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在企業(yè)信息管理系統(tǒng)下建筑工程行業(yè)如何做好材料采購管理
眾所周知,在建筑工程行業(yè)中,材料采購成本是工程建設(shè)施工成本中占比最大的一項,其所涉及的范圍之廣,數(shù)量之大、程序之多是以往傳統(tǒng)現(xiàn)場審計中難啃的硬骨頭之一,往往面臨著如下問題:
(一)價格溝通機制不完善,存在“價格孤島”
目前雖然在大數(shù)據(jù)時代的背景下,但由于地方保護或其他原因,材料采購價格相對來說不透明,尤其是作為建筑工程行業(yè)中砂石料等材料,地方保護較多,往往容易形成價格孤島。
(二)企業(yè)內(nèi)部控制措施不完善,不相容職務(wù)分離未到位
其主要表現(xiàn)為一人兼任多個不相容崗位,重要崗位長期不實行輪崗機制,授權(quán)審批設(shè)置不合理,材料采購權(quán)限過于集中,未根據(jù)業(yè)務(wù)類型和金額大小做相應(yīng)授權(quán),這容易使材料采購成為“一言堂”,有舞弊風(fēng)險。
(三)供應(yīng)商相關(guān)聯(lián)關(guān)系不明
根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招投標法》等規(guī)定。應(yīng)標企業(yè)間存在相關(guān)聯(lián)系是法律禁止的?;诖隧?,前來應(yīng)標的企業(yè)是否存在相關(guān)聯(lián)關(guān)系是審計重點之一,這關(guān)系著材料采購招投標是否存在圍標、串標的可能。尤其在當前,供應(yīng)商中魚龍混雜,大型供應(yīng)商委托他人成立公司等現(xiàn)象頻發(fā),以皮包公司參與招投標,形成圍標、串標,供應(yīng)商間的關(guān)系無法明確知曉。
(四)日常專項審計力量缺失
目前,大多數(shù)企業(yè)(尤其是央企、國企)都成立了紀檢審計監(jiān)督部門,配備了專職審計人員,但是普遍存在人員配備少,審計工作量大的矛盾,尤其是剛成立的部門對材料采購并未有完善的監(jiān)督機制,不能經(jīng)常性對于材料采購進行專項審計,亦不能及時提示材料采購風(fēng)險。
由于建筑行業(yè)工程在建造過程中,有相當多的隱蔽工程,無法同其他材料采購審計一般現(xiàn)場核實材料采購使用量,因此在傳統(tǒng)審計方法下,審計人員一般通過翻閱大量的采購部門留存紙質(zhì)文件材料,或者利用材料采購部門編寫的合同臺賬等,運用Excel工具軟件,使用大量的公式算法來完成數(shù)據(jù)篩選或數(shù)據(jù)歸集,從而發(fā)現(xiàn)審計線索。但在傳統(tǒng)的審計方法下,審計人員無不面臨著數(shù)據(jù)多、耗時長、成效低的窘境,現(xiàn)場審計時間不足、審計覆蓋面窄,審計線索少,審計重點模糊等等,僅僅局限于材料采購當中的某一項或某一流程,無法及時發(fā)現(xiàn)材料采購流程中的弊端,不能合理提出審計建議,達不到審計目的。
想從根本上解決這些材料采購管理難題,可以使用專業(yè)的材料采購管理軟件。泛普軟件工具箱是針對工程施工行業(yè)的,可以幫助企業(yè)解決多個場景的管理難題,其中就包括采購管理問題。
泛普軟件的采購全流程管理工具是針對行業(yè)痛點的供應(yīng)鏈管理方案,高效管理采購、分包、庫存和成本,避免對外付錯錢、避免采購分包糊涂賬。
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