工程項(xiàng)目材料管理過程中應(yīng)注意的四個(gè)問題

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 　　1、指定特定人員進(jìn)行材料采購

　　項(xiàng)目部材料采購人員應(yīng)當(dāng)具體確定，由項(xiàng)目部經(jīng)理授權(quán)特定人員進(jìn)行辦理，無故不要輕易替換，更不能指定多人擁有相同權(quán)限可以同時(shí)辦理。如果指定的特定采購人員臨時(shí)有事或不方便可以由其出具授權(quán)委托書指定別人臨時(shí)代理。這樣做既可以達(dá)到專人管理的井井有條狀態(tài)，又可以避免因諸多人員辦理而導(dǎo)致的無序性，不至于因最終無人能夠完全熟悉或掌握整個(gè)交易的真實(shí)情況而對(duì)我方不利。

　　2、原始點(diǎn)收單一定要保存

　　點(diǎn)收單在項(xiàng)目材料管理中起著非同尋常的作用，它是項(xiàng)目部收取供貨人實(shí)際貨物的最原始的記載憑證，直接反映了雙方交易的真實(shí)情況，是雙方之間是否存在真實(shí)交易情況的最具有說服力的證據(jù)。項(xiàng)目部在對(duì)外交易中，能夠保存原始憑證的一定要予以保留，不要輕易為了好看、整齊而將原始的憑證用電子表格來替換。這樣做既可以保留原始證據(jù)，又可以在發(fā)生糾紛后便于核對(duì)帳目。不至于因沒有原始的證據(jù)材料而無法核實(shí)具體帳目，引起糾紛。

　　3、定期進(jìn)行帳目核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題

　　定期進(jìn)行帳目核查是每個(gè)項(xiàng)目部都應(yīng)當(dāng)重視的問題，尤其是在對(duì)那些種類繁多、數(shù)量龐大的二、三項(xiàng)料的采購中，更要加強(qiáng)帳目核查的力度，確保每一期采購的材料都能和對(duì)方的發(fā)貨單相印證，不會(huì)存在任何問題。如果雙方的記載存在偏差，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查證是供貨方的記載有問題還是我方的記載有漏洞，及時(shí)更正雙方之間記載數(shù)量的偏差。

　　4、保管好公章，并對(duì)使用情況進(jìn)行嚴(yán)格的登記

　　公章代表著公權(quán)力，它對(duì)外代表著一個(gè)企業(yè)。因此，辦公室工作人員在保管、使用公章方面一定要嚴(yán)格按照公章審批手續(xù)，對(duì)公章的使用進(jìn)行嚴(yán)格的登記，防止胡亂加蓋行為的發(fā)生，更要杜絕公章私用和私自外借行為的發(fā)生。

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