協(xié)同之路

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協(xié)同軟件因其理念新穎、應(yīng)用廣泛、緊密貼合當(dāng)前企業(yè)管理需求、投資小見效快等特點而迅速成為了信息化領(lǐng)域里的最大熱點之一。

從2006年至今年，協(xié)同成為一個頻頻出現(xiàn)的詞語。

協(xié)同泛指組織中多人共同完成同一事務(wù)的行為方式和過程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)，協(xié)同軟件是對組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理的軟件。它有三個顯著的特征：第一是以“人”為中心，以“人”為根本的元素和出發(fā)點來設(shè)計和構(gòu)造應(yīng)用；第二是以“組織行為”為管理根本，即對組織行為中的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進(jìn)行管理；第三是以管理組織中占信息總量80％的“非結(jié)構(gòu)化”信息為重點。

市場明星

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的建設(shè)飛速發(fā)展，使城市之間的干線速度都已經(jīng)達(dá)到10G以上，這為協(xié)同應(yīng)用提供了通路保障。同時，基于XML信息交換技術(shù)，以Web Service為基礎(chǔ)應(yīng)用的整合技術(shù)，以及基于互聯(lián)網(wǎng)的Portal、IM、搜索等系列標(biāo)志性技術(shù)的成熟，為協(xié)同軟件的實用化、產(chǎn)品化、平臺化奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。

有分析機(jī)構(gòu)預(yù)測，2006~2010年，中國協(xié)同軟件市場將以21.2%的年均復(fù)合增長率增長。市場規(guī)模將從2005年的10.37億元增長到2010年預(yù)期的27.12億元。協(xié)同軟件市場具有如此巨大的發(fā)展?jié)摿?，包括IBM、微軟、Oracle、思科、SAP、用友致遠(yuǎn)、泛微、復(fù)旦協(xié)達(dá)等國內(nèi)外軟件廠商紛紛發(fā)布自己的協(xié)同軟件戰(zhàn)略、解決方案和相關(guān)產(chǎn)品，以期搶得市場先機(jī)。

協(xié)同軟件有不同的流派，各廠商都是以自身的優(yōu)勢為出發(fā)點制定協(xié)同策略。像SAP就是使其erp系統(tǒng)具有協(xié)同性，再增強(qiáng)交互性。微軟推出了Office System的協(xié)同解決方案，主要基于其Office、門戶服務(wù)器SharePoint Server、項目管理服務(wù)器Project Server以及Exchange的整合。思科則推出了“統(tǒng)一通信應(yīng)用”的軟硬一體化方案。

從表現(xiàn)形式來劃分，協(xié)同軟件可以分為：協(xié)同工具軟件、協(xié)同平臺軟件和協(xié)同應(yīng)用軟件三種類型。

協(xié)同工具軟件是指可獨立運行、功能相對單一、應(yīng)用非常簡便的輔助工具型軟件。例如：電子郵件系統(tǒng)軟件、即時通信系統(tǒng)軟件、視頻會議系統(tǒng)軟件等。

協(xié)同平臺軟件具有協(xié)同化的技術(shù)和應(yīng)用架構(gòu)，包括開發(fā)工具、應(yīng)用中間件、開發(fā)環(huán)境等，是可以讓獨立軟件開發(fā)商或最終用戶在此基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)同應(yīng)用開發(fā)的平臺性軟件。其主流代表有：IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技術(shù)平臺三大技術(shù)流派。在協(xié)同平臺軟件領(lǐng)域，國外廠商占據(jù)絕對的優(yōu)勢。

協(xié)同應(yīng)用軟件是提供給團(tuán)隊組織用于實現(xiàn)協(xié)同化管理的最終應(yīng)用軟件。它面向應(yīng)用，既要符合團(tuán)隊組織共同的協(xié)同應(yīng)用特征，又要滿足個性化的協(xié)同管理需求。國內(nèi)大部分協(xié)同軟件都是此類產(chǎn)品。

協(xié)同平臺軟件和協(xié)同應(yīng)用軟件是協(xié)同市場的拳頭產(chǎn)品。協(xié)同平臺軟件可以提供靈活、功能強(qiáng)大的二次開發(fā)；協(xié)同應(yīng)用軟件則可快速實施，以較低成本滿足用戶需求。

2006年，協(xié)同平臺軟件在整體份額中下降了5.2%，而協(xié)同應(yīng)用軟件則上升了5.2%，雙方的差距進(jìn)一步縮小。據(jù)預(yù)測，2007年協(xié)同應(yīng)用軟件的市場份額將首次超過協(xié)同平臺軟件，成為市場的絕對主流。將有更多的用戶選擇協(xié)同應(yīng)用軟件而不是協(xié)同平臺軟件。中小企業(yè)和政府將成為推動協(xié)同市場發(fā)展的主要力量。

協(xié)同軟件正從早期方案定制開發(fā)向產(chǎn)品化、標(biāo)準(zhǔn)化交付發(fā)展。同時，基于ASP的新型服務(wù)模式也將出現(xiàn)。在較長的時間內(nèi)，這三種商業(yè)模式會并存，產(chǎn)品化的模式將成為市場主力。對于ASP服務(wù)模式，用友致遠(yuǎn)常務(wù)副總經(jīng)理張屹認(rèn)為，目前中國協(xié)同軟件市場方興未艾。主要用戶還是大中型企業(yè)，而ASP模式主要針對低端市場，所以，在三年內(nèi)不會快速發(fā)展。

協(xié)同離不開工作流

協(xié)同軟件的核心是工作流（Workflow）。

工作流是指工作的次序、步驟等工作過程，常常被稱為工作流程，工作流管理有時也被稱為業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM）。從20世紀(jì)80年代后期，很多學(xué)者開始把工作流管理放到一個更廣泛的意義上來闡述。為了區(qū)別于生產(chǎn)管理中的“流程”概念，“業(yè)務(wù)流程” 的說法開始流行。工作流能夠使工作事務(wù)在多人之間有效流轉(zhuǎn)，帶來協(xié)同應(yīng)用效果，從而占據(jù)了協(xié)同軟件的“核心”地位，也成為協(xié)同軟件驅(qū)動各項應(yīng)用步驟與程序的引擎。

工作流的概念主要包括了流動（Flow）和過程（Process），即“流”、“程”，分別從動態(tài)和靜態(tài)的角度來闡述流程。目前，工作流的內(nèi)涵和外延有了進(jìn)一步縱深發(fā)展，它幾乎滲透了管理的每一個環(huán)節(jié)：收文、發(fā)文等公文管理工作流；請示、匯報等行政管理工作流；客戶報備、回訪等客戶管理工作流；技術(shù)評估、新產(chǎn)品組合原則、產(chǎn)品上市策劃等產(chǎn)品項目工作流；服務(wù)體驗、投訴處理等服務(wù)工作流；人員招聘、入職、培育、考評等工作流；知識入檔、調(diào)用等知識管理工作流；預(yù)算、審核、報銷、信用評估、風(fēng)險控制等財務(wù)管理工作流……在實際工作中，“流程”也成為管理者提及率最高的管理內(nèi)容之一，甚至可以說：工作流無處不在。在經(jīng)營中，任何一項戰(zhàn)略、計劃的實施，都有其有形或無形、有意或無意的相應(yīng)操作流程。

復(fù)旦協(xié)達(dá)首席軟件架構(gòu)師馮宏衛(wèi)介紹，協(xié)同管理的難點包括：

● 管理過程無法監(jiān)控，執(zhí)行結(jié)果不能及時反饋，如何提高工作效率和管理執(zhí)行力？

● 日常管理涉及人、財、物、產(chǎn)、供、銷的方方面面，如何簡化復(fù)雜管理，以利于計算機(jī)將工作自動化處理？

● 同一人員在不同工作中擔(dān)任不同角色，如何通過統(tǒng)一的信息入口掌握和執(zhí)行所有任務(wù)？
而工作流能夠解決這些問題，做到：

● 圖形化顯示管理進(jìn)展情況，執(zhí)行結(jié)果立即反饋，掌握組織、決策、業(yè)務(wù)三大流程，顯著提升工作效率和管理執(zhí)行力；

● 有效分解日常事務(wù)，將復(fù)雜的各項管理理順為任務(wù)在多人間的有序流轉(zhuǎn)，將職能管理變?yōu)榱鞒坦芾?，利用計算機(jī)自動化處理人、財、物、產(chǎn)、供、銷等各項工作；

● 工作流中任務(wù)處理人員可以按“人、職務(wù)、角色”動態(tài)指定。處理者通過一個“門戶”了解所有待辦事宜，業(yè)務(wù)處理只與內(nèi)容有關(guān)，而操作方法統(tǒng)一。

實踐表明：工作流無處不在，是管理的重點也是難點，任何管理工作都可以用工作流進(jìn)行描述。

關(guān)于工作流，還有幾個觀點需要明晰：

● 有工作流不一定是協(xié)同軟件。有工作流功能，并不表明是以工作流為核心。像ERP、CRM這些以資源和關(guān)系為核心的管理軟件，管理的目的是資源計劃或者關(guān)聯(lián)關(guān)系，雖然也有工作流，但工作流是輔助性，因此，不是協(xié)同軟件。

● 能設(shè)定流程不一定就是以工作流為核心。只要工作流不是圖形設(shè)定與查看，就不是以工作流為核心。所有的主流工作流協(xié)同軟件，都用圖形化來設(shè)定和查看流程，這樣的工作流才是被操作者掌握的應(yīng)用工具，而不是IT系統(tǒng)管理者的維護(hù)或者開發(fā)工具。

● 工作流比信息網(wǎng)狀更重要。協(xié)同管理中工作流比關(guān)系管理更重要，雖然資源管理和關(guān)系管理都能在一定程度實現(xiàn)協(xié)同，但其本質(zhì)并非是協(xié)同。特別是CRM和ERM（企業(yè)關(guān)系管理），為了實現(xiàn)信息網(wǎng)狀，使工作流占據(jù)從屬地位，其協(xié)同性無法保障。

插上SOA的翅膀

SOA可以簡單地理解為是一個“抽象、松散耦合和粗粒度”的軟件架構(gòu)，它可以根據(jù)服務(wù)請求通過分布式網(wǎng)絡(luò)對松散耦合的應(yīng)用群件進(jìn)行部署、組合和使用。抽象與耦合的軟件技術(shù)思想，成為協(xié)同軟件在應(yīng)用上的重要支撐。

真正的協(xié)同必須從客戶的角度出發(fā)，是基于客戶的需求而不是基于技術(shù)。在激烈競爭的市場環(huán)境下，企業(yè)的管理模式很難固化，當(dāng)企業(yè)要做出一些改動時需要面對巨大的挑戰(zhàn)。同時，隨著信息化建設(shè)的深入，不同應(yīng)用系統(tǒng)之間的功能界限已趨于模糊。目前的協(xié)同軟件，已經(jīng)超出了早期的公文管理等簡單內(nèi)容，參與協(xié)同的事務(wù)不僅包括了行政辦公事務(wù)，還包括了企業(yè)的人、財、物等多項管理事務(wù)。這就要求協(xié)同軟件能夠自動與CRM、HR、ERP等軟件接口。靈活性和數(shù)據(jù)接口的要求，決定了協(xié)同軟件必須采用SOA技術(shù)。

用戶通過調(diào)用SOA的程序服務(wù)，可以建立適合自己的軟件應(yīng)用功能，可以為直接用戶建立起完全個性化的軟件應(yīng)用功能，實現(xiàn)表單的多樣化和角色的動態(tài)化、流程的柔性化，以適應(yīng)深化協(xié)同軟件應(yīng)用和管理變革的需要。SOA因其開放、集成的特性，將推動軟件的開發(fā)和應(yīng)用進(jìn)入一個全新時代，也使協(xié)同軟件因SOA的開放、集成而更加協(xié)同。

移動和安全性也是協(xié)同軟件的發(fā)展方向。目前信息終端應(yīng)用正在全面融合，移動的2.5G技術(shù)已經(jīng)成熟，成為移動應(yīng)用的事實通道。3G移動技術(shù)在中國已進(jìn)入實質(zhì)性的試點應(yīng)用階段，其帶寬的增加，讓協(xié)作更方便。融合了計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的移動設(shè)備將成為個人必備的信息終端，在此載體上的移動協(xié)同應(yīng)用將是管理的巨大亮點，無處不在、無時不在的實時動態(tài)管理將成為現(xiàn)實。

網(wǎng)絡(luò)中存在著巨大的安全隱患，因此，增加安全性也是協(xié)同軟件廠商正在考慮的問題。盡管用戶已經(jīng)有防火墻、反病毒軟件等安全系統(tǒng)，但很難將安全系統(tǒng)和協(xié)同軟件進(jìn)行整合。所以，廠商需要加強(qiáng)協(xié)同軟件的安全性，像用友致遠(yuǎn)就對協(xié)同軟件中傳輸?shù)男畔⑦M(jìn)行加密，解決了傳輸安全問題。

編看編想：什么是好的協(xié)同軟件？

一個架構(gòu)先進(jìn)、采用最新技術(shù)、界面華麗的協(xié)同軟件就是一款好的產(chǎn)品？未必。協(xié)同軟件是以用戶為導(dǎo)向的產(chǎn)品，好用、易用、適用才是協(xié)同軟件的精髓。學(xué)習(xí)成本高、整合過程長的協(xié)同軟件都不是真正讓用戶滿意的好產(chǎn)品。

了解了協(xié)同軟件的評判標(biāo)準(zhǔn)，用戶還要搞清楚自己真正的需求是什么，從而去選擇真正對企業(yè)有價值的協(xié)同產(chǎn)品。CIO既不能憑借個人的技術(shù)愛好選擇協(xié)同軟件，也不能只考慮企業(yè)高層人員的特殊需求，而是要切實掌握企業(yè)的協(xié)同需求。另外，還有一點必須說明，協(xié)同軟件不是萬能的，企業(yè)不能貪大求全，而是要明白哪些可以接受，哪些可以放棄。協(xié)同軟件必須分階段實施，一個階段解決三五個問題即可，“一口吃成個胖子”的這樣想法必然會導(dǎo)致失敗。(CCW-cnw)