信息化管理制度完善困難重重

日常的工作已經(jīng)讓李明磊疲于奔命了。雖然作為CIO，一些具體的事情不需要他本人去做，比如系統(tǒng)參數(shù)的調(diào)整，訂單的排程等，但是IT 管理、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、應(yīng)用開發(fā)、項目管理等工作他還是要一一過問。作為CIO，他需要及時了解業(yè)務(wù)部門的需求和戰(zhàn)略，了解信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，判斷哪些技術(shù)可以用來滿足業(yè)務(wù)部門的發(fā)展需求。也就是要保證信息系統(tǒng)能支撐企業(yè)業(yè)務(wù)的未來發(fā)展。這也是公司CEO和業(yè)務(wù)部門所擔(dān)心。

公司CEO不止一次在他面前表示過對IT戰(zhàn)略能否支撐未來業(yè)務(wù)的關(guān)注。他還記的當(dāng)初讓他負(fù)責(zé)公司ERP系統(tǒng)建設(shè)時，CEO對他說的話：“我們公司上ERP系統(tǒng)呢，并不是想追趕什么潮流，是公司在考慮了當(dāng)前和未來業(yè)務(wù)需求做出的決定。很多國內(nèi)外的公司，使用ERP起到了實效。你懂財務(wù)知識，以后要結(jié)合業(yè)務(wù)，把我們公司ERP切實有效地用起來?！?/P>

在ERP系統(tǒng)建設(shè)過程中，在與業(yè)務(wù)部門多次通氣會上，業(yè)務(wù)部門多次提到對以下問題的擔(dān)心：適應(yīng)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略要求的IT藍(lán)圖是什么;信息系統(tǒng)是否能支撐未來的業(yè)務(wù)定位;在業(yè)務(wù)部門對市場需求和業(yè)務(wù)模式不斷變動，IT系統(tǒng)能否提高前瞻性，驅(qū)動業(yè)務(wù)的創(chuàng)新很不放心;未來的IT系統(tǒng)運(yùn)維需要什么樣的運(yùn)維策略，如何提高IT實現(xiàn)能力?

李明磊心里明白這種擔(dān)心不是沒有道理。ERP系統(tǒng)建設(shè)后，美盛的信息化建設(shè)重點應(yīng)該從系統(tǒng)實施轉(zhuǎn)向以應(yīng)用提升為主，運(yùn)維保障和安全機(jī)制也變得重要起來。但是現(xiàn)在自己的部門確實面臨現(xiàn)實的困難，顯得力不從心：公司多種業(yè)務(wù)模式帶來運(yùn)營觀念上的沖突和管理的復(fù)雜性，也帶來IT建設(shè)和運(yùn)營環(huán)境復(fù)雜性和不確定性;業(yè)務(wù)快速發(fā)展，不斷變化的市場和業(yè)務(wù)導(dǎo)致IT需求不斷增加;但同時業(yè)務(wù)與IT部門的沖突在不斷強(qiáng)化，妨礙了問題的解決。

工作和矛盾交織在一起，使李明磊感到自己的工作越來越難以開展了。想起剛剛上任時，當(dāng)時的信息化建設(shè)是一窮二白，跟電腦房沒什么兩樣，信息化制度也僅限于進(jìn)機(jī)房要換鞋之類十分初級的規(guī)定。隨著信息化建設(shè)的深入，李明磊感到：如果沒有科學(xué)、完善的制度來管理，正常的運(yùn)轉(zhuǎn)就不可能。雖然制度不是萬能的，但離了它也是萬萬不能的。

為此，這些天來李明磊一直在醞釀出臺一套信息化管理制度，現(xiàn)在已形成了一個綱要(見表1)。由于自己也是新媳婦上轎頭一次，至于如何現(xiàn)在的制度分類是否合適和全面，每項制度包括的內(nèi)容是否全面，具體的內(nèi)容如何設(shè)定，他心里沒底。比如，在管治制度這一塊，他希望通過對管治模式、組織架構(gòu)和組織管理制度的設(shè)定，來幫助解決與業(yè)務(wù)部門時常發(fā)生沖突等問題，但不知如何設(shè)定具體內(nèi)容;現(xiàn)在系統(tǒng)運(yùn)維保障和安全變得重要了，怎樣的安全制度才能疏而不露，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行。

李明磊希望制定出來的信息化制度，能幫助他解決目前工作的困境，平息員工心里的不滿。想到這，李明磊繃緊的眉頭稍稍舒緩了一下。但是接踵而來的問題是：誰能幫助他盡快把這套制度制定出來?

希望您幫助李明磊構(gòu)建一套有效的信息化制度，來幫助李明磊解決目前美盛信息化工作所面臨的困境。

制度分類及主要內(nèi)容：
 
信息化管治制度：信息化管治模式、信息化組織架構(gòu)、信息化組織管理制度（職責(zé)、范圍、流程）
 
信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施管理制度：集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)管理制度
 
信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)管理制度：集團(tuán)核心應(yīng)用系統(tǒng)（CAS）應(yīng)用管理制度、集團(tuán)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)管理制度
 
信息化項目建設(shè)與開發(fā)制度：信息化項目建設(shè)與開發(fā)管理
 
信息安全制度：組織與職責(zé)、風(fēng)險評估、策略、合規(guī)管理、風(fēng)險管理和工程管理
 
信息化審計制度：信息化審計意義與框架、信息化審計內(nèi)容及流程和信息化審計相關(guān)部門職責(zé)

王以斌點評

本案例的關(guān)鍵在信息部門和其他部門的認(rèn)識統(tǒng)一上，即表現(xiàn)在溝通的有效性上存在比較大的問題。信息部門沒有了解到業(yè)務(wù)部門真正的需求，而業(yè)務(wù)部門不知道信息部門的工作情況，業(yè)務(wù)部門的人員總是有很多的需求不斷地提出，他們不可能全面地了解到信息部門能不能滿足他們的需求，在實現(xiàn)的同時有什么配套的計劃要他們來完成;而信息部門的人員總是認(rèn)為業(yè)務(wù)部門不懂信息化，所以總覺得自己在不斷地救火，沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，看不到希望。因此，彼此產(chǎn)生了很多懷疑，工作顯得比較被動。

作為信息部門主管的CIO，工作既要符合CEO制訂的戰(zhàn)略規(guī)劃，又要起到承上啟下的作用，將戰(zhàn)略層面的計劃轉(zhuǎn)化為切實可行的IT戰(zhàn)略，并在IT戰(zhàn)略的指導(dǎo)下分布實施。就象美盛公司上ERP系統(tǒng)一樣，它雖然符合公司的戰(zhàn)略，但在ERP的實施過程中必然會涉及到工作、管理流程的改造，這就必然會導(dǎo)致有些部門和人員的不理解。這所有的一切都需要CIO帶領(lǐng)信息部門的員工不斷地與其他部門進(jìn)行溝通，在日常的工作中時刻注意了解其他部門的需求，并加以匯總和歸納，要通過一切渠道來傳播信息化的工作和意義，在公司里要扮演好引導(dǎo)者、傳播者和服務(wù)者的角色。

結(jié)合案例分析，我建議首先應(yīng)該將信息部門的定位從服務(wù)導(dǎo)向提升為引導(dǎo)導(dǎo)向，這既符合公司的戰(zhàn)略定位，又能從業(yè)務(wù)出發(fā)結(jié)合信息化的實施最終達(dá)到提升業(yè)務(wù)的目的。從服務(wù)導(dǎo)向到引導(dǎo)導(dǎo)向的提升就是從被動到主動的過程，就是提倡信息部門的所有員工都要轉(zhuǎn)化工作方式，從被動的交流到主動的溝通，強(qiáng)調(diào)首先從信息部門自我做起，改變原先的工作方式。這一方面能讓其他部門愿意來了解信息部門的工作，另一方面又能提高信息部門員工的工作積極性，原則定為“為別人帶來好處，主動幫助別人解決問題”。這樣就能初步形成廣泛溝通的氛圍，為信息化工作的開展打下基礎(chǔ)。

在形成一定認(rèn)同的基礎(chǔ)上，逐步建立起信息化管理制度，但一定要明確信息化管理制度是一種信息部門和其他部門進(jìn)行有效溝通的手段，絕對不要認(rèn)為建立了信息化管理制度就能解決現(xiàn)有的問題。其實前期的工作更為重要，當(dāng)員工能體會到信息化給他們帶來的好處并能形成普遍認(rèn)同的話，信息化制度的建立就是水到渠成的事。

因為建立信息化管理制度的真正目的是管理的提升，所以其原則就是圍繞改善管理展開，避免繁雜的條款，以切實可行為標(biāo)準(zhǔn)，即在制訂之前應(yīng)達(dá)成共識，但制訂了就必須執(zhí)行到底，這樣才能看到效果。同時工作方法上要有策略性，建議建立信息化管理制度制訂小組，最好讓CEO作為小組組長，CIO牽頭具體實施，各主要部門的負(fù)責(zé)人共同參與，有必要邀請外腦做咨詢，但要以公司的力量為主，將信息化工作提升到公司層面來對待，這樣能讓員工意識到信息化是全員參與的工作，從而避免一些不必要的矛盾。建議提出“普遍認(rèn)同、深刻自覺”的實施方針。

具體來看，美盛信息化制度綱要應(yīng)該比較完善了，制度的分類也比較科學(xué)，關(guān)鍵是如何制訂，分別應(yīng)該把握什么要點。

◇ 信息化管治制度建立的重點在于框架的合理性。具體內(nèi)容可以將現(xiàn)有的信息化共有的內(nèi)容先固化下來形成各種條款，例如“公司以外的電腦原則上不能接入公司局網(wǎng)，有工作需要一定要接入的必須通過公司信息部門的許可”;“公司新進(jìn)員工和離職員工的計算機(jī)和其他IT設(shè)備的配置由各自部門提出申請，由信息部門統(tǒng)一配置”等等。然后根據(jù)不同部門的個性的需求由各部門申報各自的管理制度，最終由信息部門和各部門達(dá)成共識后形成管治制度。

◇ 信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施管理制度的要點應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用和管理上，例如可以制訂計算機(jī)管理制度、各部門的網(wǎng)絡(luò)使用的權(quán)限上的管理辦法等等。

◇ 信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)管理制度應(yīng)重視應(yīng)用系統(tǒng)的操作和使用權(quán)限，例如應(yīng)該有專職人員操作，信息部門的對口人員等。在集團(tuán)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)管理制度上應(yīng)該著重強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)安全性方面的操作和維護(hù)等。

◇ 信息化項目建設(shè)與開發(fā)制度要把握項目申報和評估體系，著重流程上的控制。

◇ 信息安全制度上可以采用國際標(biāo)準(zhǔn)的安全管理制度，分模塊的落實到位。

◇ 信息化審計制度的建立建議聘請專業(yè)的咨詢公司和專家，根據(jù)公司的具體情況出具具體實施方案，這樣比較公正和客觀。

建議根據(jù)公司的實際情況還可以建立信息化溝通和反饋制度，采用開研討會和發(fā)布會等形式讓員工不定期地了解信息化的建設(shè)成果，以及要配合信息化建設(shè)的工作。有條件還可以建立信息化培訓(xùn)和獎勵制度等。

在所有的管理制度的具體內(nèi)容上應(yīng)以切實可行為原則，避免冗余的描述，注意獎罰分明、權(quán)責(zé)明確。因為信息化管理制度的建立是規(guī)范信息化的使用環(huán)境，鼓勵而不是限制員工使用信息化，目的是使員工利用信息化的手段進(jìn)行溝通、對業(yè)務(wù)開展提供幫助、提高工作效率等。當(dāng)員工在日常的工作中體會到信息化帶來的好處時，慢慢地就會形成“普遍認(rèn)同、深刻自覺”的工作氛圍，這樣信息化溝通的氛圍也就形成了，繼而達(dá)到實現(xiàn)管理提升的目的。