痛苦，這就是因?yàn)檐浖O(shè)計(jì)者沒處理好易用性的問題。博科資訊因此把易用性作為其軟件設(shè)計(jì)的目標(biāo)之一，讓原來可以跑10公里做的事情，現(xiàn)在馬上就可以做到。

尹棟梁告訴記者，博科資訊新推出的集團(tuán)管控套件Navigator  V5.0，15分鐘就能夠完成安裝，不需要培訓(xùn)。用戶點(diǎn)擊進(jìn)入界面后，可以進(jìn)行多任務(wù)操作，做這件事的同時(shí)可以做另外一件事，無需先關(guān)掉當(dāng)前窗口再做其他的工作。