檔案管理工作的內(nèi)容以及如何進行檔案管理工作

　　對于一個企業(yè)來說，檔案管理工作很重要，檔案管理主要是服務(wù)于企業(yè)的工作，生產(chǎn)和科研等活動。檔案資料對企業(yè)的工作和生產(chǎn)都具有查考價值。那么檔案管理工作都有哪些內(nèi)容呢?

　　一、人事檔案管理

　　1、人事行政管理部門是人事檔案的管理部門，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、整理、保管和利用。

　　2、因人員調(diào)動，人事檔案需轉(zhuǎn)移時，由專人負(fù)責(zé)辦理，做到安全、保密。

　　3、人事檔案實行專人責(zé)任制，并注意防火、防盜、防潮、防腐。

　　4、嚴(yán)格保密手續(xù)，外單位因工作需要須查閱檔案，須憑介紹信，并經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人同意。

　　5、做好日常人事檔案資料的管理工作，及時完成建檔工作。

　　6、人事檔案要全面反映員工的情況，內(nèi)容主要包括：

　?、俾臍v材料 ②學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料

　　③獎勵材料 ④處分材料

　?、蒌浻谩⑷蚊?、聘用等材料 ⑥其他可供參考的材料

　　二、工程檔案管理

　　1、工程檔案包括：征地文件、批準(zhǔn)文件協(xié)議、設(shè)計任務(wù)書、地質(zhì)資料、承包審批表、許可證、承包合同、工程預(yù)算與結(jié)算、修改、變更聯(lián)系單、施工圖、竣工圖、出售價格表等。

　　2、工程檔案資料由工程部負(fù)責(zé)指定人員收集保管，各種有關(guān)工程質(zhì)量、工程變更單、聯(lián)系單等資料需發(fā)放至各施工單位的由監(jiān)理部門經(jīng)工程部登記領(lǐng)取統(tǒng)一發(fā)放;

　　3、其他資料由行政管理部門保管并登記發(fā)放;

　　4、各部門形成的合同文件等材料必須送行政管理部門備案，其自留保管的合同等資料，保管一年后于次年三月底前向行政管理部門移交歸檔;

　　5、工程竣工后，基建圖紙及有關(guān)文件材料應(yīng)及時立卷歸檔。歸檔的檔案須符合各類檔案的案卷質(zhì)量要求，必須有案卷目錄，需辦理交接手續(xù)的，必須造具移交清單，由交接雙方簽字。

　　三、綜合檔案管理

　　1、綜合檔案包括：公司的文件、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)、教育培訓(xùn)、各類活動資料等材料。

　　2、歸檔的文件資料應(yīng)收集齊全，保持完整性。分類清楚，組卷正確，并劃分保管期限。案卷標(biāo)題簡明確切，卷內(nèi)文件資料排列有條理。拆除金屬物，編好張?zhí)?、填寫卷?nèi)目錄、備考表。裝訂結(jié)實、整齊、美觀、封面整齊清楚，并排列和編制案卷目錄，裱好案卷序號。

　　3、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，離開崗位必須要妥善保管好資料，做到不損毀，不遺失，不泄密，

　　4、因資料文件保管不妥而泄露機密，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。情節(jié)惡劣，給公司造成重大損失的，追究法律責(zé)任。

　　5、需銷毀的文件資料必須嚴(yán)格審查，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后并派專人進行銷毀。

　　6、檔案的借閱

　　(1)確因工作需要查閱文書檔案，須在檔案室查閱，原則上不得外借。外單位需查閱檔案資料，需持介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，才能查閱。如需復(fù)印，須經(jīng)過同意。

　　(2)查閱檔案時，不得隨意涂劃，做記號，保證檔案的原始性。

　　了解了檔案管理工作的內(nèi)容，那么對于如何更好的進行檔案管理，您是否清楚呢?就小編開來，想把檔案管理工作做好，應(yīng)該從以下四個方面來入手。

　　1、先學(xué)習(xí)檔案管理知識，可參考國家檔案管理局的“歸檔文件整理規(guī)則”等文件，當(dāng)然，如果你有自己的方法管理，也可以運用，但一般正式的單位都要按照一定的規(guī)則來進行管理的;

　　2、還要學(xué)習(xí)本部門的個性化檔案管理規(guī)定，一般一個行業(yè)都有自己的檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)、特殊要求的;

　　3、按照學(xué)到的知識做好檔案室的資料整理、歸檔;

　　4、如果要實現(xiàn)電子化管理檔案，還要選一款好的資料管理系統(tǒng)，比如泛普軟件資料管理系統(tǒng)就很不錯，選好了合適的資料管理系統(tǒng)，還要對如何操作軟件進行學(xué)習(xí)才行。

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