OA系統(tǒng)如何消除企業(yè)管理的“隱形殺手”？

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企業(yè)在發(fā)展過程中總會遇到瓶頸，覺得運(yùn)營成本高漲，卻又難以找到成本的所在，這被稱之為“隱形成本”?！半[形成本”如同生命體暗藏的疾病，久治不愈，揮之不去，讓經(jīng)營者頗為頭疼。

一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具，然而會議的成本則常常被忽略，從而使會議成本成為吃掉企業(yè)利潤的“隱形殺手”。

那么，會議的成本有哪些？一般來說，開一場會議所產(chǎn)生的成本既包括金錢成本和時間成本，又包括因參會而暫時離開工作崗位造成的損失成本。

日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒h要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計(jì)算。因此，參加會議的人越多，成本越高。

按照這個公式，公司的一次中層管理會議，以到會人數(shù)10人，工資平均50元/小時計(jì)算，開會1小時的成本是3000元，討論4小時成本達(dá)到12000元！這還不包括參會人員因出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等。

你的企業(yè)做過會議成本分析嗎？會議不是說不開，但也不能亂開！如何合理安排會議時長，如何保障會議效果高質(zhì)量非常重要！

在OA系統(tǒng)中，有一項(xiàng)名為“會議管理”的功能模塊，直擊會議低效頑疾，為企業(yè)降低會議成本，提高會議效率。

OA系統(tǒng)的會議管理模塊可以對整個會議進(jìn)行統(tǒng)一組織和管理，它融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，能有效減少藏匿于會議由始至終的各種會議成本，為辦會和參會人員提供極為實(shí)用的工作平臺。

1、會前成本控制

通常，一場會議的時間，長達(dá)幾天，短則不到一個小時，可是可能僅僅為了一個幾十分鐘的會議，辦會者也許通宵達(dá)旦熬了幾個日夜，連日奔走于尋找和布置會場，不但需要花費(fèi)巨額資金支付會場租金和參會者交通住宿費(fèi)用，還要逐人通知參會人員具體參會事宜，而參會者卻要從一個城市輾轉(zhuǎn)到另一個城市，途中只因?yàn)橐⒓右粓鰰h或許耽誤了一筆大買賣！

OA系統(tǒng)從辦會者和參會者會議成本出發(fā)，采用無紙化會議模式，把會議從固定的會議室延伸到移動端，在OA系統(tǒng)中，有權(quán)限的用戶可以發(fā)起會議，確定會議的主題和類型，以及會議的起始時間、主持人、主辦部門、與會人員、會議紀(jì)要員、會議室、所需資源等內(nèi)容。并可以內(nèi)部郵件、電話、短信、即時通訊工具等途徑，以彈屏提醒的方式告訴參會人員會議通知，提醒做好相關(guān)準(zhǔn)備，省去由人逐個通知的繁瑣細(xì)節(jié)。由此一來，與會者只需在OA系統(tǒng)里提前提交會議申請、發(fā)布會議通知至各參會者，參會者接受到會議提醒后，只需準(zhǔn)備好會議所需資源然后坐等會議時間的到來即可。要知道，僅僅一個網(wǎng)絡(luò)化的會議地點(diǎn)，便能免去了參會者因路途遙遠(yuǎn)而耽誤的時間成本，幫企業(yè)省去了大量一筆巨大開銷！

2、會中成本控制

會議中，難免有參會者未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，針對某個議題討論的過分冗長，或者談?wù)摿诉^多題外話，原本計(jì)劃2個小時的會議開到下班還沒畫上句話，參會者已饑腸轆轆，甚至可能歸心似箭了，其精神和心緒都無法集中，會議結(jié)果和參與者的發(fā)言不但流于形式，而且還會由于會議時間延長而耽誤了別的工作。每過一分鐘，便意味著與會人員總數(shù)的分鐘數(shù)的增多，這樣，企業(yè)由此產(chǎn)生的時間成本和效益成本自然而然地為企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)字的增加做了“貢獻(xiàn)”。

OA系統(tǒng)會議管理功能可根據(jù)會議設(shè)置的時間，以語音形式進(jìn)行會議時間提醒，督促與會者掌握好會議時間，避免會議的拖延和冗長，使發(fā)言做到有的放矢，降低會議時間成本和效益成本。此外，為避免會議記錄不當(dāng)，會議紀(jì)要員可以在OA辦公系統(tǒng)中直接記錄會議思想火花和最終決策并形成會議資料以供企業(yè)后期會議成果反饋，為會后的決策能在規(guī)定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)助一臂之力。

3、會后成本控制

會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進(jìn)行追蹤，這樣的會議幾乎是無任何意義的，更會在無形之中增加會議后期時間成本！這就要求企業(yè)在會后要加強(qiáng)對會議文件和精神的傳達(dá)與執(zhí)行力度。

OA系統(tǒng)的催辦督辦功能針對會議中產(chǎn)生的重要工作精神內(nèi)容，建立督辦任務(wù)，明確責(zé)任部門的辦理時限，通過對一項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行催辦和反饋的溝通了解，使會議精髓的落實(shí)更加有效。

而且，OA系統(tǒng)還能幫助企業(yè)創(chuàng)建起統(tǒng)一的知識文檔存儲管理中心、電子化的企業(yè)流程管理平臺、規(guī)范的收發(fā)文應(yīng)用管理平臺和高效順暢的溝通交流平臺，保證會議決策的高效、協(xié)同完成，以更好的傳達(dá)企業(yè)的會議精髓，依據(jù)上級的指示完成會議目標(biāo)，降低因?yàn)闀蟮臎Q策未能在規(guī)定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)造成的時間成本。

你的企業(yè)意識到“會議成本”這一“隱形殺手”了嗎？

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