文檔管理不是電子文檔管理系統(tǒng)

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在知識管理實施中，許多時候將知識管理過程做成了文檔管理的過程，知識管理的實踐完全圍繞文檔的產(chǎn)生、累積、分類、搜索等進行。

但知識管理不是文檔管理，基于以下幾點：

1、知識分為顯性和隱性，而文檔管理中的對象文檔則是顯性的，文檔管理只關注了顯性知識知識的管理；

2、從顯性知識的角度看，顯性知識可以為文檔、視頻、音頻或者各種形式，文檔不能覆蓋顯性知識的全部；

3、顯性知識可以表現(xiàn)為文檔，但并非所有的文檔都是顯性知識。從文檔管理的角度看企業(yè)里的文檔和知識管理的角度看知識文檔，前者的數(shù)目要遠遠大于后者的數(shù)目，即文檔管理中所管理的對象則包括了數(shù)字、信息、知識，這其實給員工知識的復用造成了很大的困惑：在企業(yè)內(nèi)部陷入“信息爆炸”中，知識被信息淹沒，無法發(fā)揮知識管理的作用；

4、國內(nèi)不少知識管理作的“好”的企業(yè)其實就犯了這樣的錯誤：看看，我知識管理的成果多么顯著，保存了多少多少東西（文檔），但真正利用起來的則很少，而且員工對這樣的知識庫的滿意度很低，達不到知識管理的目的；

5、從IT的角度看，文檔管理系統(tǒng)可以作為知識管理系統(tǒng)的一部分進行知識文檔的管理，但一定要從知識管理的角度去分析這個過程，遵從知識庫建設的五個步驟。

知識庫建設的五個步驟

按照知識管理中心（Knowledge Management Center）的研究和咨詢實踐，知識庫建設必須遵循以下五個步驟：

明晰核心知識 控制知識產(chǎn)出 科學組織知識 促進知識利用 知識庫創(chuàng)新 通過核心業(yè)務分析確定應管理知識領域、類型 誰產(chǎn)出、為什么產(chǎn)出、產(chǎn)出內(nèi)容結構 建立分類詞表、多維度展示知識 利用知識庫使者者智慧，在使用中評估知識 鼓勵知識整合、提煉和創(chuàng)新，持續(xù)提升知識質量

第一步：確定要管理的知識。在任何一個企業(yè)內(nèi)部，都有各種各樣的知識，而在知識管理的實踐中，并非每類類型知識都需要去管理。所以在知識庫建設的初期必須明確要管理的知識類型、其價值在何處，這樣才不至于眉毛胡子一把抓，導致核心知識和外圍知識都無法很好管理的狀況出現(xiàn)。

第二步：確定知識的來源和動力。人是知識的載體，也是知識產(chǎn)生、組織、利用、創(chuàng)新的源泉。在知識庫建設中，必須明晰知識的來源：誰應該產(chǎn)生何種知識，他為什么要產(chǎn)生。如果不能結合組織內(nèi)的每個崗位、流程去分析，那么就很難要求知識共享，在這種情況下即便產(chǎn)出了“知識”，就類似于案例中展示的知識的價值也不能保證。還有一個問題就是員工為什么要共享，這是知識管理的動力問題。

第三步：知識的組織。如何將產(chǎn)生出來的知識進行整理、系統(tǒng)化、合理的分類和提供檢索工具才能方便人們自如的獲?。吭诠ぷ髦挟a(chǎn)生出來的知識我們經(jīng)常稱作“知識碎片”，大都是不系統(tǒng)、零散的，在知識的組織階段也需要做“知識碎片”的系統(tǒng)化工作。在案例中，論壇產(chǎn)生的信息和“知識碎片”到底有多少可用性，是一個值得考慮的問題。在知識管理中心（Knowledge Management Center）的咨詢實踐中，我們的方法是：對于社區(qū)、論壇等產(chǎn)出的“碎片”需要先進行第一步的處理，類似于BBS的精華區(qū)分類、整理，然后再經(jīng)過知識的入庫流程，加入審核、標準化的工作才能加入知識庫。知識的分類在下面會詳細的說明。

第四步：知識的利用。知識本身沒有價值，只有被利用的知識才能發(fā)揮作用。我們經(jīng)常見到有許多“宏偉”的知識庫，但是從來沒有人去用。在案例中導致知識不能被充分利用的原因，除了知識本身是“知識碎片”外，還有一個重要的原因是這些知識根具體的業(yè)務是無關的、分離的、“兩張皮”的，要解決這個問題需要在第二步做知識的產(chǎn)出分析的同時做知識的利用分析，從知識使用者的角度去分析他們的具體需求：為完成某個工作，需要哪些知識、這些知識該如何表達和傳遞。

第五步：知識的創(chuàng)新。創(chuàng)新并不神秘，只有創(chuàng)新才能贏得持續(xù)的競爭優(yōu)勢，而所有的業(yè)務、管理、技術創(chuàng)新第一步都是先要有知識創(chuàng)新。在知識原料的基礎上，根據(jù)需求做知識分析和推理，就是CEO陳嘯濬設想的“還有一些側重于分析，側重于進一步深化整合我們資源的拓展功能”，但由于上海頂訊網(wǎng)絡的知識質量和組織都存在問題，這一步很難實現(xiàn)。