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提高員工士氣的五個IT項目實例
1. 比薩餅、炸面圈、幽默和警告
Dilbert Tom:在我早期的IT職業(yè)生涯工作中,曾接觸到一位優(yōu)秀的經(jīng)理。當(dāng)一項"幾乎不可能完成"的任務(wù)擺在整個團隊面前時,經(jīng)理認識到在非常短的時間內(nèi)團隊很難使用太多的規(guī)范從事開發(fā)工作;這位經(jīng)理在隨后的工作中設(shè)計了一種"系統(tǒng)下的附屬系統(tǒng)",通過使用最少的標準和規(guī)范進行專業(yè)化程序的開發(fā)。利用這種系統(tǒng),我們的團隊能夠把一個龐大項目拆分成5個項目同時進行開發(fā),各自完成其獨立任務(wù),這花費原來時間的20%.顯然,這是行之有效的一條捷徑并能迅速突破時間限制的瓶頸。
正是這件事讓我學(xué)習(xí)到,如何在白天工作中采取變通的方法更迅速地完成工作。同時,夜間為配合團隊的整體工作進展只讓少數(shù)員工隨時待命,進行一些修復(fù)和重新啟動工作(通過電話聯(lián)系,確保能夠隨時掌握項目進度)。
2. 新技術(shù)產(chǎn)品
David Ford:公司重新改組后難免會出現(xiàn)"士氣低落"的現(xiàn)象,在此期間,管理應(yīng)該集中于如何激發(fā)員工的士氣方面。我們公司在解決這個難題時,采取了一種穩(wěn)定人心的做法,他們購買了一種結(jié)合PDA和移動電話的通訊工具發(fā)放給每名在職員工。于我而言,利用這個工具不僅能進行尋呼(比如公司方面的呼叫),滿足私人移動電話的需要,而且能夠方便地使用PDA的各項功能。由此可見,新技術(shù)產(chǎn)品確實能夠博得人們的喜愛。了解并滿足員工的實際工作需要,將更有效地激發(fā)員工的士氣。
3. 咖啡和談話
Bvitale:為提高員工士氣,我們設(shè)法在工作環(huán)境中營造出一種"Espresso Social"的氛圍。每隔四周或六周,辦公樓的每個人都成為我們邀請的客人。下午三點下班以后,大家聚集在一起品嘗咖啡糕點并友好地交談。這種活動每次大概持續(xù)30分鐘。由于辦公樓大廳的空間不足,我們將活動設(shè)立在走廊附近。為表示對人們的尊重,每次活動通常都有預(yù)先的計劃和安排,比如針對不同節(jié)日、民族團體、或取得的成就舉行慶祝?;顒又胁粫r穿插演奏不同的音樂,包括:古典樂、爵士樂、酒會音樂、意大利音樂、西班牙音樂、德國音樂、印度音樂等等。在這種愉快的氛圍下,我們還經(jīng)常將一些富有感染力的事情引入活動中,例如慶祝中國的傳統(tǒng)中秋節(jié),以及每年舉辦一次烘烤比賽和攝影比賽。
人們通過瀏覽我們的網(wǎng)頁可以觀看到聚會活動的相關(guān)照片。一張新照片上傳到網(wǎng)上只需花費20秒鐘的時間。同時,我們在網(wǎng)頁上公布了一個電話號碼,便于人們打電話詢問是否有新照片的更新。每30秒鐘瀏覽器會推出新的圖片。利用這個簡單的系統(tǒng),可以使那些不熟悉多媒體視頻會議(Video Conference)的用戶也能參與到我們活動中來。
從我自身來說作為公司IT部門的一員,在參加公司舉辦的"Espresso Social"活動后,我明顯地感受到活動所帶來的深刻影響,我們整個部門的士氣都顯得煥然一新。活動結(jié)束后,每個人精神振奮地回到自己的工作崗位,并以更好的狀態(tài)和心情投入工作。
4.激勵機制
Tom Carlisle:有效地激勵人們的工作熱情并非我的首創(chuàng)觀點,我從內(nèi)布拉斯加州奧馬哈市的Bruce Botkin那里學(xué)習(xí)到一些實用技巧:首先購買一輛玩具卡車或拖拉機和一輛玩具賽車,然后向你的全體員工宣布相關(guān)規(guī)則:"只有一名員工會有資格獲得這輛賽車,這是作為他良好工作業(yè)績、不懈努力和樂于助人的一種贊許和嘉獎。這輛賽車將放置在獲獎?wù)叩霓k公桌上,直到大家想要將它授予另一名有資格接受這項殊榮的人。此外,在頒發(fā)這輛賽車時,獲獎?wù)邔⑾蛉w員工分享他的成功經(jīng)驗。"
盡管都是玩具,但授予卡車的意義和授予賽車的意義并不相同。卡車必須由新的接受者親自從目前擁有者的辦公桌上取下,并放置在自己的辦公桌上。授予某個人卡車的標準,意味著他的工作出現(xiàn)了問題或錯誤,暗示著需要用一輛卡車來激發(fā)他的智慧和才能。同樣,當(dāng)新的接受者從他的前任那里拿走卡車并放置在自己辦公桌上時,他需要向全體員工陳述自己的失誤并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。需要注意的是,卡車的授予只能是通過自我提名方式進行,目的是激發(fā)員工勇于承認錯誤和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。
概括地來說,通過授予賽車和卡車的方法可以讓員工們獲得兩方面的寶貴經(jīng)驗:首先,授予賽車能夠激勵員工之間相互督促、相互學(xué)習(xí)的良好風(fēng)氣;其次,卡車的授予則能鼓勵員工們保持開闊的心胸和誠實的態(tài)度,并且?guī)椭渌藦淖约旱氖≈形〗?jīng)驗教訓(xùn)。
5. 榮譽獎勵
Prefbid II:在過去幾年中,我們公司設(shè)立了一個專門的"榮譽"計劃。公司的任何一名員工或客戶都可以填寫并投出一張選票,注明他們認為值得表揚的某個人。選票最終由兩名經(jīng)理負責(zé)做出公正的統(tǒng)計,然后將其結(jié)果公告給所有員工。被推選出的優(yōu)秀員工將獲得一張支票作為獎勵。如果一名員工在一年中多次勝出,那么他將有資格獲得公司每年度設(shè)立的一項最高金額的獎勵。
最初,榮譽這項獎勵制度并未受到領(lǐng)導(dǎo)層的重視。公司的重大獎勵往往是通過提供旅游、電腦等方式進行。直到CIO建議管理者設(shè)立一些更有意義獎勵項目。公司隨后實施的獎勵計劃中,不再局限于只提供1000美元的旅行和電腦。一些與人們?nèi)粘I钕⑾⑾嚓P(guān)的事物被引入到獎勵機制中,如:時鐘、冷卻器、熱水瓶等等。
此外,在執(zhí)行新的獎勵計劃中還遵守一條重要規(guī)則:管理者不具備提名的資格。這是為了有效確保實際的榮譽獎勵不會影響到領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平。這項獎勵計劃不足之處在于,卡片太小而且必須用手寫填寫選票。
當(dāng)同事們獲得選票時,他們的欣喜和滿足往往使其他人深受震撼。我也投出過許多選票,讓我感到驚訝的是,當(dāng)那些平時一貫保持穩(wěn)重或缺乏活力的人們得到一張選票時,他們能夠?qū)⑦@種喜悅延續(xù)很長時間。這像是在一場游戲中觀看某人大叫"Bingo"一樣感到刺激。必須承認當(dāng)?shù)弥狢IO對我投出了一張選票時,同樣令我驚喜若狂(因為我作為一名主管本不應(yīng)該得到推選,然而CIO顯然忽略了這一規(guī)則而將選票投給我。這意味著我的工作得到了他的認可和贊賞)。
對于項目經(jīng)理來說,實施這種獎勵計劃并不適合。因為大多數(shù)項目經(jīng)理的工作是分配任務(wù),這將限制管理者對他們的工作進行評定。因此,評價項目經(jīng)理工作業(yè)績和榮譽的重要標志,取決于他們是否能與其他部門良好配合并順利完成項目任務(wù)。
舉例來說:我們公司前不久并購了一家相當(dāng)大的競爭伙伴,我的工作是將IT基礎(chǔ)設(shè)施進行合并和統(tǒng)一。盡管我一再安撫這家公司的職員不必擔(dān)心被解雇的問題,但事實上并不能減輕他們的顧慮。與此同時,CEO將一些合并方面的重要任務(wù)分配給我們。大家敏感地認為這似乎預(yù)示著將面臨一個重要的轉(zhuǎn)折。正如在所有項目中都存在情況一樣,出現(xiàn)一次嚴重的錯誤就可能導(dǎo)致所有工作受到影響。人們相互推諉并指責(zé)對方的過錯,竭力避免自己被看作是錯誤的制造者。通過大量地施加壓力,最終我們修正了錯誤并按時完成了項目。然而,由于部門之間彼此認為應(yīng)該由對方來承擔(dān)錯誤責(zé)任,由此滋生出的不滿和敵意情緒不得不令人感到擔(dān)憂。
對于這種情形,我認為自己必須做點力所能及的事來緩和沖突。畢竟,我們還需要至少一年的時間共同致力于合并工作的開展。于是,我召集手下的項目管理人員坐在一起,每人推選出一位他們認為有資格獲得榮譽獎勵的員工,包括合并后的公司里所有參與項目工作的職員,以及被并購公司里所有為項目完成提供過幫助的非IT人員。隨后,我們對接近80張的選票進行了統(tǒng)計。
通過這種做法,我們很快收到了令人感到滿意的效果。員工之間相互指責(zé)和敵對態(tài)度發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變,甚至開始主動要求負責(zé)團隊的工作,他們的相互合作和共同努力使團隊順利地完成了接下來任務(wù)。(cweek)
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