非確定條件下的有效信息流與信息需求(楊烈飆)

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在非確定狀態(tài)的競(jìng)爭(zhēng)條件下，公司需要越來(lái)越多的信息以轉(zhuǎn)移或降低經(jīng)營(yíng)決策風(fēng)險(xiǎn)，由此對(duì)信息的需求已經(jīng)成幾何級(jí)數(shù)般增長(zhǎng)，各種信息系統(tǒng)、知識(shí)系統(tǒng)、智能系統(tǒng)窮出不窮，但根本的問(wèn)題是這些信息究竟在何種程度上真正降低了不確定因素，真正支持組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外一個(gè)問(wèn)題，是不是過(guò)多的信息甚至根本無(wú)用的信息也蜂擁而來(lái)，從而增加的對(duì)決策的干擾。本文著重討論基于公司戰(zhàn)略的決策信息流的信息需求以及減少避免冗余或浪費(fèi)公司資源。

一、 有效信息流（effective information flow）

有效信息流即指對(duì)與決策與運(yùn)營(yíng)直接相關(guān)的信息流動(dòng)。在許多公司，尤其組織架構(gòu)復(fù)雜的大公司，各種信息流錯(cuò)綜復(fù)雜、縱橫交錯(cuò)。如何組織、獲取、傳遞、分析這些信息并最終形成各種決策基礎(chǔ)從而支持公司戰(zhàn)略目標(biāo)將變得至關(guān)重要。有效信息可以分為程序性信息和例外信息。程序性信息（procedure information）即公司日常運(yùn)營(yíng)信息，包括公司各核心流程的計(jì)劃、實(shí)施、運(yùn)營(yíng)、統(tǒng)計(jì)、分析等。例外信息（exceptional information）是指關(guān)于項(xiàng)目決策及單獨(dú)事項(xiàng)的決策，這些決策的信息依賴程序性信息，但更依賴和特定項(xiàng)目相關(guān)的信息，這類信息包括投資、新產(chǎn)品等項(xiàng)目性決策信息。公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)有效信息流的通暢、敏捷、決策相關(guān)性，減少避免無(wú)效的信息產(chǎn)生和流動(dòng)，從而加速?zèng)Q策的速度提高決策的質(zhì)量

二、 信息需求框架

信息需求必須建立在公司的戰(zhàn)略目標(biāo)上，程序性信息和例外信息必須為實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，任何和決策無(wú)關(guān)的信息必須排除在系統(tǒng)之外。信息需求框架的建立可以減少信息的冗余，提高決策質(zhì)量、節(jié)約公司資源、加快敏捷速度，從而不斷培育加強(qiáng)公司的整體競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。信息需求框架可以用下圖簡(jiǎn)單描述：

三、 建立敏捷有效的信息流

建立敏捷有效的信息流應(yīng)當(dāng)建立與核心流程一致的工作流，同時(shí)公司的信息流應(yīng)當(dāng)與核心流程協(xié)同一致。組織往往因?yàn)椴块T(mén)的割裂或其他的利益沖突造成信息的阻塞和偏離。比如，不同部門(mén)的績(jī)效指數(shù)的評(píng)估之間比較容易產(chǎn)生信息流的栓塞和冗余。建立有效的信息流公司應(yīng)當(dāng)滿足：

1、 設(shè)計(jì)明確的信息需求和流程

信息的需求是信息流的源頭，信息需求的有效性是信息流的觀念，防止無(wú)理、無(wú)關(guān)的信息需求可以減少噪音信息的產(chǎn)生和傳播。因此信息的需求需要從整個(gè)公司的層面進(jìn)行設(shè)計(jì)安排。

2、 清晰的工作流和作業(yè)流程

清晰的工作流和作業(yè)流程可以將信息需求轉(zhuǎn)化為輸入輸出，從而在組織內(nèi)有效、快捷、通暢地流動(dòng)。一個(gè)現(xiàn)實(shí)的例子是某國(guó)際知名公司的財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)在不同的時(shí)間提交五份對(duì)于不同的上級(jí)的報(bào)告，而他們會(huì)發(fā)現(xiàn)五個(gè)不同版本的實(shí)事。而底層的編制人員根本了解采集信息的源頭和報(bào)告最終的流向。

3、 靈活、柔性的信息系統(tǒng)

信息流應(yīng)當(dāng)基于靈活柔性的信息系統(tǒng)，同時(shí)系統(tǒng)必須適應(yīng)日益復(fù)雜的信息要求的擴(kuò)展性。

4、 適應(yīng)公司戰(zhàn)略的組織架構(gòu)

不同部門(mén)之間的信息需求和信息不對(duì)稱層巒疊嶂，嚴(yán)重制約公司的靈活性和決策質(zhì)量。有效的信息流需依賴清晰的組織基礎(chǔ)，組織的成長(zhǎng)和競(jìng)爭(zhēng)力的提升同樣依靠為戰(zhàn)略服務(wù)的有效信息流。

四、 結(jié)論

實(shí)施有效信息流管理不但可以減少?zèng)Q策風(fēng)險(xiǎn)，提高信息的集成度和精確度而且提高公司的敏捷度和決策質(zhì)量，因而在信息技術(shù)比較成熟的今天，公司應(yīng)當(dāng)充分利用IT技術(shù)構(gòu)建基于信息平臺(tái)的信息流管理，降低不確定因素，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)能力和敏捷反應(yīng)速度。

本文由作者向AMT提供

楊烈飆 專欄