OA系統(tǒng)如何消除企業(yè)管理的“隱形殺手”？

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企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中總會(huì)遇到瓶頸，覺(jué)得運(yùn)營(yíng)成本高漲，卻又難以找到成本的所在，這被稱之為“隱形成本”?！半[形成本”如同生命體暗藏的疾病，久治不愈，揮之不去，讓經(jīng)營(yíng)者頗為頭疼。

一家公司會(huì)不會(huì)開(kāi)會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開(kāi)會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具，然而會(huì)議的成本則常常被忽略，從而使會(huì)議成本成為吃掉企業(yè)利潤(rùn)的“隱形殺手”。

那么，會(huì)議的成本有哪些？一般來(lái)說(shuō)，開(kāi)一場(chǎng)會(huì)議所產(chǎn)生的成本既包括金錢(qián)成本和時(shí)間成本，又包括因參會(huì)而暫時(shí)離開(kāi)工作崗位造成的損失成本。

日本太陽(yáng)工業(yè)公司每次開(kāi)會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開(kāi)會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來(lái)計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。

按照這個(gè)公式，公司的一次中層管理會(huì)議，以到會(huì)人數(shù)10人，工資平均50元/小時(shí)計(jì)算，開(kāi)會(huì)1小時(shí)的成本是3000元，討論4小時(shí)成本達(dá)到12000元！這還不包括參會(huì)人員因出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等。

你的企業(yè)做過(guò)會(huì)議成本分析嗎？會(huì)議不是說(shuō)不開(kāi)，但也不能亂開(kāi)！如何合理安排會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，如何保障會(huì)議效果高質(zhì)量非常重要！

在OA系統(tǒng)中，有一項(xiàng)名為“會(huì)議管理”的功能模塊，直擊會(huì)議低效頑疾，為企業(yè)降低會(huì)議成本，提高會(huì)議效率。

OA系統(tǒng)的會(huì)議管理模塊可以對(duì)整個(gè)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一組織和管理，它融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，能有效減少藏匿于會(huì)議由始至終的各種會(huì)議成本，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的工作平臺(tái)。

1、會(huì)前成本控制

通常，一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間，長(zhǎng)達(dá)幾天，短則不到一個(gè)小時(shí)，可是可能僅僅為了一個(gè)幾十分鐘的會(huì)議，辦會(huì)者也許通宵達(dá)旦熬了幾個(gè)日夜，連日奔走于尋找和布置會(huì)場(chǎng)，不但需要花費(fèi)巨額資金支付會(huì)場(chǎng)租金和參會(huì)者交通住宿費(fèi)用，還要逐人通知參會(huì)人員具體參會(huì)事宜，而參會(huì)者卻要從一個(gè)城市輾轉(zhuǎn)到另一個(gè)城市，途中只因?yàn)橐⒓右粓?chǎng)會(huì)議或許耽誤了一筆大買(mǎi)賣！

OA系統(tǒng)從辦會(huì)者和參會(huì)者會(huì)議成本出發(fā)，采用無(wú)紙化會(huì)議模式，把會(huì)議從固定的會(huì)議室延伸到移動(dòng)端，在OA系統(tǒng)中，有權(quán)限的用戶可以發(fā)起會(huì)議，確定會(huì)議的主題和類型，以及會(huì)議的起始時(shí)間、主持人、主辦部門(mén)、與會(huì)人員、會(huì)議紀(jì)要員、會(huì)議室、所需資源等內(nèi)容。并可以內(nèi)部郵件、電話、短信、即時(shí)通訊工具等途徑，以彈屏提醒的方式告訴參會(huì)人員會(huì)議通知，提醒做好相關(guān)準(zhǔn)備，省去由人逐個(gè)通知的繁瑣細(xì)節(jié)。由此一來(lái)，與會(huì)者只需在OA系統(tǒng)里提前提交會(huì)議申請(qǐng)、發(fā)布會(huì)議通知至各參會(huì)者，參會(huì)者接受到會(huì)議提醒后，只需準(zhǔn)備好會(huì)議所需資源然后坐等會(huì)議時(shí)間的到來(lái)即可。要知道，僅僅一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的會(huì)議地點(diǎn)，便能免去了參會(huì)者因路途遙遠(yuǎn)而耽誤的時(shí)間成本，幫企業(yè)省去了大量一筆巨大開(kāi)銷！

2、會(huì)中成本控制

會(huì)議中，難免有參會(huì)者未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，針對(duì)某個(gè)議題討論的過(guò)分冗長(zhǎng)，或者談?wù)摿诉^(guò)多題外話，原本計(jì)劃2個(gè)小時(shí)的會(huì)議開(kāi)到下班還沒(méi)畫(huà)上句話，參會(huì)者已饑腸轆轆，甚至可能歸心似箭了，其精神和心緒都無(wú)法集中，會(huì)議結(jié)果和參與者的發(fā)言不但流于形式，而且還會(huì)由于會(huì)議時(shí)間延長(zhǎng)而耽誤了別的工作。每過(guò)一分鐘，便意味著與會(huì)人員總數(shù)的分鐘數(shù)的增多，這樣，企業(yè)由此產(chǎn)生的時(shí)間成本和效益成本自然而然地為企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)字的增加做了“貢獻(xiàn)”。

OA系統(tǒng)會(huì)議管理功能可根據(jù)會(huì)議設(shè)置的時(shí)間，以語(yǔ)音形式進(jìn)行會(huì)議時(shí)間提醒，督促與會(huì)者掌握好會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議的拖延和冗長(zhǎng)，使發(fā)言做到有的放矢，降低會(huì)議時(shí)間成本和效益成本。此外，為避免會(huì)議記錄不當(dāng)，會(huì)議紀(jì)要員可以在OA辦公系統(tǒng)中直接記錄會(huì)議思想火花和最終決策并形成會(huì)議資料以供企業(yè)后期會(huì)議成果反饋，為會(huì)后的決策能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)助一臂之力。

3、會(huì)后成本控制

會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議幾乎是無(wú)任何意義的，更會(huì)在無(wú)形之中增加會(huì)議后期時(shí)間成本！這就要求企業(yè)在會(huì)后要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件和精神的傳達(dá)與執(zhí)行力度。

OA系統(tǒng)的催辦督辦功能針對(duì)會(huì)議中產(chǎn)生的重要工作精神內(nèi)容，建立督辦任務(wù)，明確責(zé)任部門(mén)的辦理時(shí)限，通過(guò)對(duì)一項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行催辦和反饋的溝通了解，使會(huì)議精髓的落實(shí)更加有效。

而且，OA系統(tǒng)還能幫助企業(yè)創(chuàng)建起統(tǒng)一的知識(shí)文檔存儲(chǔ)管理中心、電子化的企業(yè)流程管理平臺(tái)、規(guī)范的收發(fā)文應(yīng)用管理平臺(tái)和高效順暢的溝通交流平臺(tái)，保證會(huì)議決策的高效、協(xié)同完成，以更好的傳達(dá)企業(yè)的會(huì)議精髓，依據(jù)上級(jí)的指示完成會(huì)議目標(biāo)，降低因?yàn)闀?huì)后的決策未能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)造成的時(shí)間成本。

你的企業(yè)意識(shí)到“會(huì)議成本”這一“隱形殺手”了嗎？

泛普軟件 - OA辦公系統(tǒng)，是國(guó)內(nèi)重量級(jí)全方位協(xié)同辦公平臺(tái)和中小企業(yè)云優(yōu)質(zhì)基礎(chǔ)產(chǎn)品，覆蓋30人-3000人的企業(yè)級(jí)用戶，提供數(shù)字辦公全面解決方案，是目前功能最完整技術(shù)最先進(jìn)的協(xié)同辦公平臺(tái)之一。