重慶XX實業(yè)(集團)股份有限公司OA系統(tǒng)需求

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　　重慶XX實業(yè)(集團)股份有限公司OA系統(tǒng)需求

　　本次的目標內(nèi)容從最基本的公文管理入手，優(yōu)先實現(xiàn)最核心的和最易上手的應(yīng)用功能，以通用的功能為主。通過公文管理、行政辦公和個人辦公等應(yīng)用初步體現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用效益和價值，如辦文效率大幅提高，OA軟件節(jié)約人力時間成本，初步體現(xiàn)敏捷化管理等。

　　1、內(nèi)部信息發(fā)布平臺

　　(1)公司內(nèi)部的公告欄，發(fā)布各種通知信息、發(fā)文公告信息等;

　　(2)發(fā)布內(nèi)外部的新聞動態(tài)、行業(yè)參考消息、行業(yè)動態(tài)、媒體簡訊、部門工作動態(tài)等信息;

　　(3)發(fā)布公司內(nèi)部的各種規(guī)章制度、管理規(guī)范以及相關(guān)法律法規(guī)等信息;

　　(4)發(fā)布公司內(nèi)部日常事務(wù)處理和辦公流程的說明，各種辦事表單、表格模板等;

　　(5)發(fā)布公司各級機構(gòu)和人員的聯(lián)系信息;

　　(6)工會工作、職工之家、興趣小組、俱樂部活動等;

　　(7)發(fā)表行業(yè)、工作和學(xué)習(xí)生活方面的自創(chuàng)和轉(zhuǎn)載文章;

　　(8)發(fā)布公司的歷史發(fā)展沿革，重大歷史事件，記錄公司發(fā)展歷程;

　　(9)辦公常用工具軟件下載和使用說明;

　　(10)管理部門發(fā)布各類主題的調(diào)查問卷進行投票，統(tǒng)計調(diào)查和投票結(jié)果，收集民意和意見等;

　　(11)員工可以向管理部門和崗位匿名發(fā)表意見、建議、投訴、表揚等信息;

　　(12)為員工提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間?？捎晒芾韱T靈活設(shè)置欄目、欄目權(quán)限、欄目用戶范圍等，實現(xiàn)內(nèi)部員工交流;

　　(13)對系統(tǒng)中各類信息進行查詢檢索，支持條件檢索和全文檢索;

　　(14)記錄領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排，并可以對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門人員共享，進行協(xié)作安排。

　　2、個人辦公

　　(1)在OA辦公自動化系統(tǒng)界面實現(xiàn)收發(fā)和管理郵件;

　　(2)顯示待批和待閱文件，待辦的審批公文、請示報告、公告信息，及待處理的工作等，提醒進行辦理，通過待辦事宜可以直接進入辦理各種事務(wù);

　　(3)顯示交辦下級的任務(wù)和工作，落實和跟蹤辦理情況與進度;

　　(4)實現(xiàn)按不同的工作審批種類、不同的時間段進行業(yè)務(wù)處理的授權(quán)，泛普軟件方便領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對無法正常辦公情況下的日常事務(wù)處理;

　　(5)提供各部們工作計劃、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)工作通報信息;

　　(6)對企業(yè)所有項目進行統(tǒng)一管理，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚項目的運營情況，加強領(lǐng)導(dǎo)對項目的可近控性;

　　(7)向領(lǐng)導(dǎo)展現(xiàn)行業(yè)相關(guān)部門的定期發(fā)布數(shù)據(jù)等，數(shù)據(jù)由信息采集人員在系統(tǒng)中填報電子表單進行匯總;

　　(8)將個人計劃的每日工作等安排，如：會議、待辦、任務(wù)等信息;個人日歷可向相關(guān)人員共享;

　　(9)個人通訊錄，記錄部門、團隊、同事、客戶等常用聯(lián)系人信息;

　　(10)按周、月、年等填寫或上傳個人工作報告，可共享給上級領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)人員;

　　(11)提供備忘錄功能，記錄各種備忘信息，及時提醒進行處理;

　　(12)出差/外出申請和審批流程管理，包括出差的基本信息，工作委托人等，并提交領(lǐng)導(dǎo)審批。在出差結(jié)束后，還要填寫出差總結(jié)，并提交領(lǐng)導(dǎo)審批;

　　(13)OA系統(tǒng)實現(xiàn)公司公文流轉(zhuǎn)：如收發(fā)、審批、歸檔等功能，集成WORD編輯器，支持痕跡保留、電子印章、常用語等。辦文包括起草擬辦、審核批示、會簽、簽發(fā)、登記、批閱、傳閱、催辦、歸檔等流程。處理功能包括：單一簽核、會簽、流程追蹤、狀態(tài)檢查、管理員干預(yù)、撤銷申請、撤銷審批、加簽、啟動新流程、條件轉(zhuǎn)向、駁回選關(guān)、簽核記錄、催辦、過期處理、隨時通知相關(guān)人員等。

　　3、公文管理

　　(1)落實和跟蹤辦文情況與進度，可起草催辦通知和督辦通知;

　　(2)實現(xiàn)按不同的工作審批種類、不同的時間段進行業(yè)務(wù)處理的授權(quán)，方便應(yīng)對無法正常辦公情況下的日常事務(wù)處理;

　　(3)可以把自己的任務(wù)通過審批后交給相關(guān)人員接任，實現(xiàn)工作任務(wù)交辦;

　　(4)可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查詢公文處理情況和領(lǐng)導(dǎo)批示，辦文件數(shù)、辦事周期等，提供辦文統(tǒng)計報表;

　　4、行政辦公

　　(1)對公司印章的使用進行審批登記管理;

　　(2)遵循國家檔案法，將在審批處理結(jié)束的公文文檔以及項目文檔、業(yè)務(wù)知識文檔等進行電子歸檔，能夠處理檔案管理從擬入檔到保管、借閱、歸檔等管理全過程;

　　(3)辦公用品的購置、使用、庫存管理;

　　(4)會議審批、通知功能;提供對會議室及相關(guān)資源的預(yù)定、審批、參會人員通知提醒，會議紀要發(fā)布;

　　(5)車輛報廢、年檢等提醒，部門或支行預(yù)約使用車輛安排;

　　(6)對固定資產(chǎn)盤點、登記、報廢管理。

　　5、知識管理

　　(1)對公司現(xiàn)有知識文檔資料進行歸類管理和分類索引，例如公司流程、法律法規(guī)、內(nèi)部制度、培訓(xùn)資料、工作報告等。模塊支持全文檢索功能，方便用戶隨時查閱歷史歸檔記錄;

　　(2)管理企業(yè)多層次的知識目錄結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)知識導(dǎo)航，并可對目錄管理進行權(quán)限管理;

　　(3)當(dāng)用戶有待辦事務(wù)時，系統(tǒng)提供自動彈出消息窗口進行提醒，并提供應(yīng)用鏈接。

　　7、通訊管理

　　(1)提供即時服務(wù)，用戶可以直接在系統(tǒng)中發(fā)送信息，也可以和具體工作流程相結(jié)合，進行任務(wù)催辦通知;

　　(2)可以進行點對點的即時交流和文件傳送，可以通過系統(tǒng)查看用戶是否在線，用戶可以在辦公自動化系統(tǒng)中看到審批流程中的用戶是否在線，可直接與用戶交流?？梢灾苯訌钠髽I(yè)目錄中獲取用戶的身份信息與群組信息，也可以從它自身的集成的目錄中獲取;

　　(3)可召開兩人或多人的網(wǎng)絡(luò)會議，可提供幻燈片演示、白板共享、桌面共享、語音與視頻會議、在線實時問卷調(diào)查、會議記錄重放等功能;

　　(4)包括組織機構(gòu)管理、用戶信息、角色管理等，支持無層級限制的樹型組織結(jié)構(gòu)管理;提供圖形化的組織結(jié)構(gòu)展示模式和基于拖拽的組織結(jié)構(gòu)維護方式;有安全級別控制。

　　8、系統(tǒng)配置

　　(1)基于瀏覽器，通過圖形化的界面，管理員用戶拖拽繪制流程圖，并設(shè)定相應(yīng)的處理節(jié)點信息，即可完成流程的配置。通過特殊的流程與表單關(guān)聯(lián)方式，可以實現(xiàn)流程與表單的獨立創(chuàng)建和維護，改善舊的表單和流程的維護模式更為方便和直觀;

　　(2)提供多種流程管理控制類應(yīng)用的模板數(shù)據(jù)庫，泛普軟件幫助用戶以標準的方法和步驟，快速的實現(xiàn)具有復(fù)雜工作流的應(yīng)用系統(tǒng);

　　(3)提供靈活的電子表單制作工具，可以定義表單的風(fēng)格、式樣和輸入項目。表單定制與流程定制工具結(jié)合，編輯流程對應(yīng)表單樣式;

　　(4)實現(xiàn)對流程運轉(zhuǎn)情況監(jiān)控，用戶可以查看本人所參與辦理的業(yè)務(wù)的運作情況;

　　(5)根據(jù)流程運行統(tǒng)計情況，對所有流程的效率進行分析，便于未來對流程進行優(yōu)化;

　　(6)管理員可以定制系統(tǒng)首頁的菜單項，并進行菜單項的授權(quán)管理;根據(jù)登錄用戶的權(quán)限，能夠查看和訪問不同的菜單項;可定制部門、個人的個性化頁面;

　　(7)對信息平臺的欄目和內(nèi)容信息按權(quán)限進行發(fā)布和管理。OA辦公軟件支持內(nèi)容在線編輯、發(fā)布預(yù)覽、發(fā)布審批等功能;

　　(8)設(shè)置登錄密碼、圖像照片、界面風(fēng)格、自定義桌面、管理個人基礎(chǔ)信息、查看權(quán)限等;

　　(9)組織結(jié)構(gòu)無層級限制;提供圖形化的組織結(jié)構(gòu)展示模式和基于拖拽的組織結(jié)構(gòu)維護方式;基于角色的用戶管理，有安全級別控制。支持多級、多分支機構(gòu)、跨地域的分布式辦公模式。