精打細(xì)算全員參與ERP選型

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銷售對于百事可樂而言，不僅僅是賣出產(chǎn)品這樣簡單的事情，物流、財(cái)務(wù)，維修等這些環(huán)節(jié)都包括在銷售的范圍內(nèi)，不僅事務(wù)繁雜，而且成本很高。只有依靠信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精益營銷，才能在激烈的市場競爭中立足。

一向在請明星做廣告方面“大手大腳”的百事可樂，卻在營銷環(huán)節(jié)上小心翼翼，斤斤計(jì)較。“每瓶百事可樂的毛利潤不到兩毛，再攤上各種成本，利潤不到2分，如果不斤斤計(jì)較，能否盈利就是個(gè)很大的問題了?！鄙虾０偈驴蓸凤嬃嫌邢薰咀稍兗夹g(shù)總監(jiān)臧宏鳴告訴記者，“特別是在原料成本大幅上升的情況下，競爭迫使可樂產(chǎn)品的零售價(jià)卻不能因此而提升，所以，百事可樂的精益化營銷更顯得非同尋常的重要了”。

1989年成立的上海百事可樂飲料有限公司在上海及周邊城市中有多個(gè)銷售網(wǎng)點(diǎn)。為了占有更大的市場份額，及時(shí)準(zhǔn)確地反饋各種市場信息、轉(zhuǎn)變銷售策略，建立一套靈活、高效的集成銷售系統(tǒng)對于上海百事可樂飲料有限公司來說是迫在眉睫的事。

壓力:銷售是個(gè)細(xì)致活

在市場激烈競爭的成本壓力之下，營銷環(huán)節(jié)的精益化管理成了百事可樂控制成本、提高服務(wù)質(zhì)量的重要手段，“上海百事可樂僅僅在外的設(shè)備就多達(dá)上萬臺，還有不同賣場的促銷、不同的價(jià)格組合、不同的送貨時(shí)間安排、押金管理、回收管理、賬期管理等諸多環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要盡力壓低成本，提高效率?！?/p>

早在1999年就成功上線的erp系統(tǒng)是今天百事可樂能夠?qū)⒕婊癄I銷概念貫徹到底的重要保證，“這套系統(tǒng)具有很好的可擴(kuò)展性，能夠應(yīng)對營銷環(huán)節(jié)的變化?！闭沁@套系統(tǒng)，功能覆蓋了財(cái)務(wù)、物流、人力等多個(gè)方面，保證了上海百事可樂1000多人的全員覆蓋，保證了在業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜之下，百事可樂依然保持年輕、動感和活力。

銷售對于百事可樂而言，不僅僅是賣出產(chǎn)品這樣簡單的事情。“物流、財(cái)務(wù)，維修，這些環(huán)節(jié)都包括在銷售的范圍內(nèi)，不僅事務(wù)繁雜，而且成本很大，面臨的市場競爭壓力尤其嚴(yán)重?！?/p>

以送貨為例，“現(xiàn)在，各級經(jīng)銷商都講究零庫存，配送的壓力就自然而然地轉(zhuǎn)到了生產(chǎn)廠商百事可樂這邊?！标昂犋Q分析道，“不同經(jīng)銷商的配送時(shí)間要求各不相同，比如:娛樂場所希望在下午四五點(diǎn)鐘的時(shí)候送到;而大賣場則希望一旦存貨減少到一定比例就得隨時(shí)補(bǔ)貨;路邊小店雖然需求量小，但是也是一個(gè)不可忽視的節(jié)點(diǎn)。如果再考慮不同品種、押金、回收等諸多相關(guān)問題，那是沒有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就絕對玩不轉(zhuǎn)的麻煩事?？梢?，百事可樂的營銷環(huán)節(jié)是所有環(huán)節(jié)中最繁瑣、成本最容易失控的”。

配送時(shí)間的不同，也就帶來了如何安排車次、行車路線等具體問題。顯然，如果沒有一套靈活的系統(tǒng)來完成諸如排班、制定配送計(jì)劃的工作，單純依靠人力是無法完成的，而且成本非常高，又不能快速響應(yīng)用戶的需求。

全員參與ERP選型

1999年，臧宏鳴進(jìn)入上海百事可樂，工作的重心就是為公司上線新的ERP系統(tǒng)，“之前的一些老系統(tǒng)已經(jīng)跟不上公司業(yè)務(wù)的發(fā)展需要，而公司業(yè)務(wù)還在高速擴(kuò)展，快速消費(fèi)品行業(yè)又是一個(gè)競爭激烈的行業(yè)。上ERP系統(tǒng)就是要為公司的長期發(fā)展打下基礎(chǔ)?！边@時(shí)的臧宏鳴已經(jīng)有了高校教師、咨詢顧問等工作經(jīng)歷。

在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，上海百事使用的是自行開發(fā)的銷售管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)集成性低，而銷售點(diǎn)又分布在市內(nèi)和市外的廣大地區(qū)，溝通交流和數(shù)據(jù)分享困難，產(chǎn)品調(diào)配速度逐漸跟不上銷售的要求。而且，由于各個(gè)點(diǎn)的庫存數(shù)據(jù)時(shí)常變化，又造成生產(chǎn)計(jì)劃的變更情況比較多。

上海百事希望在實(shí)施ERP系統(tǒng)后，產(chǎn)品分銷速度更快，內(nèi)部控制機(jī)制更加完善，從而提升企業(yè)的競爭能力。由于百事可樂在行業(yè)內(nèi)的示范效應(yīng)，上海百事可樂上 ERP系統(tǒng)，引來了各大ERP廠商的角逐，“SAP、甲骨文都來了，還有幾家國產(chǎn)軟件?！憋@然，“各家都有自己的優(yōu)勢，但是百事可樂需要的系統(tǒng)非常特殊，各家的產(chǎn)品都有不盡如人意的地方。比如在回收管理方面，回收管理是一件繁瑣而重要的環(huán)節(jié)，從玻璃瓶到鋼瓶，回收管理面臨的對象有大有小，數(shù)量又特別龐大。這個(gè)需求是當(dāng)時(shí)參加選型的ERP產(chǎn)品都不具備的?！被厥展芾硎前偈驴蓸烦杀究刂频囊粋€(gè)重要環(huán)節(jié)，也是快速消費(fèi)品行業(yè)ERP系統(tǒng)不同于其他行業(yè)的一大特征。

正因?yàn)楦鱾€(gè)部門的需求是瑣碎而多樣的，如何保證ERP系統(tǒng)能夠與業(yè)務(wù)緊密的貼合在一起，這是個(gè)很大的問題。“選型之初，我就將各個(gè)部門的經(jīng)理召集起來，先給他們普及什么是ERP，然后讓他們列出自己部門需要的功能，一起參與選型。”

考慮到1999年，ERP概念在中國還不算普及，臧宏鳴這樣的選型策略無疑是明智的?！靶枰到y(tǒng)具有什么功能，業(yè)務(wù)部門的需求描述放在了選型之初，這減少了后面很多不必要的麻煩?！?/p>

所有部門都參與的好處是，ERP系統(tǒng)能給他們的工作帶來什么、不能實(shí)現(xiàn)什么，這些問題在事前就講清楚，避免了“上系統(tǒng)前熱情高漲，期望值過高，最后導(dǎo)致與系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)功能落差過大的問題”。

面對各家ERP產(chǎn)品的缺點(diǎn)，臧宏鳴的取舍標(biāo)準(zhǔn)有三點(diǎn):(1)系統(tǒng)是否具有良好的可擴(kuò)展性;(2)是否易于開發(fā)新的模塊;(3)能否找到合適的第三方軟件來彌補(bǔ)缺點(diǎn)。事實(shí)上，最后中標(biāo)的IFS系統(tǒng)正是因?yàn)槠湓诤芏痰臅r(shí)間內(nèi)為上海百事可樂開發(fā)了合適的軟件，而這是其他幾家產(chǎn)品沒有做到的。

溝通，CIO的必修課

選型前的ERP普及會，是臧宏鳴與業(yè)務(wù)部門的第一次溝通，他的溝通工作從此開始永無止境地持續(xù)下來?！皩?shí)施項(xiàng)目中，還需要不斷地與各個(gè)部門溝通協(xié)調(diào)，充分了解他們的業(yè)務(wù)需求，并爭取將他們的需求都盡可能實(shí)現(xiàn)?！?/p>

通常來講，實(shí)施ERP的重要矛盾之一就在于，業(yè)務(wù)部門的需求在不斷調(diào)整和變化之中，由此造成IT系統(tǒng)也要不斷調(diào)整，結(jié)果系統(tǒng)總是趕不上需求的變化。在快速消費(fèi)品行業(yè)，這一矛盾尤其突出。臧宏鳴的解決之道是這樣的，業(yè)務(wù)部門的需求要在項(xiàng)目實(shí)施前就盡可能地羅列出來，而項(xiàng)目一旦開始實(shí)施，就不能再輕易改動和添加。這就給業(yè)務(wù)部門帶來了不小的壓力，他們會仔細(xì)考慮自身的業(yè)務(wù)，并提出盡可能詳細(xì)的需求。

上海百事ERP項(xiàng)目的需求分析報(bào)告非常細(xì)致，在哪一個(gè)業(yè)務(wù)流程中系統(tǒng)應(yīng)該做到什么程度都有詳細(xì)的記載，這些記錄在合同中的需求避免了供應(yīng)方和實(shí)施方有可能產(chǎn)生的糾紛。在實(shí)施過程中，為了保證每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)用性，上海百事可樂用了9個(gè)月的時(shí)間作測試，最后上線用了1年的時(shí)間，僅僅是新舊系統(tǒng)并行，就用了半年時(shí)間。這些時(shí)間數(shù)字的背后，是大量的溝通、磨合和調(diào)整的工作。

“盡管時(shí)間長，但是快速消費(fèi)品產(chǎn)品有淡、旺季之分，而淡季正是我們做測試的好時(shí)機(jī)?！本涂蓸樊a(chǎn)品而言，每年的春節(jié)～5月份、10月份～12月份是淡季。因此，當(dāng)初上系統(tǒng)時(shí)，也是集中在這些時(shí)段內(nèi)進(jìn)行測試等后臺的較繁瑣工作。

能夠合理安排時(shí)間，同樣也是臧宏鳴熟悉業(yè)務(wù)、及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通的結(jié)果?！颁N售環(huán)節(jié)如此瑣碎而具體，如果沒有深入了解銷售部門的運(yùn)行情況，做出來的系統(tǒng)肯定會漏洞百出，沒有實(shí)用價(jià)值。”

臧宏鳴舉例道，有一個(gè)經(jīng)銷商在退還舊瓶時(shí)，缺了很多。經(jīng)銷商不認(rèn)賬，讓百事可樂拿出證據(jù)來才行，于是上海百事可樂就給他打印了詳細(xì)的歸還舊瓶的清單，讓對方心服口服?！坝辛诉@套系統(tǒng)的支持，經(jīng)銷商更信任百事可樂，而一線的業(yè)務(wù)部門也有了憑據(jù)，實(shí)現(xiàn)了買賣雙方的雙贏。”

經(jīng)過6年多的運(yùn)行，上海百事可樂的ERP系統(tǒng)取得了很大的成功，在百事中國各個(gè)分公司中，也是名列前茅。“使用效果好，成本低，這也是我感到自豪的地方?！标昂犋Q如是說。(techtarget)