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項(xiàng)目變更與IT系統(tǒng)的選擇
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來源:泛普軟件簡(jiǎn)介
在選擇軟件之前,首先要明確管理要達(dá)到的目標(biāo),即解決原來實(shí)際管理中存在的哪些問題,這些問題的急迫程度如何,需要用什么手段解決,應(yīng)達(dá)到什么目標(biāo)。
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東林集團(tuán)是一家大型國有企業(yè)集團(tuán)公司,集團(tuán)CIO田東最近比較煩。集團(tuán)正在進(jìn)行系統(tǒng)的選型,人常說在選型期一定要慎重,不然會(huì)給下面的操作帶來麻煩。以前,田東一直對(duì)此不以為然,沒想到短短幾個(gè)月的時(shí)間,田東的想法就有了徹底的改變。
東林集團(tuán)是一家為鋼鐵工業(yè)和鋼鐵生產(chǎn)企業(yè)提供綜合配套、系統(tǒng)集成服務(wù)的集資源開發(fā)、貿(mào)易物流、工程科技為一體的大型企業(yè)集團(tuán)。
最近,集團(tuán)決定要上ERP。由于集團(tuán)采用的是復(fù)合型的管理模式,對(duì)實(shí)業(yè)板塊和地點(diǎn)在北京的公司準(zhǔn)備實(shí)行集中化管理;對(duì)科研院所和其它國內(nèi)下屬單位實(shí)行戰(zhàn)略型管理;對(duì)礦山開采運(yùn)營板塊的單位,由于在澳洲和南非,因此將采取單獨(dú)的管理模式。
分公司多,管理模式復(fù)雜,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這次的項(xiàng)目又是相當(dāng)重視,于是一個(gè)由集團(tuán)總部和下屬單位的高層、職能部門經(jīng)理組成的評(píng)標(biāo)團(tuán)正式成立了。
轟轟烈烈的選型
于是,轟轟烈烈的選型開始了。先是請(qǐng)了6家軟件廠商,進(jìn)行了兩次技術(shù)交流。第一次讓軟件公司對(duì)自己提供的解決方案進(jìn)行介紹時(shí),先是把廠商集中起來,第二天公布陳述規(guī)則和打分規(guī)則,然后給每人2小時(shí)的時(shí)間闡述。
第二次由集團(tuán)提出部分需求,如財(cái)務(wù)中的資金管理、國際貨運(yùn)管理等,由廠商分別提出解決方案。
評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)由第三方協(xié)助制訂,在招標(biāo)開始的前一天進(jìn)行了評(píng)標(biāo)培訓(xùn)。之后,東林集團(tuán)的項(xiàng)目組對(duì)軟件公司推薦的成功客戶進(jìn)行考察,并將考察意見直接報(bào)告給集團(tuán)的高層。
誰知道,評(píng)標(biāo)人員的關(guān)注點(diǎn)不一樣,對(duì)信息化的了解程度也各不相同,而且對(duì)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的掌握程度也不一致,結(jié)果大家對(duì)投標(biāo)方案的評(píng)比意見差異很大。大家誰也不愿意讓步,吵來吵去意見也沒能統(tǒng)一。
最后,只好由集團(tuán)高層出面做決策。選擇了A公司的軟件產(chǎn)品,但是實(shí)施方卻選擇了乙公司而不是A公司推薦的甲公司。
其實(shí),田東心里明白。集團(tuán)高層選擇A公司的原因是A公司的項(xiàng)目經(jīng)理在陳述中講得最清楚,最有激情。用大家的話說是最能讓人聽下去,最不容易打瞌睡。而選擇乙公司做實(shí)施方,完全是由于乙公司的報(bào)價(jià)是最低的。至于乙公司和甲公司的區(qū)別,田東也不是很清楚,但是覺得既然A公司指定的是甲公司,甲公司和A公司肯定比較熟悉,合作起來也許配合得更好。但既然集團(tuán)高層決定了乙公司,田東當(dāng)時(shí)也覺得沒有什么不妥。
形形色色的問題
然而,讓田東沒有想到的是,該項(xiàng)目于2006年2月份開始進(jìn)場(chǎng)實(shí)施,實(shí)施過程中出現(xiàn)了一系列的問題。
首先是A公司產(chǎn)品對(duì)集團(tuán)的業(yè)務(wù)適應(yīng)性方面,有些問題實(shí)施方提出系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn),但當(dāng)時(shí)A公司的承諾是可以實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)田東對(duì)此提出疑問時(shí),實(shí)施方建議需要東林集團(tuán)再請(qǐng)A公司的實(shí)施顧問指導(dǎo),但A公司的顧問到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)是需要另外支付費(fèi)用的。
田東的頭開始疼了,請(qǐng)顧問吧,沒有這筆預(yù)算啊。不請(qǐng)吧,這項(xiàng)目該這么進(jìn)行呢?
沒辦法,田東只好請(qǐng)老總另撥了一筆費(fèi)用,總算是把A公司的顧問請(qǐng)來了,解決了一些問題。
緊接著,問題又來了。對(duì)實(shí)施方給出的業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì),業(yè)務(wù)部門提出了一些設(shè)計(jì)方面的調(diào)整。針對(duì)調(diào)整后的業(yè)務(wù)藍(lán)圖方案,二次開發(fā)工作量增加了30%。這樣不僅開發(fā)周期可能會(huì)被延長(zhǎng),而且將來A公司的產(chǎn)品升級(jí)是否能保護(hù)二次開發(fā)都成為未知數(shù)。
還有在模擬運(yùn)行中,由于是財(cái)務(wù)、人力資源、業(yè)務(wù)系統(tǒng)同時(shí)上線,集團(tuán)內(nèi)部出現(xiàn)了很多抱怨。主要是因?yàn)榕嘤?xùn)內(nèi)容過多,一時(shí)難以掌握,導(dǎo)致員工感覺操作復(fù)雜、經(jīng)常出錯(cuò),而且出錯(cuò)以后又很難處理。業(yè)務(wù)人員紛紛抱怨現(xiàn)在的業(yè)務(wù)處理速度過慢,財(cái)務(wù)人員感覺工作量太大,而IT部門人員也提出需要增加維護(hù)人員。
一時(shí)間,這樣那樣的問題都涌現(xiàn)了出來,田東又一次頭疼了。
選型目的是保證過程的成功
我遇到的一個(gè)最不成熟的客戶,是以供應(yīng)商在講標(biāo)時(shí)到場(chǎng)人員的職位高低和人數(shù)多少來判斷,將所謂的廠家售前重視度作為選型的最重要標(biāo)準(zhǔn),這實(shí)在不是在為項(xiàng)目成功做選型(好比選終身的伴侶),而是在為別人選排場(chǎng)(好比選漂亮的女友)。
前幾天在做項(xiàng)目管理培訓(xùn)時(shí),與學(xué)員又一次談到了“選型”這個(gè)信息化建設(shè)的“老大難”問題。
我還是愛用談戀愛、結(jié)婚的例子來做類比。這是我經(jīng)常在課堂上比喻的。我的觀點(diǎn)是:找一個(gè)漂亮的女友與做一輩子老婆的標(biāo)準(zhǔn)很不相同。
現(xiàn)在很多企業(yè)一進(jìn)入選型階段,就找來公司上下大大小小的領(lǐng)導(dǎo),甚至還有將學(xué)者請(qǐng)來的,好像選型陣容越大、規(guī)格越高,項(xiàng)目成功把握越準(zhǔn)。結(jié)果呢?
我們經(jīng)常看到典型的結(jié)果正如本案例所描述的。又是講解方案、看軟件DEMO,又是參觀典型客戶,在所有這些選型過程完成之后,往往大家的意見反而更分散,雖然事先也定了一個(gè)“選秀”的標(biāo)準(zhǔn)。
難道是選型的標(biāo)準(zhǔn)有問題?共同的標(biāo)準(zhǔn),得出的結(jié)論為什么有如此大的差異?其實(shí)問題主要是出在選型的人上。我遇到的一個(gè)最不成熟的客戶,是以供應(yīng)商在講標(biāo)時(shí)到場(chǎng)人員的職位高低和人數(shù)多少來判斷,將所謂的廠家售前重視度作為選型的最重要標(biāo)準(zhǔn),這實(shí)在不是在為項(xiàng)目成功做選型(好比選終身的伴侶),而是在為別人選排場(chǎng)(好比選漂亮的女友)。
其狀況就好比你要找老婆,卻有七大姨、八大姑在一旁七嘴八舌,那結(jié)果一定是個(gè)“亂”字。
探究其中原因,最主要是選型主體錯(cuò)位。選型主體一定是項(xiàng)目受益者、責(zé)任人。其它人員,特別是學(xué)者和政府官員,他們往往只是聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo),不是未來的實(shí)施項(xiàng)目組成員,這并不是真正的責(zé)任主體。
因?yàn)椴粨?dān)責(zé)任,主觀上又不愿意看到因選型失誤而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗,所以選的時(shí)候他們就往往將產(chǎn)品先進(jìn)性、軟件公司品牌、以及售前顧問的演講水平等內(nèi)容放在前幾位考慮,其結(jié)果只能如電影《手機(jī)》中所說的:“只選貴的,不選對(duì)的”。
對(duì)這些局外人來說,最常聽到的言論是:“如果你們用了世界上最有名的某某軟件,請(qǐng)了最知名的實(shí)施公司都不能保證項(xiàng)目成功的話,那就說明信息化在你們廠真的不可能成功?!?
我認(rèn)為一個(gè)信息化項(xiàng)目的成功,最重要的是在實(shí)施過程中,依靠甲乙雙方的共同努力運(yùn)作和控制出來的,選型是為將來的項(xiàng)目過程控制做準(zhǔn)備,而不是說有了正確的選型(更準(zhǔn)確的說是有了正確的選型標(biāo)準(zhǔn))就有了項(xiàng)目的成功。
在接受這一觀點(diǎn)后,大家最關(guān)心的問題是,在現(xiàn)實(shí)操作中,如何來組織選型,為今后的合作打好基礎(chǔ)?
我從過往項(xiàng)目成敗得失中總結(jié)出一些基本的觀點(diǎn)和選型原則,供大家參考:
一、讓項(xiàng)目的責(zé)任主體全程參與選型標(biāo)準(zhǔn)制定和選型的過程,并成為選型和今后實(shí)施的責(zé)任承擔(dān)者。要說明的是,選型的責(zé)任承擔(dān)者不能簡(jiǎn)單框定為最終用戶,也不能只是領(lǐng)導(dǎo)層,應(yīng)該是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),特別是項(xiàng)目經(jīng)理。其應(yīng)該是有業(yè)務(wù)和IT背景知識(shí)的人員,有一定業(yè)務(wù)、IT和項(xiàng)目管理三方面綜合能力的人。
二、選人、選團(tuán)隊(duì)比選公司重要,選公司比選軟件重要。由于信息化項(xiàng)目涉及到管理、涉及到人,是一個(gè)管理改造項(xiàng)目,而不是純技術(shù)改造項(xiàng)目。所以信息化項(xiàng)目有很大的不確定性。這一不確定性體現(xiàn)在項(xiàng)目范圍的可變性,時(shí)間、成本的變數(shù),體現(xiàn)在因此導(dǎo)致的質(zhì)量波動(dòng),甚至對(duì)項(xiàng)目原始目標(biāo)的調(diào)整、改變。
所有這一切,都需要通過過程控制來保證,所以項(xiàng)目的選型最需要選的是人,需要選一群能夠?qū)I(yè)務(wù)需求、管理思想與軟件實(shí)現(xiàn)相結(jié)合的顧問,一個(gè)說做結(jié)合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、能夠與甲方融洽合作的團(tuán)隊(duì),特別是選一個(gè)負(fù)責(zé)的、有能力的、甚至是偏強(qiáng)勢(shì)的項(xiàng)目經(jīng)理。他負(fù)責(zé)的項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì),可以排除來自產(chǎn)品、雙方公司的壓力(更不要說技術(shù)和業(yè)務(wù)問題),搞定項(xiàng)目過程中的變數(shù)。
三、選型是信息化建設(shè)的一環(huán),最重要的是建設(shè)期間的過程控制。今天的國內(nèi)企業(yè),因?yàn)楹ε滦畔⒒?,就在選型上花了太多的精力,但結(jié)果是將自己和供應(yīng)商折騰一大圈后反而更暈。
如本案例,由于選型的失誤,沒有形成實(shí)施和產(chǎn)品供應(yīng)商的最佳配合,就必須及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和成本,這時(shí)候由此造成的影響應(yīng)該由用戶承擔(dān)還是廠商承擔(dān)并不是最重要的,最重要的是雙方應(yīng)該共同面對(duì)實(shí)際情況,調(diào)整控制項(xiàng)目,始終不要忘記:過程決定結(jié)果,控制保證成功。
從“消費(fèi)者”視角選擇IT系統(tǒng)
同消費(fèi)者購買產(chǎn)品需要明確自身要求一樣,企業(yè)信息化也要清晰地認(rèn)識(shí)到企業(yè)的需求。
在信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí),選型是相當(dāng)重要的一部分,選得好,皆大歡喜;選不好,會(huì)帶來無窮的麻煩。
企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是為企業(yè)的發(fā)展提供源動(dòng)力,企業(yè)在選型過程中扮演的是消費(fèi)者的角色,企業(yè)就好比需要精打細(xì)算的消費(fèi)者,由于資金不充足,自身實(shí)力缺乏,非常希望購買到物美價(jià)廉的商品來滿足自身的需要。
因此,我們不妨站在一名消費(fèi)者的角度來研究一下應(yīng)該如何選擇商品。首先,消費(fèi)者應(yīng)該非常明確自己的需求,確定自己想要購買什么;其次消費(fèi)者要將需求與自身經(jīng)濟(jì)情況進(jìn)行綜合考慮,有選擇地到市場(chǎng)上去購買產(chǎn)品。
第三,消費(fèi)者需要考察市場(chǎng)以確定最終商品,挑選產(chǎn)品的依據(jù)包括品牌、質(zhì)量、服務(wù)等。若站在消費(fèi)者的角度便不難發(fā)現(xiàn):主導(dǎo)整個(gè)消費(fèi)過程、決定消費(fèi)質(zhì)量的是消費(fèi)者。
了解消費(fèi)需求
同消費(fèi)者購買產(chǎn)品需要明確自身要求一樣,企業(yè)信息化也要清晰地認(rèn)識(shí)到企業(yè)的需求。企業(yè)管理者需要通過企業(yè)內(nèi)部診斷,以對(duì)比其它同類企業(yè)、回顧企業(yè)發(fā)展歷史、內(nèi)部意見征集等形式,明確企業(yè)在行業(yè)中所處的位置和發(fā)展階段,認(rèn)清企業(yè)內(nèi)部存在的問題和發(fā)展瓶頸。
同時(shí)對(duì)企業(yè)自身的經(jīng)營管理水平、人力資源構(gòu)成、信息化水平有個(gè)大概的摸底,從而確定需要什么樣的信息系統(tǒng)(需要購買什么樣的商品),這樣會(huì)使整個(gè)信息化建設(shè)從開始調(diào)研,到過程控制有一個(gè)非常明確的方向,達(dá)到事半功倍的效果。
了解產(chǎn)品市場(chǎng)
消費(fèi)者在明確了自己的需求后,就需要到市場(chǎng)上去購買產(chǎn)品,產(chǎn)品往往有不同的品牌、規(guī)格。產(chǎn)品銷售者會(huì)采取各種各樣的推銷手段推銷自己的產(chǎn)品。這就需要消費(fèi)者集思廣益、多聽多看,結(jié)合自己的需求購買到心儀的產(chǎn)品。
企業(yè)信息化選型過程中也存在類似的情況。選型過程是IT系統(tǒng)建設(shè)過程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié),也可以說是信息化實(shí)施成功與否的關(guān)鍵。
在企業(yè)非常了解自身需求的前提下,有些企業(yè)甚至選擇了自己組織開發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行IT系統(tǒng)開發(fā),這樣雖然加大了人員投入,但對(duì)后期的維護(hù)、響應(yīng)需求等都很有好處。
更多的企業(yè)是采用購買第三方產(chǎn)品和服務(wù)的方式,在這種情況下,選擇IT系統(tǒng)就需要慎之又慎。信息技術(shù)公司數(shù)量龐大,信息化內(nèi)容花樣繁多,不同的IT公司有各自擅長(zhǎng)的不同領(lǐng)域。
作為消費(fèi)者的企業(yè),應(yīng)該清楚了解IT系統(tǒng)各個(gè)公司的情況,了解這些公司的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì),對(duì)不同公司從成功案例、名氣、實(shí)力、誠信度、服務(wù)水平、咨詢能力、報(bào)價(jià)等方面做一個(gè)綜合考量,從而確定真正適合企業(yè)自身情況的信息技術(shù)公司。在具體操作過程中可以遵循以下步驟:
1、由企業(yè)管理高層和IT專家組成項(xiàng)目預(yù)研組,完成企業(yè)IT系統(tǒng)需求分析,并提交公司各個(gè)部門進(jìn)行討論,形成初步需求報(bào)告。
2、向相關(guān)具有一定資質(zhì)的信息技術(shù)公司發(fā)出需求報(bào)告,并提交項(xiàng)目解決方案。
3、由項(xiàng)目組結(jié)合企業(yè)需求對(duì)各解決方案進(jìn)行可行性分析并提出修改意見。
4、對(duì)返回的解決方案進(jìn)行評(píng)估,綜合考慮信息公司的實(shí)力,初步選定符合企業(yè)要求的信息技術(shù)公司。
5、企業(yè)與信息技術(shù)公司組成聯(lián)合項(xiàng)目組,對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃,提出具體的項(xiàng)目開發(fā)、實(shí)施方案,在這個(gè)過程中進(jìn)一步考察信息公司的實(shí)力。
6、最終實(shí)施前,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)完成相關(guān)流程再造,機(jī)構(gòu)組織、信息技術(shù)培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)等前期工作,準(zhǔn)備實(shí)施項(xiàng)目。
從以上過程可以看出,選擇IT系統(tǒng)的關(guān)鍵是企業(yè)需要明確自身的信息化需求,只有充分了解了需求才能做到有的放矢。
購買后應(yīng)正確使用
消費(fèi)者在購買了產(chǎn)品以后需要正確地使用產(chǎn)品,使產(chǎn)品發(fā)揮最大的功效。同樣,企業(yè)在購買了IT系統(tǒng)后也要努力控制IT系統(tǒng)實(shí)施的整個(gè)過程,以達(dá)到成果最大化。
這就需要企業(yè)在IT系統(tǒng)的啟動(dòng)、運(yùn)作和后期消化中做好規(guī)劃和合理控制。實(shí)施過程管理與效果評(píng)估應(yīng)該同步進(jìn)行,而不是在IT系統(tǒng)實(shí)施完全結(jié)束后才進(jìn)行評(píng)估工作,這樣往往會(huì)使評(píng)估流于形式,無法真正發(fā)揮控制IT系統(tǒng)實(shí)施過程的作用。
作為信息化建設(shè)領(lǐng)域的消費(fèi)者,企業(yè)對(duì)待信息化建設(shè)應(yīng)該精雕細(xì)琢,努力提高自己在選擇與實(shí)施IT系統(tǒng)方面的能力,成為一名成功的消費(fèi)者。只有這樣才能從根本上解決企業(yè)信息化建設(shè)過于盲目、效率低下的問題。
選型切忌本末倒置
筆者近來既有作為軟件公司的代表,又有作為企業(yè)代表參與多個(gè)ERP項(xiàng)目的選型,從本案例可看出,東林集團(tuán)犯了大多數(shù)企業(yè)選型時(shí)的通病,注重軟件功能模塊,輕視咨詢實(shí)施服務(wù)。
問題的根源很大一部分是由于在選型初期因?yàn)闆]有相關(guān)經(jīng)驗(yàn),在實(shí)施過程中也沒有好的方法論作為指導(dǎo)的依據(jù)。
所以在整個(gè)信息化過程中,應(yīng)把選型和實(shí)施作為決定企業(yè)能否邁入信息化成功的關(guān)鍵,選擇好適合自己的軟件,可以保證作業(yè)人員能夠快速地掌握操作,使整個(gè)系統(tǒng)成功應(yīng)用的主動(dòng)權(quán)在自己的手中。
明確需求,抓住重點(diǎn)
在選擇軟件之前,首先要明確管理要達(dá)到的目標(biāo),即解決原來實(shí)際管理中存在的哪些問題,這些問題的急迫程度如何,需要用什么手段解決,應(yīng)達(dá)到什么目標(biāo)。
如果我們要做出一桌好菜,軟件好比是烹飪工具,企業(yè)好比是烹飪?cè)?,而廚師則是實(shí)施顧問,所以實(shí)施方的選擇是選型的重點(diǎn)。
因?yàn)檐浖δ苣K與企業(yè)業(yè)務(wù)的吻合度相對(duì)比較直觀、容易判斷,而對(duì)實(shí)施方顧問的經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)、工作態(tài)度的評(píng)估不易把握,即使實(shí)施方信譽(yù)較好、業(yè)績(jī)很多,有不少成功案例,但也并不等于它所有的實(shí)施顧問都素質(zhì)好,它的每個(gè)項(xiàng)目都成功。
從接觸中了解實(shí)施顧問對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)的解決方案是否深刻理解和掌握,是判斷對(duì)方素質(zhì)的要點(diǎn)。去考察實(shí)施人員的同類行業(yè)的實(shí)施結(jié)果也是不錯(cuò)的方法。
本案例中像東林集團(tuán)這種只是以報(bào)價(jià)高低作為實(shí)施方的選擇方式,為以后的項(xiàng)目實(shí)施埋下了隱患。筆者通過走訪多家信息化實(shí)施效果不佳的企業(yè),因軟件功能的原因只占極少部分,大部分是實(shí)施顧問的經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)欠缺導(dǎo)致實(shí)施效果大打折扣。
眼見為實(shí),耳聽為虛
軟件廠商在做公司介紹、成功案例及產(chǎn)品解決方案演示時(shí)或多或少都有一些夸大之詞,所以對(duì)參與競(jìng)標(biāo)的軟件廠商要做整體細(xì)致的評(píng)估,以選擇最大限度滿足自己的軟件。
軟件廠商的名氣、實(shí)力是比較關(guān)鍵的指標(biāo),有實(shí)力的軟件廠商都有長(zhǎng)期的經(jīng)營戰(zhàn)略,能夠跟蹤技術(shù)的發(fā)展和客戶的要求,不斷對(duì)軟件進(jìn)行版本的更新和維護(hù)工作,能夠伴隨企業(yè)的發(fā)展壯大。
同時(shí)有實(shí)力的軟件廠商一般在全國主要城市都有分公司或辦事處,售后服務(wù)工作、各種培訓(xùn)、實(shí)施指導(dǎo)都能得到保障。
再好的軟件也不可能同時(shí)滿足企業(yè)的所有業(yè)務(wù)需求,對(duì)軟件廠商在產(chǎn)品解決方案演示時(shí)承諾能實(shí)現(xiàn)的功能,要用模擬數(shù)據(jù)去驗(yàn)證能否實(shí)現(xiàn)。對(duì)不能滿足需求的部分軟件,自身應(yīng)有對(duì)應(yīng)的二次開發(fā)工具去實(shí)現(xiàn)。
即使現(xiàn)在合適的軟件,隨著企業(yè)管理需求的提升,在實(shí)施一段時(shí)間后,也會(huì)有不合適的地方,所以就一定會(huì)有二次開發(fā)需求。若軟件自身沒有二次開發(fā)工具,需通過第三方開發(fā)工具或軟件廠商修改源代碼來實(shí)現(xiàn),則加大軟件升級(jí)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)和后續(xù)資金投入。
明確雙方的義務(wù)
在系統(tǒng)實(shí)施中選擇非軟件公司本身或指定的服務(wù)提供商也是可行的,但關(guān)鍵要明確雙方的責(zé)任和義務(wù),像本案例中實(shí)施方提出系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn),但當(dāng)時(shí)A公司的承諾是可以實(shí)現(xiàn)的部分。
在當(dāng)初簽定服務(wù)合同時(shí),應(yīng)明確技術(shù)問題由實(shí)施方與軟件提供商溝通,而不是由企業(yè)進(jìn)行。企業(yè)與實(shí)施方的合同重點(diǎn),是怎樣通過雙方的合作達(dá)到預(yù)計(jì)的實(shí)施效果。
如某時(shí)間段完成財(cái)務(wù)模塊實(shí)施,能實(shí)時(shí)提取完整的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表;某時(shí)間段完成計(jì)劃模塊實(shí)施,能根據(jù)銷售訂單自動(dòng)運(yùn)算物料需求等。這樣以目標(biāo)結(jié)果為導(dǎo)向的實(shí)施服務(wù)合同能避免實(shí)施方為趕工期而倉促上線,導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定。
從選型到系統(tǒng)上線存在各種風(fēng)險(xiǎn),通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和分析,可以意識(shí)到:建立起一整套行之有效的項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,對(duì)提高系統(tǒng)的實(shí)施成功率至關(guān)重要。
不要被低價(jià)格蒙住眼睛
我們?cè)谛畔⑾到y(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中,必須清醒地認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的專業(yè)性和信息系統(tǒng)與管理科學(xué)的密切關(guān)系,在本集團(tuán)無法提供相應(yīng)的服務(wù)時(shí),必須及時(shí)引進(jìn)外部技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理等方面專家的咨詢服務(wù)。
目前在國內(nèi)信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的過程中,某些工程項(xiàng)目由于在啟動(dòng)階段對(duì)實(shí)施單位的選擇不夠慎重,片面強(qiáng)調(diào)進(jìn)度與投資方面的要求,導(dǎo)致最終選擇的實(shí)施單位在企業(yè)資質(zhì)及開發(fā)經(jīng)驗(yàn)上都嚴(yán)重不足。
由于實(shí)施方的實(shí)力、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力、服務(wù)水平直接關(guān)系著信息系統(tǒng)實(shí)施的成敗,實(shí)施單位的選擇失誤,導(dǎo)致后續(xù)集成開發(fā)工作中出現(xiàn)大量問題。致使建設(shè)單位要額外投入大量的人力、物力才能保證工程完成,而進(jìn)度與投資方面也會(huì)大大地超出了原有計(jì)劃。
不應(yīng)過分重視價(jià)格因素
東林集團(tuán)的這個(gè)案例正是上述狀況的真實(shí)寫照,由于在選型中過分重視價(jià)格因素而選擇了實(shí)施方乙公司,忽視了實(shí)施方以往是否從事過與本項(xiàng)目相關(guān)或相似的集成開發(fā)工作、有對(duì)所選擇的軟件產(chǎn)品實(shí)施的成功案例,恰恰是這一點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)有著至關(guān)重要的影響。
在信息系統(tǒng)招標(biāo)過程中,對(duì)實(shí)施方的審查和選擇非常重要,必須通過對(duì)投標(biāo)單位資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)水平和承諾、總體技術(shù)方案和價(jià)格的綜合審查,選擇合適的實(shí)施單位。
從這個(gè)案例中可以看出,A公司和乙公司的中標(biāo),都是鉆了建設(shè)單位在項(xiàng)目招投標(biāo)環(huán)節(jié)運(yùn)作中不規(guī)范操作的漏洞。
東林集團(tuán)的選型表面上打著以專家意見為主的招、投標(biāo)外衣,其骨子里是不折不扣的行政命令式?jīng)Q策。這兩者一結(jié)合,由于項(xiàng)目需求的模糊,使東林集團(tuán)的高層并不能分辨出哪個(gè)投標(biāo)人的產(chǎn)品更符合自己的需要,只能憑自己的感覺,讓東林集團(tuán)的ERP項(xiàng)目成了“拍腦袋”工程,由此帶來的項(xiàng)目實(shí)施時(shí)的彎路也就在所難免。
招投標(biāo)的“三結(jié)合”方式
我們?cè)谛畔⑾到y(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中,必須清醒地認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的專業(yè)性和信息系統(tǒng)與管理科學(xué)的密切關(guān)系,在本集團(tuán)無法提供相應(yīng)的服務(wù)時(shí),必須及時(shí)引進(jìn)外部技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理等方面專家的咨詢服務(wù)。
在招、投標(biāo)前用“三結(jié)合”的方式,由主持信息工程建設(shè)的集團(tuán)信息工程技術(shù)人員、引進(jìn)的各種專家、本集團(tuán)內(nèi)部的相關(guān)管理人員共同參與項(xiàng)目的可行性分析,并由此編寫系統(tǒng)分析說明書,在經(jīng)過有關(guān)部門和集團(tuán)決策層的審批后作為系統(tǒng)建設(shè)的藍(lán)本。
在招標(biāo)時(shí)以此藍(lán)本為項(xiàng)目需求,提出招標(biāo)采購的條件,編制相應(yīng)的招標(biāo)文件并確定標(biāo)底。而且在評(píng)標(biāo)前還要對(duì)候選實(shí)施方從企業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量管理體系、相關(guān)項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、公司實(shí)力等方面進(jìn)行投標(biāo)資格評(píng)審,去除不合乎要求的投標(biāo)公司。
在評(píng)標(biāo)團(tuán)的組成上,要充分考慮從事相關(guān)領(lǐng)域工作經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)、管理和經(jīng)濟(jì)等方面的專家,讓他們?cè)谠u(píng)標(biāo)團(tuán)內(nèi)不少于成員總數(shù)的三分之二,以便發(fā)揮各種專家的意見,使最合適的公司得以中標(biāo)。
像東林集團(tuán)這樣的信息系統(tǒng)項(xiàng)目,還可以實(shí)施系統(tǒng)一體化解決方案的聯(lián)合體招標(biāo)模式,通過對(duì)把提供軟件的公司和提供實(shí)施服務(wù)的公司捆綁在一起的聯(lián)合體進(jìn)行招標(biāo),轉(zhuǎn)嫁因軟件公司和提供實(shí)施服務(wù)的公司之間協(xié)調(diào)問題出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。
認(rèn)清項(xiàng)目變更的必然性
做過信息系統(tǒng)工程實(shí)施的人都會(huì)認(rèn)識(shí)到,項(xiàng)目變更控制在項(xiàng)目實(shí)施階段的重要性。一方面,由于建設(shè)單位本身提出的需求,會(huì)根據(jù)信息系統(tǒng)實(shí)施的推進(jìn)而不斷明確和變化。
另一方面,實(shí)施方也會(huì)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的需要,適當(dāng)?shù)卣{(diào)整技術(shù)方案,這樣就決定了信息系統(tǒng)工程在建設(shè)過程中變更的頻繁。
因此無論是建設(shè)方還是實(shí)施方,都要認(rèn)識(shí)到必要變更是正常的、不可避免的。但是要在變更控制方面加強(qiáng)管理,明確變更申請(qǐng)的提出步驟和審批權(quán)限,界定變更的范圍和目標(biāo),對(duì)變更申請(qǐng)快速響應(yīng)。
其實(shí)在信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過程中,變更處理越早,損失越??;變更處理越遲,難度越大,損失也越大。
因此對(duì)項(xiàng)目變更的爭(zhēng)論并不在要不要變更上,而是在于變更帶來的工作增量由哪方負(fù)擔(dān)的問題。
其實(shí)從軟件開發(fā)和系統(tǒng)實(shí)施這樣的信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目來看,由于信息系統(tǒng)的隱患具有一定的隱蔽性和欺騙性,建設(shè)方和承建方在信息化建設(shè)過程中存在著嚴(yán)重的信息不對(duì)稱問題。
而且建設(shè)方缺乏必要的監(jiān)理能力和措施,在出現(xiàn)糾紛時(shí),建設(shè)方也難以保護(hù)自己的利益。所以低價(jià)格往往會(huì)成為建設(shè)方吞下的一塊誘餌,使建設(shè)方承受不必要的磨難。(AMT)
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