天津OA信息化揚(yáng)帆起航

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·一家企業(yè)的銷售部經(jīng)理跳槽，將會(huì)造成老客戶紛紛流失；
·由于缺乏某一領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，您有時(shí)會(huì)感到無(wú)法勝任工作；
·員工之間不能順利、有效地相互學(xué)習(xí)；
·為了尋找某個(gè)領(lǐng)域的專家，您花費(fèi)了大量的時(shí)間，然而結(jié)果卻不太理想；
·工程進(jìn)展緩慢，您卻不知道是什么人、什么事耽誤了進(jìn)度；
·員工不愿意將“屬于自己”的商業(yè)情報(bào)貢獻(xiàn)出來(lái)；
·產(chǎn)品銷售突然出現(xiàn)下滑，您卻不能迅速找到原因；
·企業(yè)發(fā)生突發(fā)的變故，但您無(wú)法做到及時(shí)應(yīng)變……
---- 如果我們對(duì)您說(shuō)，所有這些令人頭疼的問(wèn)題都可以通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施知識(shí)管理得到解決，您是否會(huì)感到將信將疑？知識(shí)管理是什么？哪些企業(yè)適合用知識(shí)管理系統(tǒng)，知識(shí)管理應(yīng)該如何實(shí)施？它究竟能為企業(yè)帶來(lái)什么？相信您的頭腦里已經(jīng)充滿了問(wèn)號(hào)，那么，接下來(lái)的這篇文章將會(huì)為您答疑解惑。

知識(shí)管理是什么

---- 我們先看看國(guó)際著名的咨詢公司Garter Group 在1999年10月11日給出的這段著名的預(yù)言：到2003年，通過(guò)知識(shí)管理和信息管理傳遞的智力資本將成為衡量企業(yè)價(jià)值的主要方式。

---- 在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，每一個(gè)企業(yè)每天都會(huì)接觸或產(chǎn)生各種各樣的信息，在這些信息中只有一部分是對(duì)企業(yè)有用的知識(shí)。這些知識(shí)是企業(yè)最寶貴的財(cái)富，它們以各種形式存在于計(jì)算機(jī)里、文件柜里和人的頭腦中等等。

---- 如何積累、整理和利用這些知識(shí)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。直到目前，能夠?qū)χR(shí)進(jìn)行科學(xué)管理的企業(yè)還不多見。如果單從知識(shí)管理的角度可以將目前的企業(yè)大致分為兩種類型，第一種是擁有知識(shí)很少的企業(yè)，這種企業(yè)大多數(shù)管理水平不高，而且企業(yè)規(guī)模一般也不大，他們本身還沒(méi)有意識(shí)到知識(shí)在一個(gè)企業(yè)中所占有的重要地位。另一類則是擁有大量的知識(shí)，但沒(méi)有對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效管理的企業(yè)，這種情況多發(fā)生在大中型企業(yè)里。這些企業(yè)由于業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛，企業(yè)存在的時(shí)間較長(zhǎng)，有意無(wú)意之間都已經(jīng)積累了相當(dāng)多的數(shù)據(jù)、信息或知識(shí)，但它們大多處于一種無(wú)序的狀態(tài)，沒(méi)有得到很好的整理、發(fā)掘和利用。

---- “知識(shí)管理”一詞最早來(lái)自管理理論學(xué)家Peter Drucker的一句話。在1988年，他認(rèn)為知識(shí)工人是組成新經(jīng)濟(jì)的個(gè)體，在這種新經(jīng)濟(jì)中硬通貨是知識(shí)。而知識(shí)管理成為一門獨(dú)立的科學(xué)體系則是在20世紀(jì)90年代中期，在短短的幾年里，知識(shí)管理這一學(xué)科就已取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。

----OA信息化迅速發(fā)展的另一個(gè)標(biāo)志是有越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入到這一領(lǐng)域，像Lotus、Microsoft、SAP、Oracle、TelTech等公司都推出了自己的知識(shí)管理概念和產(chǎn)品，例如Microsoft公司推出的知識(shí)管理產(chǎn)品“太湖”（Tahoe）、Autonomy推出的Concept Agents等。國(guó)內(nèi)公司中推出知識(shí)管理產(chǎn)品的有多維互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司、計(jì)算機(jī)世界網(wǎng)等。而在所有知識(shí)管理解決方案廠商中，Lotus更是一馬當(dāng)先，它不但在知識(shí)管理所必需的文檔管理和群件技術(shù)方面處于領(lǐng)先地位，而且它還有自己的一套獨(dú)特的知識(shí)管理理念。

知識(shí)管理能為企業(yè)帶來(lái)什么

---- 圖1、圖2和圖3可以很形象地為我們解釋知識(shí)管理給企業(yè)帶來(lái)的好處。

---- 如果用一句話說(shuō)明知識(shí)管理的作用，就是不斷提高企業(yè)的創(chuàng)新能力、響應(yīng)能力、生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)，如圖4所示。

---- 創(chuàng)新能力: 在以技術(shù)和服務(wù)快速變化為特征的商業(yè)環(huán)境中，創(chuàng)新是保持長(zhǎng)久競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)勢(shì)的主要源泉。 對(duì)于許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，一個(gè)很重要的問(wèn)題就是如何使員工一起跨越時(shí)間和地理的界限，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、交流思想，共同創(chuàng)造新的思維。協(xié)作技術(shù)有助于發(fā)現(xiàn)和培育新的想法和思維，將人們頭腦中的創(chuàng)造性思維充分利用，從而產(chǎn)生新技術(shù)和新服務(wù)。

---- 快速響應(yīng)能力:企業(yè)不可避免會(huì)遇到各種各樣的突發(fā)事件，而傳統(tǒng)信息管理技術(shù)對(duì)此是無(wú)法解決的。要有效處理突發(fā)事件，最好的資源就是建立專家網(wǎng)絡(luò)，能快速得到所需要的幫助。Lotus的快速響應(yīng)系統(tǒng)能夠檢測(cè)出微弱的潛在趨勢(shì)，并根據(jù)需要調(diào)動(dòng)人力和信息資源對(duì)不測(cè)事件做出有效的反應(yīng)。它讓企業(yè)通過(guò)確定“誰(shuí)、什么、何處及何時(shí)”等諸多要素，迅速協(xié)調(diào)人才和信息資源。

---- 生產(chǎn)效率:知識(shí)管理的一項(xiàng)重要工作在于有效地對(duì)企業(yè)信息加以文檔化、分類和傳遞。任何企業(yè)都愿意挖掘出存在于人和系統(tǒng)中的信息內(nèi)容和專家技能，并為日常決策提供幫助并從中獲益。生產(chǎn)效率取決于把創(chuàng)造的知識(shí)加以收集和綜合供公司內(nèi)部和外部其他人再利用的程度。所以生產(chǎn)效率是獲取和共享最佳實(shí)踐和信息，得到需要的知識(shí)幫助，以便縮短查找信息的時(shí)間和避免重復(fù)勞動(dòng)引起的知識(shí)浪費(fèi)。

---- 技能素質(zhì):一個(gè)公司要保持它的競(jìng)爭(zhēng)能力就必須提高新員工和現(xiàn)有員工的技術(shù)水平。新員工不僅需要學(xué)習(xí)新的技能，還要懂得“做事情的方法”；現(xiàn)有員工要不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和提高技能，得到“終身教育”。為此，他們要盡可能多地閱讀內(nèi)容，參加“在職”培訓(xùn)，通過(guò)Web瀏覽課程，接受企業(yè)的知識(shí)，提高自己的技能素質(zhì)。一個(gè)學(xué)習(xí)型的企業(yè)就是成功的知識(shí)管理應(yīng)用范例。

圖1
---- 在圖1中，右側(cè)顯示為企業(yè)員工，左側(cè)顯示企業(yè)擁有的信息內(nèi)容?？梢钥闯? 知識(shí)的表現(xiàn)形式分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中的，已經(jīng)表述出來(lái)的結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的信息內(nèi)容（即圖中左側(cè)顯示）。隱性知識(shí)是指專家和知識(shí)員工頭腦中具有的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、思想和思維方法，我們將其稱之為“專家技能”（即圖中右側(cè)顯示）。圖中顯示的企業(yè)信息雜亂無(wú)章，彼此間沒(méi)有任何聯(lián)系。如果員工需要從浩瀚的信息海洋中尋找到所需要的內(nèi)容，或了解誰(shuí)是此方面的專家，簡(jiǎn)直無(wú)從下手。

圖2
---- 圖2顯示了把信息內(nèi)容與專家技能結(jié)合起來(lái)，并轉(zhuǎn)化為提高生產(chǎn)力的應(yīng)用，這是兩種知識(shí)緊密聯(lián)系的過(guò)程。通過(guò)協(xié)作和企業(yè)培訓(xùn)傳遞這些知識(shí)，讓整個(gè)組織能有效利用知識(shí)，建立知識(shí)門戶和快速響應(yīng)系統(tǒng)。

圖3
---- 圖3可稱之為“知識(shí)地圖”。員工可以借此找到所需要尋找到的信息；隨時(shí)發(fā)現(xiàn)誰(shuí)是相關(guān)問(wèn)題的專家并與之交流；哪些信息內(nèi)容使用率最高，并得到信息彼此之間的鏈接關(guān)系，從而使知識(shí)形成完整的、條理化的體系結(jié)構(gòu)，而且這一切都是自動(dòng)生成、自動(dòng)維護(hù)的。

圖4