我做的“新員工融入計(jì)劃”

—訪方正科技集團(tuán)股份有限公司原人力資源經(jīng)理柳燁
    周施恩：關(guān)于超越老板的期望，有什么具體的例子跟讀者分享嗎？
    柳燁：我覺得我做的很多事情還是很有價值的，但是如果說可以量化的，主要有兩件事。
    一個是2006年做的“新員工融入計(jì)劃”，成為HR全年的亮點(diǎn)工作之一；另一個是2009年做的技術(shù)人員和大客戶銷售人員的專業(yè)序列，也是因?yàn)檫@兩項(xiàng)工作都超越了老板的期望，我兩次被評為優(yōu)秀員工。
    周：你是怎么想到要做“新員工融入計(jì)劃”的？
    柳燁：“新員工融入計(jì)劃”是對所有新入職的員工開展的。
    事情的起因很簡單：有一個新員工入職，但是由于他當(dāng)天沒有及時拿到電腦，我們因此而遭到了該員工所在部門主管的抱怨。于是，老板就要求我們再度理清與相關(guān)部門間的報(bào)到流程，以確保員工入職時，辦公物品可以及時到位。于是，我就帶著助理，將員工入職流程中的每個環(huán)節(jié)都分解開，然后再理順，并且增加了很多新的東西。最后，我們將一個簡單的流程問題，豐富成了一套規(guī)范的體系。
    周：這個很有意思，能不能詳細(xì)談一談？
    柳燁：具體來說主要有以下幾個方面：
    首先，新增了員工關(guān)懷內(nèi)容。一方面為新員工專門設(shè)計(jì)制作了精美的“歡迎卡”，請其業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽名，同時主動留下他的HR Partner 的姓名和聯(lián)系方式，雖然只是一張卡片，但是可以讓員工留作紀(jì)念。另一方面，在公司內(nèi)網(wǎng)辟出專門頁面，循環(huán)滾動歡迎新員工加入方正大家庭的信息，讓其他部門的員工都知道有新同事加盟，給員工以溫暖的感覺。這一切工作，就是要從細(xì)節(jié)入手，獲得員工對企業(yè)的整體認(rèn)可，同時要讓員工覺得我們的HR做得很規(guī)范，Partner是很有親和力的，而并不像有些企業(yè)HR就是個官僚部門。
    其次，強(qiáng)化了“導(dǎo)師制度”。以前制度執(zhí)行的不到位，也沒有可以評估的方法，分析原因后，我認(rèn)為主要是沒有一個統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。隨后我撰寫了《指導(dǎo)人手冊》，將導(dǎo)師的指導(dǎo)職責(zé)從入職前的準(zhǔn)備一直細(xì)化到員工轉(zhuǎn)正，并逐一列出，以確保每位指導(dǎo)人都可以按照我們所期望的方式、保證質(zhì)量地完成指導(dǎo)工作，從而真正體現(xiàn)出這一角色的價值。
    第三，主動增設(shè)自我監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制。通過郵件方式，請新員工對HR牽頭的各項(xiàng)報(bào)到流程、準(zhǔn)備工作以及他的指導(dǎo)人做滿意度調(diào)查，并進(jìn)行及時的溝通反饋和改進(jìn)。
    最后，增加入職半年后的溝通環(huán)節(jié)。在試用期結(jié)束前，HR與員工要圍繞這半年的工作情況和職業(yè)發(fā)展進(jìn)行溝通，看員工所在的團(tuán)隊(duì)氛圍與該員工的個人預(yù)期和發(fā)展目標(biāo)是否一致、員工入職前后有沒有落差等。如果不一致，我們就會及時進(jìn)行必要的提醒、溝通說明甚至是改進(jìn)建議，包括對部門管理的改進(jìn)建議，也包括為員工理清問題或困惑的原因所在等.
    通過這種方式，我們可以及時了解新員工的“人—崗匹配”程度、思想動向以及對企業(yè)的認(rèn)可程度等，并對一些可能的風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)知和防范。
    周：“專業(yè)序列”是怎么回事兒？
    柳燁：“專業(yè)序列”工作，實(shí)際上是技術(shù)人員、銷售人員的專業(yè)序列評定這兩項(xiàng)獨(dú)立工作的總合。由我牽頭，制定具體的執(zhí)行方案，并驅(qū)動相應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人，及時完成各項(xiàng)申報(bào)和評審工作。
    由于范圍廣、內(nèi)容比較復(fù)雜且很細(xì)碎、周期又比較長，所以老板關(guān)注的不可能那么細(xì)致，而在這個過程中，我就會主動推動老板，告訴他現(xiàn)在他應(yīng)該做什么或者我需要他如何支持我，如果他不及時配合我，工作就會怎樣等等，等于把自己的老板也驅(qū)動起來了，因此，他對我的評價就是“發(fā)動機(jī)”，在自己轉(zhuǎn)起來的同時，也能夠帶動別人轉(zhuǎn)動并達(dá)到自己的預(yù)期目標(biāo)。