中小企業(yè)oa辦公軟件

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 　　OA系統(tǒng)辦公軟件包含日常行政管理、信息資源管理、公文管理、交流園地、個人辦公管理等模塊，以交流、協(xié)作、協(xié)調(diào)及信息共享為目標(biāo)，促進(jìn)群體的交流合作及資源共享，充分提高群體協(xié)同的工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)方便、快捷、規(guī)范化的現(xiàn)代化辦公模式。

　　一、需求分析

　　組織機(jī)構(gòu)在日常管理中經(jīng)常會遇到以下問題：

　　組織機(jī)構(gòu)分支機(jī)構(gòu)分散：各地?fù)碛卸鄠€分支機(jī)構(gòu)，迫切需要擺脫時間和地域限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公、分布式辦公和移動辦公。

　　領(lǐng)導(dǎo)常被瑣事干擾：高層領(lǐng)導(dǎo)常被各種審批簽字、材料上報等各種日常事務(wù)干擾，領(lǐng)導(dǎo)迫切需要一個協(xié)同的辦公平臺、知識的共享平臺，以實(shí)現(xiàn)文件/費(fèi)用/報告等材料的電子化簽批，主動獲取組織機(jī)構(gòu)的各種決策信息。

　　信息的管理效率低：組織機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料、工作報告、培訓(xùn)資料等，都分散存儲，沒有進(jìn)行集中管理，資料經(jīng)常丟失，經(jīng)驗(yàn)得不到傳承，新員工進(jìn)入角色慢，極大地影了信息的管理、查找、利用效率。

　　工作進(jìn)度監(jiān)管不力：組織機(jī)構(gòu)缺少高明透明的辦公機(jī)制，對工作進(jìn)展、文件處理情況等缺乏監(jiān)管機(jī)制，組織機(jī)構(gòu)需要建立規(guī)范的辦事流程、建立部門之間高效協(xié)同的工作機(jī)制，有效地監(jiān)管工作辦理情況，提高執(zhí)行力。

　　組織文化建設(shè)困擾：組織文化是現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)非常重視的一個管理課題，但組織機(jī)構(gòu)缺少一個多元化的溝通平臺，難以開展話題討論、意見征集、經(jīng)驗(yàn)分享、技術(shù)交流等文化建設(shè)工作，組織凝聚力迫切需要得以增強(qiáng)。

　　OA辦公管理系統(tǒng)可以幫助客戶解決以上問題，實(shí)現(xiàn)“規(guī)范審批流程、加強(qiáng)文件管理、促進(jìn)信息流通、提高辦公效率、實(shí)現(xiàn)分布辦公”的總體目標(biāo)，并從整體上對組織機(jī)構(gòu)管理進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)優(yōu)化，包括決策過程科學(xué)化(決策優(yōu)化)、工作流程順暢化(流程優(yōu)化)、員工行為規(guī)范化(習(xí)慣優(yōu)化)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成化(數(shù)據(jù)優(yōu)化)。

　　二、系統(tǒng)建設(shè)的總體思路

　　OA辦公管理系統(tǒng)建立以人為本、以流程為導(dǎo)航、以事找人的工作方式，從提高跨部門、跨地域、動態(tài)團(tuán)隊(duì)工作效率的角度，解決組織機(jī)構(gòu)在辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享的管理需求。

　　建立協(xié)同審批的平臺。實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部公文、請示、匯報、各種審批事項(xiàng)等的流轉(zhuǎn)自動化，解決協(xié)同工作及透明度的問題。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上督辦的管理機(jī)制，對工作任務(wù)進(jìn)行督辦管理，提高辦公效率、節(jié)約大量的辦公資源。

　　建立知識共享的平臺。在保障信息的安全與使用權(quán)限基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個信息資源的共享平臺，使組織機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、收發(fā)文件、新聞報道、電子刊物、部門業(yè)務(wù)資源、技術(shù)交流、工作總結(jié)等能夠在員工之間得到廣泛的傳播。

　　建立互動溝通的平臺。將電子郵件、系統(tǒng)消息、手機(jī)短信、在線論壇、在線會議等相結(jié)合，保障組織單位內(nèi)部信息傳遞與溝通交流的及時性、準(zhǔn)確性，改變了以往人機(jī)不在一起的時拖后處理工作的現(xiàn)象。

　　實(shí)現(xiàn)輔助辦公管理。包括會議通知、活動安排、行政公告等。

　　建立資源管理平臺。實(shí)現(xiàn)對組織機(jī)構(gòu)的公共資源的預(yù)約及管理，包括辦公用品、車輛、圖書、會議資源管理等。

　　實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享分級管理的機(jī)制，做到?jīng)Q策層及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可查詢所有經(jīng)營數(shù)據(jù)和信息，各分支機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)分別對授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)等信息進(jìn)行分級查詢利用，確保業(yè)務(wù)信息的及時、準(zhǔn)確和安全。

　　實(shí)現(xiàn)分布式辦公。系統(tǒng)支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。