天津OA信息化以知識審計為基礎(chǔ)

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    知識審計的流程圖

    企業(yè)進(jìn)行知識審計時，首先要考慮由誰來實施知識審計，也就是說，組織需要組建知識審計團(tuán)隊。其次要考慮審計什么內(nèi)容，即審計的對象。之后，要考慮如何實施審計，即知識審計的流程。在此過程中，還需要考慮知識審計方法的選擇。
    
    知識審計的團(tuán)隊
    
    知識審計需要由一個審計團(tuán)隊來實施。公司組建的知識審計團(tuán)隊要由不同的專家組成，包括公司戰(zhàn)略制定者、財務(wù)專家、人力資源專家、知識分析家、知識產(chǎn)權(quán)專家和市場營銷專家等。由多部門組成的知識審計團(tuán)隊，難免會有不同程度的意見分歧。因此，知識審計團(tuán)隊成立之后，各成員要對審計的原因和目標(biāo)達(dá)成一致。
    
    知識審計的對象
    
    知識審計的對象包括知識主體（人）、知識客體（即知識本身）與知識環(huán)境三個方面。

    知識主體人是知識的擁有者，也是知識的接受者。在這部分，一方面要審計人的知識流程、彼此的關(guān)系等內(nèi)容，另一方面還要熟悉企業(yè)各部門的工作內(nèi)容與目標(biāo)，以便確定知識需求。需要提及的一點是，這里所說的人不僅指組織內(nèi)的知識工作者，還包括了客戶、供應(yīng)商等組織價值鏈上的知識主體。

    知識知識有顯性知識和隱性知識之分。顯性知識存在于數(shù)據(jù)庫、文檔等載體之中，而隱性知識存在于人的頭腦中。所以，審計知識時，不僅要審計結(jié)構(gòu)知識（即人走后，留在公司的知識，基本上相當(dāng)于顯性知識），也要審計隱性知識。

    知識環(huán)境知識環(huán)境對知識活動起著推動或阻礙的作用。知識環(huán)境有兩個方面：技術(shù)環(huán)境與組織環(huán)境。技術(shù)環(huán)境主要是指信息技術(shù)，也可以理解為IT設(shè)施。組織環(huán)境包括組織設(shè)計和組織文化，組織設(shè)計指組織的流程和結(jié)構(gòu)，組織文化間接地反映了知識共享的文化和組織的價值觀。
    
    知識審計的流程
    
    知識審計是動態(tài)的、循環(huán)的，完整的知識審計過程，一般來說包括三個階段。
    
    準(zhǔn)備階段

    這個階段要定義知識審計的目標(biāo)、識別各種限制條件、制定知識審計的計劃、確定知識審計的指標(biāo)體系。定義審計目標(biāo)，是為了規(guī)范審計的目的、審計的對象和范圍，所以目標(biāo)要盡可能的具體；識別限制條件和制定計劃，是為了在知識審計的實施過程中，能有的放矢，并把成本控制在預(yù)算之內(nèi)。限制條件，包括了財務(wù)預(yù)算上的限制、組織內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施的限制、時間限制等；確定知識審計的指標(biāo)體系是為知識審計提供比較的基準(zhǔn)，前提是要對理想的狀態(tài)有清楚的認(rèn)識。
    
    實施階段

    這個階段，在準(zhǔn)備階段所做工作的基礎(chǔ)上，要依據(jù)組織的具體情況，選擇知識審計方法，實施知識審計。知識審計的實施階段包括了數(shù)據(jù)的收集和分析。
    
    完成階段

    在這個階段，要整理和評價知識審計完成后得到的數(shù)據(jù)，形成審計的意見和建議，編寫知識審計報告。一般來講，需要繪制知識地圖，描述組織的知識流，找出組織的知識差距。
    
    知識審計方法的選擇
    
    知識審計是一個新興的研究領(lǐng)域，還沒有成熟的審計方法。目前，比較流行的有AnnHylton博士提出的HyAKAudit方法、Delphi集團(tuán)的知識審計方法——KM2方法、JayLiebowitz等學(xué)者提出的審計方法、DavidSkyrme提出的方法等。

    從現(xiàn)有的知識審計方法看，執(zhí)行知識審計的關(guān)鍵有四步。

    采用問卷調(diào)查與訪談相結(jié)合的方法進(jìn)行知識調(diào)查。在以上提及的幾種審計方法中，無論哪種方法，都強(qiáng)調(diào)了知識調(diào)查的重要性，而且都采用了問卷調(diào)查和訪談兩種手段。這是因為大部分的知識以隱性的方式存在，知識本身是以人為中心的，所以，對知識的審計需要從人對知識的理解入手。另外，知識審計本身的要求也決定了知識調(diào)查的必要性，只有進(jìn)行調(diào)查，才能揭示隱性知識的分布，了解知識工作者的知識需求。

    分析調(diào)查數(shù)據(jù)。一般可以借助分析工具進(jìn)行分析。這個階段，要對調(diào)查的數(shù)據(jù)量化，進(jìn)行深入的分析，發(fā)現(xiàn)問題。

    形成知識審計報告。審計報告一般包括兩部分：繪制知識地圖、提供建議。知識地圖揭示了組織的知識狀況、知識流、知識網(wǎng)絡(luò)等內(nèi)容，并可以分析組織的知識差距。在審計完成后，也應(yīng)該對組織知識問題的解決提出合理的建議。

    知識審計方法的選擇，取決于組織的具體情況。組織類型、組織知識的組成結(jié)構(gòu)、主體業(yè)務(wù)、員工構(gòu)成、審計目標(biāo)等都是影響知識審計方法選擇的因素。即使同一種審計方法，用于不同的組織時，也會有所變化。但無論選擇哪種方法，基本上都應(yīng)該包含以上步驟。
    
    知識審計成功案例
    
    AtNorthropGrummanAirCombatSystems（ACS）是B2隱形轟炸機(jī)的生產(chǎn)商。上世紀(jì)90年代末期，由于冷戰(zhàn)的結(jié)束，美國國防工業(yè)面臨整頓與小型化，ACS面臨著專家經(jīng)驗技能流失的危險。為此，ACS于1999年啟動了知識管理項目。項目經(jīng)理ScottShaffar聘請了Delphi集團(tuán)來進(jìn)行知識審計。

    Delphi集團(tuán)進(jìn)行知識審計時的核心方法是KM2，從可定制的調(diào)查問卷開始。這個問卷由97個問題組成，被設(shè)計用來調(diào)查員工對于知識和知識共享的態(tài)度，在調(diào)查過程中識別出可以改進(jìn)的領(lǐng)域。例如，問卷中會涉及“您認(rèn)為您和您的團(tuán)隊產(chǎn)生的知識在多大程度上能夠得到其他的團(tuán)隊重用？”之類的問題。

    員工在2000年1月和2月期間完成了調(diào)查問卷，2000年3月，Delphi集團(tuán)的咨詢師分析了初步的調(diào)查結(jié)果，選出125名員工，進(jìn)行面對面的跟蹤訪談。調(diào)查結(jié)果顯示，75%的員工認(rèn)為產(chǎn)品的開發(fā)和營銷過程中的知識是最重要或比較重要的；員工認(rèn)為，ACS的員工智慧是最佳實踐和經(jīng)驗教訓(xùn)的最主要的來源。大多數(shù)（56%）的人，將他們的同事作為知識共享的對象。

    另外還發(fā)現(xiàn)，一般的員工每周至少要花費8個小時尋找他們需要的信息，ACS每年為此付出的成本是1.5億美元。員工認(rèn)為團(tuán)隊的知識僅有6%可被其他團(tuán)隊重復(fù)使用；31%的員工認(rèn)為，初級員工的主意和想法得不到重視。