數(shù)據(jù)技術(shù)與知識管理系統(tǒng)＂完婚＂

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如同大多數(shù)大型的法律機構(gòu)，Cooley Godward Kronish LLP的主業(yè)是知識管理。 這家擁有600名律師的事務(wù)所的文件倉庫中有著數(shù)以百萬計的文件卷宗。

"你無法去雇用足夠多的人手來查閱這些文件;你管不過來，"CIO Sherry Lalonde說。

自從50年代協(xié)助創(chuàng)立了Raychem公司和芯片制造商National Semiconductor Corp以來，Cooley Godward就一直在硅谷充當交易手的角色。事務(wù)所在80年代將領(lǐng)域拓展到了生物科技行業(yè)，護送Genetech Inc.和Amgen Inc.上市，并且得益于90年代科技爆炸實現(xiàn)了快速發(fā)展，協(xié)助了230家公司掛牌上市。

最近幾年，該事務(wù)所采用Recommind Inc.公司的MindServer Legal軟件來合理化管理其大量的數(shù)據(jù)儲存。 這家位于舊金山的廠商提供的"概念"搜索工具管理著Cooley所有的文件倉庫。 這項技術(shù)可以按照律師所提供的標準來找到他們所需的資料。 它的查詢能力遠不止用于查找一個文件，或者是一個著者，或者是一個含有標題的日期范圍，Lalonde說。 律師可以直達資料的深處-處于元數(shù)據(jù)之下的概念或者意圖。

"我們用它來查找某項優(yōu)先的工作，有時也用來查找交易，"Lanlonde說。"我們不想改變我們查閱文件的流程。 因為有太多的卷宗，并且文件本身有太多的細微差異。"

但是一個成功的法律事務(wù)所不僅僅是要有成熟的內(nèi)部搜索系統(tǒng)。訴訟服務(wù)在近幾年也拓展的非常迅速。 在訴訟過程中用來讀取并將數(shù)據(jù)分類的技術(shù)開始與知識管理系統(tǒng)結(jié)合到一起。 Lalonde決定讓它們盡快"完婚"。

"我們的觀點是在此之間應(yīng)當有一個服務(wù)與技術(shù)的陣列，它不僅可以為訴訟中所調(diào)查到的數(shù)據(jù)服務(wù)，同時也可以為工作流程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)服務(wù)，"她說。

為了找到這個結(jié)合點，事務(wù)所聯(lián)合了學(xué)院學(xué)者和其它專家來一起研判從訴訟服務(wù)提供商的"平淡無奇"的搜索工具中可以得到些什么。下一項任務(wù)是找一家廠商將復(fù)雜的"概念"搜索功能合并到空白的vanilla工具中，然后轉(zhuǎn)換成一個令人振奮的工具來使事務(wù)所的內(nèi)容管理軟件更實用。

"問題是，我們該如何做足'功課'并締造一個RFP來指定系統(tǒng)做我們所想要做的事?于是我們又將研發(fā)繼續(xù)了下去，"Lalonde說。 "這是一個非常正式嚴謹?shù)倪^程。 并不是輕率的突發(fā)奇想。"

從平淡無奇到令人振奮

一個內(nèi)部的應(yīng)用開發(fā)員團隊加上幾個項目經(jīng)理，以及律師和他們的助手，在三個月中鍛造出了提案需求(RFP)，該產(chǎn)品達到了事務(wù)所預(yù)期的"第一瞬間"的要求。

要想設(shè)計出一款可以與底層訴訟數(shù)據(jù)庫互動的系統(tǒng)已不是復(fù)雜二字所能描述的了。 "這幾乎是完成了一項事業(yè)，"Lalond說，她將它稱之為"徹底的令人沉醉。"

法律事務(wù)所需要一個集內(nèi)容、查閱和案件于一體的系統(tǒng)，它可以組織、搜索、查看、注釋、分類、索引和標記案件文件。 最重要的是，這個系統(tǒng)需要能夠找到那些隱藏的"金塊"，Lalonde說。 比如文件卷宗里還包含了一些什么其它的概念? 僅在元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，能否挖掘出從文件表面上所看不到的細節(jié)差異?

一個儲存了敏感數(shù)據(jù)的系統(tǒng)還必須遵守一套象鋼鐵般嚴格的準則。 如果文件中包含了不能讓某些查閱者看到的高度機密數(shù)據(jù)，那么這個系統(tǒng)就要做到這一點。如果該系統(tǒng)泄露了某些"極度重要"的數(shù)據(jù)-即所謂的罪證-那么負責案件團隊是否能夠在不更改底部編碼的情況下將它標簽出來? 它的可操作性如何? 該系統(tǒng)能否通過遠程操作? 如果該系統(tǒng)是托管的，是否可以24小時訪問? 該款產(chǎn)品是否會-或者計劃中的加強版是否會-阻止事務(wù)所將其和內(nèi)部系統(tǒng)、虛擬私有網(wǎng)絡(luò)或Citrix一起協(xié)同使用?

"因為我們當然不希望將它到處復(fù)制安裝，"Lalonde說。 "這將是一份難以令人置信的目錄清單。"

當提案返回時，他們是"極度重要"的，Lalonde說。 包括Recommind在內(nèi)的一級廠商都擁有過濾超大型數(shù)據(jù)機的工具，比如找到在此日期之間所有與某交通事故有關(guān)的資料，哪怕是文件中沒有交通事故這個詞，并且不要標簽所有與吉普車翻車有關(guān)的資料。

Cooley Godward選擇了Recommind，該公司開發(fā)并剛推出了Axcelerate eDiscovery。E-discovery是指電子數(shù)據(jù)可以用作為證物的民事或刑事案件的第一階段。 這個過程是一個關(guān)鍵性的"令人痛苦的階段"，因為幾乎沒有概念化的搜索工具。查閱大部分文件是一項低效、前后矛盾和人工化的工作。 據(jù)Recommind的市場部副總裁Craig Carpenter說，到最后e-discovery中 70%的成本都和查閱文件有關(guān)。

Recommind發(fā)布的Axcelerate可以消除這個瓶頸，Carpenter說。 該產(chǎn)品可以自動將文件依照類目、概念、事件、階段等來組織排列。

位于康涅狄格州Stamford市的Gartner Inc公司中負責常規(guī)法案的分析師John Bace說，廠商們都在爭相提出他們那些尚未開發(fā)完成的e-discovery產(chǎn)品的所有權(quán)。 據(jù)一個正在為e-discovery開發(fā)標準的項目網(wǎng)站EDRM.net上所顯示，e-discovery廠商的名錄在過去6個月中從450家上升到了700家以上。

"對我來說，e-discovery市場幾乎同藍色曲線過山車(Hype Cycle rollercoaster)一樣，"Bacd說，這個名詞是Gartner公司用來描述一項新技術(shù)從不被接受到被廣泛應(yīng)用或最終成熟的過程。

"CIO需要非常謹慎。 我們認為到目前為止沒有人可以提供一個終端到終端的解決方案，所以現(xiàn)在你所要關(guān)注的是找到那些可以發(fā)現(xiàn)最大潛在危險性問題的工具，或者提供最大回報的工具。(techtarget)