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誰將成就“扁平化”?無錫威孚選擇協(xié)同平臺(tái)
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與眾多期待扁平化的企業(yè)一樣,無錫威孚汽車柴油系統(tǒng)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“威孚”)也面臨同樣的問題。作為一家擁有半個(gè)世紀(jì)歷史的汽車配件生產(chǎn)企業(yè),威孚已成長(zhǎng)為一家以國有資產(chǎn)為投資主體的大型多元化企業(yè).....- 簡(jiǎn)化的管理和高效的應(yīng)用:集中授權(quán)和分級(jí)管理,不僅簡(jiǎn)化了公司IT管理的工作量,而且方便IT用戶更好地應(yīng)用各種應(yīng)用系統(tǒng);
- 流程成就協(xié)同:科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒炭刂拼俪闪藷o紙辦公,強(qiáng)化了不同區(qū)域的員工間的協(xié)同工作能力,提高了整體的工作效率;
- 集中、個(gè)性化的數(shù)據(jù)展示:個(gè)性化的數(shù)據(jù)表現(xiàn)方式,充分發(fā)揮了信息在商業(yè)決策中的作用,同時(shí)消除了彼此獨(dú)立的應(yīng)用平臺(tái)帶來的應(yīng)用孤島現(xiàn)象。
Thomas L. Friedman在他那本風(fēng)靡全球的著作《世界是平的》中談到:“我們坐在屏幕前就可以和紐約、倫敦、波士頓、舊金山的合作伙伴一起進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)話……我們發(fā)現(xiàn)世界正在變得扁平……”。于是,“扁平化”便成為所有商界人事關(guān)注的熱點(diǎn)。
然而與人們期望中的“扁平化”相比,許多企業(yè)的實(shí)際構(gòu)造正變得越來越不扁平:業(yè)務(wù)的拓展使得企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)所分布的區(qū)域越來越廣,而不同的組織結(jié)構(gòu)不僅自身構(gòu)造復(fù)雜,而且彼此間呈嚴(yán)重的分割狀態(tài)。使自己變得越來越扁平,反應(yīng)越來越快速,正成為企業(yè)適應(yīng)新的商業(yè)環(huán)境的最重要手段。
“扁平化”的瓶頸之痛
與眾多期待扁平化的企業(yè)一樣,無錫威孚汽車柴油系統(tǒng)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“威孚”)也面臨同樣的問題。作為一家擁有半個(gè)世紀(jì)歷史的汽車配件生產(chǎn)企業(yè),威孚已成長(zhǎng)為一家以國有資產(chǎn)為投資主體的大型多元化企業(yè)集團(tuán),擁有10個(gè)分公司、6個(gè)全資子公司和4個(gè)控股子公司,并對(duì)多家中外合資企業(yè)和國內(nèi)企業(yè)參股。生產(chǎn)的產(chǎn)品包括汽車、拖拉機(jī)、輪船、工程機(jī)構(gòu)、發(fā)電設(shè)備配套的內(nèi)燃機(jī)噴射系統(tǒng)產(chǎn)品等在內(nèi)的數(shù)十種之多。此外,威孚還從事各類物資進(jìn)出口貿(mào)易、汽配經(jīng)營、房地產(chǎn)開發(fā)等第三產(chǎn)業(yè)。
無錫威孚汽車柴油系統(tǒng)股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱威孚汽柴)是由世界領(lǐng)先的汽車零部件生產(chǎn)商羅伯特?博世有限公司和無錫威孚集團(tuán)合資組建的。公司注冊(cè)資金為2億美金。無錫威孚汽車柴油系統(tǒng)股份有限公司是兩家集團(tuán)進(jìn)一步擴(kuò)大合作的成果,也是博世柴油系統(tǒng)在德國以外最大的投資項(xiàng)目。
在威孚的機(jī)構(gòu)如同滾雪球一般越來越大的同時(shí),集團(tuán)的外部機(jī)構(gòu)離決策的核心區(qū)域越來越遠(yuǎn),日常辦公事務(wù)的腳步也越來越遲緩,集中體現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面:
信息跟進(jìn)不及時(shí),企業(yè)決策缺乏有力支持 每天從各部門分支機(jī)構(gòu)提交過來的信息鋪天蓋地,而因缺乏有效的信息處理手段,一方面許多信息得不到有效、及時(shí)的應(yīng)用;另一方面,決策者因得不到有效的信息支持,而無法做出精準(zhǔn)的決策。
威孚汽柴作為與德國合資企業(yè),在做事方式上也秉承了德國人的認(rèn)真、謹(jǐn)慎的做事原則,他們?cè)诓少徃鱾€(gè)項(xiàng)目時(shí)都是非常挑剔和謹(jǐn)慎的,對(duì)于選擇辦公化系統(tǒng)更是慎之又慎。幾年前,他們實(shí)施了SAP系統(tǒng),這套系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域里是非常權(quán)威的,然而,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整,SAP已經(jīng)不能跟上企業(yè)現(xiàn)今的發(fā)展。首先,SAP不具備擴(kuò)展的功能,無法跟上企業(yè)日漸加快的腳步;其次,如果擴(kuò)展,需要供應(yīng)商的二次開發(fā),且價(jià)格昂貴,超出企業(yè)先前的預(yù)算;第三,SAP系統(tǒng)只能供自己內(nèi)部人使用,如果總部要查看都要內(nèi)部人進(jìn)去找數(shù)據(jù)提供給總部,不能與總部或其它兄弟公司整合,無法共享……
總之威孚汽柴急需要一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)他的需求,并且這個(gè)平臺(tái)必須具備擴(kuò)展功能,在今后企業(yè)的發(fā)展中能夠隨時(shí)提供需求。
系統(tǒng)的應(yīng)用和管理不能整合 集團(tuán)的各種應(yīng)用系統(tǒng)的類目越來越多,各種系統(tǒng)獨(dú)自授權(quán),不僅讓應(yīng)用系統(tǒng)的人必須記住數(shù)不清的賬戶和密碼,還因缺乏統(tǒng)一的身份認(rèn)證和管理,致使非法入侵事故頻發(fā),引起各種安全隱患。
辦公環(huán)節(jié)復(fù)雜 集團(tuán)內(nèi)部的辦公流程缺乏統(tǒng)一規(guī)劃,致使跨機(jī)構(gòu)的文檔的流通路線迂回曲折,辦公效率低下。
信息缺乏共享,可利用程度低 各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)間彼此獨(dú)立,來自不同系統(tǒng)的信息不能被直觀地展現(xiàn)給終端用戶,從而讓這些信息無法充分發(fā)揮作用。
可以預(yù)見,威孚的業(yè)務(wù)還將繼續(xù)迅速地?cái)U(kuò)張,如果這些問題得不到有效解決,威孚的機(jī)構(gòu)將朝更臃腫的趨勢(shì)發(fā)展,扁平化也只是一句口號(hào)而已。
協(xié)同平臺(tái)成就“扁平化”企業(yè)
什么能跨越地域的限制,將分布在各地的員工組織起來協(xié)同工作?顯然,只有借助信息化技術(shù)來構(gòu)造企業(yè)的協(xié)同平臺(tái),以此來拉近人們之間的距離,是威孚的組織結(jié)構(gòu)首先在邏輯上扁平起來。
意識(shí)到這一點(diǎn),威孚便結(jié)合集團(tuán)當(dāng)前最迫切的需求,對(duì)集團(tuán)的協(xié)同平臺(tái)提出了構(gòu)思:
◆ 基于LADP(Light Access Directory Protocol)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)集團(tuán)的信息用戶進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)證和管理,實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)的“一站式”登錄;
◆ 構(gòu)造企業(yè)門戶,為不同級(jí)別的信息用戶提供個(gè)性化服務(wù):既包括針對(duì)高層的“總裁門戶系統(tǒng)”,又包括針對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的“分級(jí)門戶”;
◆ 在協(xié)同平臺(tái)中固化一套科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的辦公流程,以此來消除冗雜環(huán)節(jié),提高辦公效率;
◆ 基于靈活、機(jī)動(dòng)的即時(shí)通信機(jī)制,為跨地域的協(xié)同工作創(chuàng)造條件;
◆ 創(chuàng)造一個(gè)個(gè)性化的數(shù)據(jù)展示平臺(tái),讓隱匿在各應(yīng)用系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能以最直觀的形式展現(xiàn)出來,從而充分發(fā)揮其效用。
威孚企圖以這樣一套完備的平臺(tái)為依托,將不同層面的員工組織起來,拉近他們之間的距離,通過有效的信息溝通和共享來實(shí)現(xiàn)扁平化。
當(dāng)然,構(gòu)造這么一個(gè)龐大的平臺(tái),不僅要滿足企業(yè)當(dāng)前的需要,還必須著眼于未來企業(yè)對(duì)新功能的需求;同時(shí),威孚現(xiàn)有的操作平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)的構(gòu)造非常復(fù)雜,協(xié)同平臺(tái)要實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的集成和信息的共享。因此,構(gòu)造這個(gè)協(xié)同平臺(tái)還必須考慮開放性、安全性和功能可擴(kuò)充性等一系列因素。
綜合考慮這些因素,威孚對(duì)主流協(xié)同平臺(tái)解決方案供應(yīng)商進(jìn)行全面考察。而這其中,智聯(lián)騰華協(xié)同系統(tǒng)的穩(wěn)健、高性價(jià)比(豐富的Portlets讓用戶能快速部署各種功能的應(yīng)用)、支持開放性標(biāo)準(zhǔn)等給威孚留下深刻印象,加之智聯(lián)騰華軟件技術(shù)有限公司在協(xié)同軟件領(lǐng)域的聲望,堅(jiān)定了威孚選擇智聯(lián)騰華協(xié)同系統(tǒng)作為其內(nèi)外部郵件系統(tǒng)和協(xié)同平臺(tái)的決心。
循序漸進(jìn),協(xié)同平臺(tái)日趨堅(jiān)固
威孚的協(xié)同工作平臺(tái)項(xiàng)目于2006年正式啟動(dòng),重點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的基本需求,構(gòu)建的項(xiàng)目包括:基礎(chǔ)協(xié)同平臺(tái)以及統(tǒng)一目錄認(rèn)證環(huán)節(jié),整合到辦公門戶系統(tǒng)中的郵件系統(tǒng),管理門戶系統(tǒng),集信息發(fā)布、文檔管理、會(huì)議管理、在線溝通、團(tuán)隊(duì)空間等于一體的辦公類應(yīng)用,質(zhì)管部、產(chǎn)品部和人力行政部的子門戶系統(tǒng)等多個(gè)功能模塊。
此前,威孚在兩個(gè)方面與協(xié)同平臺(tái)之間存在巨大的差距:一是先前的用戶管理系統(tǒng)各自為政,并不遵循LADP協(xié)議,這為統(tǒng)一的用戶認(rèn)證和管理造成了障礙;二是威孚各地的分支機(jī)構(gòu)缺乏一套規(guī)整的辦公流程,從而難以將不同部門間的辦公流程進(jìn)行端到端的對(duì)接。
針對(duì)這兩方面的問題,智聯(lián)騰華做了充分的前期工作,包括用戶需求調(diào)研,以及根據(jù)調(diào)研情況的流程梳理、歸并。在此基礎(chǔ)上,僅僅用了一個(gè)月的時(shí)間,項(xiàng)目就順利上線。
有了前期工作積累的經(jīng)驗(yàn),威孚乘勝追擊,快速啟動(dòng)了二期項(xiàng)目。二期項(xiàng)目除了繼續(xù)完善一期留置的一些子門戶系統(tǒng)外,集中做了三件事情:
其一,將多應(yīng)用系統(tǒng)整合到統(tǒng)一門戶中來,特別是實(shí)現(xiàn)了對(duì)erp系統(tǒng)視頻教程的整合,在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了不同系統(tǒng)間的信息整合,為信息共享創(chuàng)造了條件。
其二,構(gòu)建數(shù)字儀表板。不同的終端用戶對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的理解能力存在差異,如果不能將隱匿在應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直觀地展現(xiàn)出來,那么它只是一堆占用寶貴存儲(chǔ)資源的冗碼。所以,數(shù)字儀表板就是為了更好地開發(fā)利用數(shù)據(jù)資源。
其三,開發(fā)總裁門戶,加強(qiáng)信息的精細(xì)化應(yīng)用,使整體化辦公流程更流暢。
至此,一個(gè)堅(jiān)固、多功能、承載多任務(wù)的協(xié)同平臺(tái)業(yè)已構(gòu)成。
協(xié)同盡顯扁平化
或許時(shí)間和空間正在將人們之間的絕對(duì)距離越拉越大,但現(xiàn)代化的協(xié)同工具又將人們拉到一個(gè)觸手可及的虛擬空間。而這些,威孚的員工從上到下每天都在切身感受。
場(chǎng)景一:直入主題,總裁辦公輕松應(yīng)對(duì)
如果將信息比喻成一個(gè)洋蔥,那么居于頂端的決策人員所需的當(dāng)然是處于“洋蔥”內(nèi)核的、價(jià)值含量最高的精細(xì)信息。在總裁辦公門戶的導(dǎo)引下, 威孚的高層無須再將時(shí)間浪費(fèi)在“剝洋蔥”上了,因?yàn)檎宫F(xiàn)在他們面前的是經(jīng)過提煉了的、實(shí)時(shí)的、全面的信息,他們所思考的是如何基于這些信息做出更精準(zhǔn)的決策。
場(chǎng)景二:“一站式”登錄,輕于管理,重于效率
對(duì)于系統(tǒng)管理員小L來說,幾個(gè)月前一離職用戶非法入侵核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的事例依然讓他心有余悸。自從采用LADP后,各個(gè)系統(tǒng)的用戶的認(rèn)證和管理工作都統(tǒng)一進(jìn)行,授權(quán)及吊銷權(quán)限的工作都能及時(shí)跟進(jìn),管理工作清晰得一目了然。
而終端用戶小M則是另一種心境,他不用再為混淆不同應(yīng)用系統(tǒng)的賬戶或密碼而苦惱了,他所用做的就是用一個(gè)賬戶和密碼去訪問所有被授權(quán)的系統(tǒng)。
場(chǎng)景三:協(xié)同工作并非要在同一Office進(jìn)行
很難想象,身居不同分公司的兩個(gè)業(yè)務(wù)小組能在公司的協(xié)同平臺(tái)上為一個(gè)項(xiàng)目而展開協(xié)作。“我甚至不知道對(duì)方的性別,但這有什么關(guān)系呢?我們能很好地溝通,并能嫻熟地協(xié)作”,經(jīng)常有員工這樣評(píng)價(jià)自己當(dāng)前的工作狀況。
當(dāng)然,改變遠(yuǎn)不止于此,人們同時(shí)感到的變化還包括:公文的流通不再是遙不可控;人們能輕易地從公司的任何一個(gè)員工那里獲取自己想要的知識(shí),而不用關(guān)心對(duì)方到底位于哪個(gè)分公司;文檔的發(fā)布變得更快捷……
總之,協(xié)同平臺(tái)正在拉近人們的距離,公司真的變得扁平了!
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