用友暢捷通焦建玉：預(yù)算的“章法”

“十一”假期剛剛結(jié)束，焦建玉就開始著手做下一年的預(yù)算工作了。今年，他不僅要做新一年的預(yù)算工作，還要做未來3年的計(jì)劃和目標(biāo)。

焦建玉是用友暢捷通軟件有限公司（以下簡(jiǎn)稱“用友暢捷通”）的副總經(jīng)理兼財(cái)務(wù)中心總經(jīng)理。用友暢捷通這個(gè)原本是用友集團(tuán)下屬事業(yè)部今年年初剛剛成立的公司，充滿著發(fā)展動(dòng)力與活力，這在預(yù)算工作中有著鮮明的體現(xiàn)，讓焦建玉充滿了十足的信心與干勁。

有章可循

焦建玉的第一份工作是在財(cái)政部科學(xué)研究所（以下簡(jiǎn)稱“財(cái)科所”）會(huì)計(jì)研究室做研究，一干就是7年。1992年，財(cái)科所成立了安易軟件公司，焦建玉被派去做財(cái)務(wù)的管理工作，自此，他由理論轉(zhuǎn)到了實(shí)務(wù)。“相比而言，我更喜歡做實(shí)務(wù)”，他坦言。2003年，安易和用友合并，焦建玉隨之進(jìn)入了用友公司，用他的話說，是“開始受到用友文化的熏陶。”

用友集團(tuán)多年來建立起了優(yōu)秀的企業(yè)文化和先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，用友暢捷通的管理制度和模式正是沿用了用友集團(tuán)的管理體系，年度預(yù)算管理以固定預(yù)算為主、彈性預(yù)算為輔。預(yù)算管理的核心是包含收入、成本、費(fèi)用與稅金四要素的盈利預(yù)算，現(xiàn)金流量與資產(chǎn)負(fù)債的預(yù)算管理則以盈利預(yù)算管理為基礎(chǔ)。公司實(shí)行兩級(jí)預(yù)算管理體系，包括公司級(jí)計(jì)劃預(yù)算匯總管理和一級(jí)部門計(jì)劃預(yù)算編制、匯總管理。其中，公司級(jí)的匯總管理工作體現(xiàn)在，董事會(huì)是計(jì)劃預(yù)算工作的最高決策機(jī)構(gòu)，公司總經(jīng)理會(huì)是公司的預(yù)算管理日常決策機(jī)構(gòu)，公司財(cái)務(wù)部是公司預(yù)算管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)。

談到今年前三個(gè)季度預(yù)算的完成情況，焦建玉用“相當(dāng)不錯(cuò)”來評(píng)價(jià)。對(duì)于完成集團(tuán)的全年指標(biāo)，他亦是信心滿滿。這份從容來自于公司上下的齊心努力，同時(shí)，大家對(duì)預(yù)算制度和流程的認(rèn)真執(zhí)行也是不可或缺的。

“進(jìn)行預(yù)算，首先要有目標(biāo)”，焦建玉介紹，同大多數(shù)公司一樣，用友暢捷通的全面預(yù)算管理是從確定經(jīng)營(yíng)目標(biāo)開始的。“每年第四季度開始，公司總經(jīng)理會(huì)研究制定公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)規(guī)劃，確定公司的年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)?？偨?jīng)理會(huì)需根據(jù)相關(guān)部門對(duì)下一年度的市場(chǎng)預(yù)測(cè)及上一年度的經(jīng)營(yíng)狀況，確定公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和預(yù)算目標(biāo)，再進(jìn)行分解落實(shí)。經(jīng)集團(tuán)批復(fù)后，將公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)分解落實(shí)并下達(dá)到各一級(jí)部門。各一級(jí)部門如對(duì)預(yù)算目標(biāo)有異議，可以向總經(jīng)理會(huì)提出反饋意見及支持性文檔。”經(jīng)這樣自上而下、自下而上的反復(fù)溝通，最終確定公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，并完成層層分解，形成決議反饋到部門。

預(yù)算編制的過程，有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)則、流程、模版和工具，最終經(jīng)過審批的預(yù)算會(huì)導(dǎo)入信息系統(tǒng)（IUFO系統(tǒng)），整個(gè)預(yù)算的執(zhí)行和考核都會(huì)由軟件系統(tǒng)精確實(shí)施。

財(cái)務(wù)部每月對(duì)各部門的預(yù)算完成情況進(jìn)行對(duì)比分析及反饋。各部門對(duì)本部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢討，對(duì)實(shí)際數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)差異較大的，須對(duì)差異產(chǎn)生的原因進(jìn)行書面分析說明，并提交相關(guān)支持性文檔及后期的糾正計(jì)劃。

此外，在年度預(yù)算執(zhí)行過程中，由于客觀環(huán)境、戰(zhàn)略目標(biāo)的變化或經(jīng)營(yíng)行為導(dǎo)致與年度業(yè)務(wù)計(jì)劃的偏離時(shí)，就需要修改年度預(yù)算。公司每年年中組織一次預(yù)算調(diào)整研討，根據(jù)外部環(huán)境變化、實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況及預(yù)算執(zhí)行情況確定預(yù)算調(diào)整方案。

焦建玉介紹，用友暢捷通在總經(jīng)理會(huì)下面專門成立了預(yù)算管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況。成員由財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)、銷售的負(fù)責(zé)人，還有總經(jīng)理組成。在預(yù)算執(zhí)行過程中，遇到較大的問題時(shí)，管理委員會(huì)就會(huì)一起商量并解決，保證了重大事項(xiàng)的及時(shí)應(yīng)對(duì)。

比如今年上半年，公司新成立了一個(gè)（針對(duì)）酒店餐飲（行業(yè)）事業(yè)部，這個(gè)事業(yè)部剛成立，年初沒有單獨(dú)的投入預(yù)算，就需要把其他部門的費(fèi)用預(yù)算調(diào)出來，用于新部門的運(yùn)營(yíng)，這就需要平衡各部門的整體情況，并統(tǒng)籌安排公司整體的發(fā)展戰(zhàn)略與計(jì)劃。

預(yù)算考核是預(yù)算管理的保障。公司在每年年中對(duì)預(yù)算責(zé)任人執(zhí)行預(yù)算的結(jié)果進(jìn)行考核，預(yù)算考核由財(cái)務(wù)部與人力資源部共同負(fù)責(zé)，根據(jù)預(yù)算假設(shè)和公司其他管理要求，將部門經(jīng)理及其以上的被考核人按其崗位職責(zé)分類，選擇1~3個(gè)預(yù)算指標(biāo)或預(yù)算指標(biāo)集及1個(gè)預(yù)算管理的合理合規(guī)性指標(biāo)作為每類人員的預(yù)算考核指標(biāo)，并確定其考核權(quán)重，最終將預(yù)算考核指標(biāo)納入公司績(jī)效考核指標(biāo)體系。

七個(gè)法則

有了完善的制度與流程，看起來預(yù)算工作并非難事。然而，焦建玉告訴記者，預(yù)算工作得以順利開展、有效實(shí)施，還要得益于以下法則。

●讓數(shù)據(jù)說話。焦建玉坦言，公司的預(yù)算考核制度具有一定的力度，且堅(jiān)持嚴(yán)格執(zhí)行。被問到執(zhí)行過程中遇到困難怎么辦，他略顯輕松地回答：“遇到問題的時(shí)候，我們就拿數(shù)據(jù)說話。我喜歡拿數(shù)據(jù)來說話，不會(huì)主觀地想，去做判斷。拿歷史數(shù)據(jù)，分析前期是什么樣情況，后期的發(fā)展預(yù)期，和對(duì)方解釋清楚，用事實(shí)來服人，和對(duì)方的認(rèn)識(shí)取得一致，事情就解決了。”

“此外，預(yù)算最關(guān)鍵的就是一個(gè)堅(jiān)持”，焦建玉強(qiáng)調(diào)，“預(yù)算制度就是實(shí)實(shí)在在的，就是板上釘釘?shù)氖聝?，不能輕易調(diào)整，就按照這個(gè)考核，沒有中間變動(dòng)的余地，只要年初溝通好了，沒有特殊原因，就要嚴(yán)格按照這個(gè)執(zhí)行。只有這樣才能真正貫徹下去。”

●跳起來能夠著。每年的預(yù)算指標(biāo)確定都是重頭戲，“下面希望費(fèi)用多多的，收入少少的，完成起來不要太困難，但是作為一個(gè)企業(yè)來講，它要實(shí)現(xiàn)整體的目標(biāo)，要有一定的壓力”，焦建玉說：“一個(gè)比較科學(xué)的預(yù)算指標(biāo)，就是要大家‘跳起來能夠著’，不是輕而易舉能達(dá)到的，也不是高不可及。這個(gè)度要參考企業(yè)的規(guī)模，行業(yè)平均發(fā)展速度，還有企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和實(shí)力。要想取得業(yè)界領(lǐng)先的地位，就一定要高于社會(huì)平均發(fā)展速度。”

●充分溝通。如果說數(shù)據(jù)的歸集、分析、判斷等是預(yù)算的技術(shù)內(nèi)容，那么在預(yù)算的落實(shí)、執(zhí)行等方面，就需要些藝術(shù)的成分了。“我這個(gè)人的性格偏外向，喜歡和各種人打交道。”焦建玉說道，“做企業(yè)需要和企業(yè)內(nèi)外部方方面面的人員溝通，這是一門藝術(shù)，也需要一定的技術(shù)。每年做預(yù)算的過程，要有大量的溝通，也可以說是博弈。但溝通的前提是以理服人，預(yù)算不是領(lǐng)導(dǎo)拍拍腦袋執(zhí)行下去就行的，要讓大家明白數(shù)字背后的原因和道理，并最終坦然接受預(yù)算的指標(biāo)及要求，以此為承諾，貫徹執(zhí)行。只有讓大家心服口服了，才能順利地開展工作。”焦建玉欣慰地表示，這幾年大家對(duì)預(yù)算工作都還是比較理解和支持的。

●領(lǐng)導(dǎo)支持全員參與。“一直以來，用友集團(tuán)的高層領(lǐng)導(dǎo)就非常重視財(cái)務(wù)工作，對(duì)預(yù)算控制也比較嚴(yán)格，這種企業(yè)文化早已滲透到了整個(gè)集團(tuán)，深入到了每一個(gè)員工。”

在對(duì)待預(yù)算的執(zhí)行及考核等問題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)定的態(tài)度，讓預(yù)算真的“說了算數(shù)”，而非走走過場(chǎng)。預(yù)算的職能效果，也讓員工更加了解預(yù)算管理的必要性、重要性，使預(yù)算真正滲透到全員。“預(yù)算相當(dāng)于一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，包括所有的業(yè)務(wù)口，財(cái)務(wù)部是其中一個(gè)比較核心的部門，但決不能僅由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)，要讓各部門都參與進(jìn)來。只有讓預(yù)算深入人心，深入到每一個(gè)人員，讓每個(gè)人作為一個(gè)控制的點(diǎn)，才能做到真正的控制。”焦建玉如是說。

●注重過程控制。過程控制至關(guān)重要，這能讓一切真正可控。“發(fā)展過程中有什么樣的問題，預(yù)算上都能反映出來。我們一看就知道是哪一塊收入高了，或者哪一塊收入和預(yù)期的還有差距，我們就會(huì)從財(cái)務(wù)角度分析它和歷史的數(shù)據(jù)比較有什么差異，結(jié)合業(yè)務(wù)看看造成差異有什么原因，之后是什么樣的發(fā)展趨勢(shì)等等，分析清楚后我們?cè)賮砜矗覀兪峭度氩粔?，還是過多。投入不夠我們就要加大投入，投入過多，我們可能就會(huì)縮減一下，或調(diào)整投入方向。”

●發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)。“在這方面用友暢捷通有先天的優(yōu)勢(shì)，我們本身就是做信息化的，有著比較豐富的經(jīng)驗(yàn)，利用先進(jìn)的軟件工具也為我們帶來了很大的收益。”焦建玉肯定到。實(shí)際上預(yù)算的信息量非常大，而且要求信息非常及時(shí)。這就需要有網(wǎng)絡(luò)，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來收集信息，快速捕捉各方面的變化并反映對(duì)預(yù)算的影響。比如說我們想做什么樣的活動(dòng)，這個(gè)預(yù)期可以增加多少收入，或者要做什么投入，要增加多少投入，這個(gè)最終對(duì)最后的利潤(rùn)產(chǎn)生什么樣的影響，這個(gè)都可以測(cè)算出來。

●重視風(fēng)險(xiǎn)控制。處于成長(zhǎng)期的企業(yè)，往往追求高投入帶來的快速擴(kuò)張，對(duì)此，焦建玉有不同的看法。“一切都要講求一個(gè)度，我們做預(yù)算過程當(dāng)中，永遠(yuǎn)把風(fēng)險(xiǎn)控制放在第一位。發(fā)展首先要建立在企業(yè)安全的基礎(chǔ)上，包括資產(chǎn)的安全、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的安全等，不能盲目的投入，隨時(shí)保持較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。

在焦建玉看來，做理論研究讓他對(duì)宏觀政策、市場(chǎng)環(huán)境等有了比較深刻的理解，使他能把問題看得更全面、更遠(yuǎn)，這對(duì)做實(shí)務(wù)有一定的幫助，體現(xiàn)在做預(yù)算工作時(shí)尤為明顯。當(dāng)然，豐富的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)積累也是不可或缺的。“財(cái)務(wù)部門要隨時(shí)把握形勢(shì)，并能根據(jù)內(nèi)外部的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，分析出企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，判斷預(yù)算可能的完成情況，據(jù)此提前采取相應(yīng)的調(diào)整措施或控制手段。”

接下來，在明年的預(yù)算工作中，焦建玉計(jì)劃繼續(xù)完善信息化的使用，讓各種經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)更加全面高效地納入到系統(tǒng)中。從業(yè)務(wù)角度來看，他表示：“如今物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)通信的應(yīng)用更先進(jìn)了，這方面我們要增加投入，做足預(yù)算。” 經(jīng)過一年的磨合和發(fā)展，焦建玉相信，“用友暢捷通明年的整體發(fā)展一定比今年更好”。