“以人為本”的信息管理(下)

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（3）信息泛濫禍害不淺

很多人都受困于信息泛濫而不是他們所抱怨的“信息超載”。盡管技術(shù)專家開發(fā)出了個性化的郵件過濾器，但仍無法使經(jīng)常使用電子郵件的人逃脫垃圾郵件的搔擾。在很多情況下，若僅僅建立一個電子信箱系統(tǒng)，而對如何使用這個電子信箱系統(tǒng)沒有一個相應(yīng)的指導(dǎo)原則，是不能解決信息共享和信息管理中的復(fù)雜問題的。有研究表明：真正的網(wǎng)絡(luò)組織所必需的組織信任和人際環(huán)境，不僅僅是建立在電子網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)之上，還必須通過面對面的會議來建立。

（4）變革組織的信息文化是最能推動IT的解決方案，也是最難實施的解決方案

有了信息技術(shù)，人與人之間的交流溝通方式變得更為豐富多彩，具體到某一次交流溝通而言，沒有人清楚什么樣的方式最合適。不過，即便是使用次優(yōu)的溝通媒介，也算不上公司的一種錯誤，公司的管理者應(yīng)該澄清認(rèn)識上的混亂。不管采取什么樣的交流技術(shù)和手段，管理者都必須銘記：一起工作的員工仍然需要經(jīng)常的個人接觸。

為信息技術(shù)建立文化基礎(chǔ)

工具不管如何有價值，都只是工具；新技術(shù)不管如何高級，如果沒有人的介入，都不會改變?nèi)说男袨?。雖然有些學(xué)者已經(jīng)對信息本身對工作中人的影響做了集中研究，但實際上，我們還沒有充分討論信息管理中人所扮演的角色，更不用說要在適當(dāng)?shù)臅r候采用恰當(dāng)?shù)男畔⑽幕膯栴}。信息問題的具體解決方案證明，信息文化會隨著時間的推移慢慢同新的組織需求適應(yīng)，更大程度地以人為中心，具有更大的靈活性并在具體運作中具有更大的成本有效性。構(gòu)建有效的信息文化包括以下內(nèi)容：

（1）信息圖。

現(xiàn)在，絕大多數(shù)公司都有很多數(shù)據(jù)庫，但是，因為公司組織內(nèi)部信息的泛濫，公司的員工往往不知道到什么地方去尋找他們所需要的信息。通過編制信息圖一方面能方便公司員工查找獲取信息，加強信息的溝通與共享；另一方面還能標(biāo)識出具體信息的擁有者或監(jiān)控者，他們可以對相關(guān)的信息進(jìn)行解釋，指出相應(yīng)信息的目的、用途和缺陷，并且能幫助尋求信息的人找到其他信息資源。IBM公司通過信息圖避免了在外部市場重復(fù)購買信息，為此節(jié)約了可觀的成本。有些信息擁有者最初不愿意列出其姓名，擔(dān)心因為回答別人的問題而耽擱工作，現(xiàn)在，很多信息擁有者都認(rèn)為自己從別人的提問和評論中學(xué)到了不少東西。

（2）信息指南。

除了信息圖之外，信息的使用者還需要有人引導(dǎo)，以直接查詢他們所需要的信息類型。Hallmark Card 公司在每一個經(jīng)營單位都設(shè)置了一個信息向?qū)У穆毼?，這些信息向?qū)ж?fù)責(zé)向IT人員傳達(dá)用戶的信息要求，使IT人員可以查詢相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫提取用戶所需要的信息。他們的工作大大減少了公司員工尋找正確信息的時間和在各個經(jīng)營部門之間進(jìn)行信息比較的時間，改善了對信息的查詢效率。

（3）業(yè)務(wù)文件。

信息展示的形式對信息的使用和理解有著至關(guān)重要的意義。原始的數(shù)據(jù)畢竟不是信息；數(shù)據(jù)堆砌也不同于以有用的形式表達(dá)出來的數(shù)據(jù)詮釋。一般來說，業(yè)務(wù)文件提供信息的組織形式和內(nèi)容，它應(yīng)剔除某些信息，使余下的文件能被消化理解。關(guān)注組織真正需求的文件，比考察寬泛的信息要求或者試圖規(guī)定諸如“客戶”之類的術(shù)語更有效果。

（4）群件。

Lotus Notes、NCR的Cooperation和數(shù)字設(shè)備公司的Team Links就是群件，它們是非結(jié)構(gòu)化信息共享的絕好例子。這些新技術(shù)可以使不同地方的小組成員共享文件、在線討論，更方便地獲取并傳送信息。不過，如果公司沒有提供這方面的足夠培訓(xùn)，群件的優(yōu)勢就不能發(fā)揮出來。實際上，群件的順利實施依賴于公司的信息文化。一方面，群件擴(kuò)大了使用者需求的信息而不僅僅是控制了信息，因此公司必須為員工提供培訓(xùn)并給予他們一定的時間，使他們能處理更多的信息；另一方面，群件需要長期不斷地掌握技術(shù)，而不是單次實施了事。

總之，技術(shù)本身并不能解決公司的信息問題，無論多么復(fù)雜的信息系統(tǒng)，都不能完全控制其中的數(shù)據(jù)信息。只有當(dāng)管理者改變“技術(shù)至上”的觀念并且開始關(guān)注信息本身時，他們才會意識到最新的計算機技術(shù)和信息的有效運用之間其實沒有太多的關(guān)聯(lián)。

來源:中國人民大學(xué)出版社《哈佛商業(yè)評論精粹譯叢——信息技術(shù)的商業(yè)價值》