成本控制的數(shù)字化管理

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    當前我國建筑行業(yè)競爭十分激烈，如果不能采用先進的數(shù)字化手段加強管理，就很可能會入不敷出。這就要求一個建筑企業(yè)在保證工程質量、工期等合同要求的前提下，借助現(xiàn)代信息技術，進行人員的合理配置、生產要素的優(yōu)化組合，并對項目實施過程中所發(fā)生的費用，通過計劃、組織、控制和協(xié)調等活動，以盡可能地降低成本，實現(xiàn)預定的成本目標。 
    計算機數(shù)字化處理的潛在作用顯而易見，它通過對每個部門、每項工作、每個員工流轉的各種數(shù)據(jù)進行及時采集和數(shù)字化分析處理，能使整個項目的信息在完成最基礎的搜集、分類、保存后，有一個更高效、透明的平臺進行處理、交流和控制。數(shù)據(jù)化管理的結果可以大大提高基層員工的工作效率、保證中層管理人員的信息準確，并極大地避免高層管理人員的決策失誤。  
    成本數(shù)字化管理的前提 
    項目成本控制中的信息資源。傳統(tǒng)的工程項目成本控制的主要對象是人、財、物，因此其管理活動也主要圍繞著這三種資源來展開。隨著企業(yè)信息化和管理水平的不斷提高，現(xiàn)在普遍形成了這樣一種共識：信息也成為一種資源，同時是一種非常重要的資源。例如，一個建筑工程項目對種類繁多的建材需求數(shù)量究竟是多少？是開工前就有個準確、清晰的預算，還是開工后根據(jù)需要不斷追加建材投資？還有對各工藝、工種的設備及人員配置，能否做到并駕齊驅、見縫插針，很大程度上取決于這些信息的科學運籌和管理，這都是貌似無形的信息資源發(fā)揮的重要作用。 
    項目成本控制的數(shù)字化管理。數(shù)字化管理的對象是發(fā)生在整個工程項目過程中的基礎數(shù)據(jù)，如果沒有這些基礎數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理如同無米之炊，只能成為空中樓閣、流于空談。這些基礎數(shù)據(jù)包括一個建筑工程項目所涉及到的全部數(shù)據(jù)，諸如各類技術、施工、經營、管理、后勤等人員信息；所需的全部資金投入信息；各工種發(fā)生勞務費用、各種建材采購費用以及涉及到的全部自有設備攤銷費用、租賃設備費用等信息?？梢?，通過信息資源可以把人、財、物資源有機地整合，從而使四者成為一個有機整體，相互作用、相互促進。 
    但是，有了基礎數(shù)據(jù)并不意味著完事大吉了，還必須要求這些數(shù)據(jù)準確、翔實、可靠，即把它們輸入到計算機之前，一定要經過及時、嚴格的手工處理，堅決杜絕“臟”數(shù)據(jù)進入計算機。這一步是至關重要的，并且也是必不可少的一步，更是計算機不能替代的。因此，基礎數(shù)據(jù)管理是決定數(shù)字化管理成敗的關鍵。 
    經過嚴格加工整理后的基礎數(shù)據(jù)數(shù)量龐大、種類繁雜，如何進行管理呢？這就需要信息化手段了，即借助計算機及網絡技術。具體地，要通過數(shù)據(jù)庫技術，把這些數(shù)據(jù)有機地組織、存儲起來，并實現(xiàn)高效檢索和便于共享。在此基礎上，還要求擁有一個功能完善、性能優(yōu)越的信息處理平臺，這個平臺的研發(fā)需要專業(yè)的信息技術人員來參與，現(xiàn)實中可以共同開發(fā)，也可以進行外包。 
不管如何進行平臺開發(fā)，但是信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律必須遵循：在對工程項目成本控制進行深入的現(xiàn)場調研、深刻的用戶需求分析的基礎上，經過周密的系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計，建立科學的數(shù)據(jù)模型，明確系統(tǒng)軟件架構（見圖1），再輔之健壯的計算機網絡及硬件配置，這個系統(tǒng)應該具備一定的前瞻性和良好可維護性，來較為從容地應對將來隨著市場、業(yè)務變更，可能導致系統(tǒng)可用性下降的被動局面。接下來，就需要進行規(guī)范的程序設計與編制，之后一定要進行嚴格的系統(tǒng)測試，充分驗證是否滿足系統(tǒng)研發(fā)上游提出的需求，再經過與手工系統(tǒng)平行運行一段時間之后，就可以完全切換到數(shù)字化管理階段。 

    圖1  系統(tǒng)設計模式示意圖 
    最后，還要有一支過硬的技術、管理團隊，一定要得到領導的有力支持，特別是一把手要親自掛帥。現(xiàn)實中，不少失敗的案例都是因為數(shù)字化管理沒能成為真正的一把手工程。 
    數(shù)字化管理在項目成本控制全過程的應用。成本管理和控制的全過程雖然非常復雜，涉及的人員、要素很多，而且周期長、不可預見性大。但也存在一定的規(guī)律和章法：只要在工程項目實施過程中，重視事前計劃控制、加強事中過程控制、健全事后糾偏控制，使之形成一個良性、動態(tài)的反饋、循環(huán)控制過程，充分利用現(xiàn)代管理方法和技術手段，將數(shù)字化管理貫穿到每一個環(huán)節(jié)，就能夠順利實現(xiàn)保證質量、控制成本，提高經濟效益的目的。 
通過數(shù)字化加強事前控制來源：www.examda.com  
    數(shù)字化處理平臺的確立。工程建設之初，建立專屬于本項目和所涉及的各方的信息交互網絡平臺，并保障時時暢通，此平臺將是用于解決未來施工過程中協(xié)調關系、溝通信息、確定方案的最直接的方式。可以避免因信息傳遞的不對等引起的時間延遲和各方決策方案的不統(tǒng)一，提高工作效率。 
    上面已經談到，這個平臺通過數(shù)據(jù)庫技術對工程項目中的全部數(shù)據(jù)，包括人、財、物信息進行統(tǒng)一管理和操作，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范與完整，并且通過計算機網絡技術搭建的局域網實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸與共享。 
    通過數(shù)字化管理的高效處理及時確定責任成本。組織公司經營部成員和項目部經理及經營人員分析招投標文件、合同等全部相關資料，嚴格核對實體工程量，按照最新的施工組織設計，最近的市場信息，編制責任成本核算書總表，在進行計算機數(shù)字化終端處理時，按照各個單位、單項工程、各個專業(yè)，分勞動力、材料、機械、設備、措施費、現(xiàn)場經費、企業(yè)管理費等列制分表。 
具體地，通過建立科學地經濟模型，通過線性與非線型預測，找到盈虧平衡點，然后進行成本分解，落實各個子目的成本，從而實現(xiàn)在對數(shù)據(jù)進行高效及時處理的前提下，明確各個環(huán)節(jié)的成本。 
    在此基礎上，還可以通過數(shù)字處理平臺能夠迅速組織員工，將相應信息真實準確的反饋到集團總公司推行的項目管理軟件中，使之能夠行使監(jiān)管、比對的職能，達到控制總成本的目的。 
    通過數(shù)字化管理加強勞務分包合同管理。通過數(shù)字化高效管理，能夠迅速地加強資格預審程序，選取合格勞務分包方，重視分包隊伍的能力、規(guī)模與近年業(yè)績。在招標過程中，切實作到公平誠信，確保優(yōu)秀的隊伍能夠參與競爭并中標，在工程施工之初，就打下良好的基礎；另外，能夠在勞務隊伍實行建筑平米包干價格，合同條款表達清晰，有效減少合同外立項，便于現(xiàn)場管理、減少雙方爭議、控制結算價格；還可以對所有輔料、小型機具實行承包責任制，減少項目部為此發(fā)生的采購保管費用、維護修理費用。 
    在計算機處理過程中，勞務分包合同的管理主要通過對非結構化文檔（表現(xiàn)形式可能是Word或Wps文檔、Excel表格、甚至是E-mail等多種形式）進行處理，即實現(xiàn)公文的自動流轉，減少經濟損失、提高經濟效益。