協(xié)同OA平臺(tái)上，人們通常理解公文管理通常提到的無外乎收發(fā)文管理

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

公文管理作為組織管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具，是組織內(nèi)外日常辦公不可缺少的重要應(yīng)用。如今，越來越多的企事業(yè)單位開始利用協(xié)同OA平臺(tái)來進(jìn)行日常的公文管理。但是，如何充分發(fā)揮協(xié)同OA平臺(tái)優(yōu)勢，打造更為規(guī)范、有序、高效的公文管理，還是一個(gè)值得探討的問題。

　　在協(xié)同OA平臺(tái)上，人們通常理解公文管理通常提到的無外乎收發(fā)文管理、公文交換等。但事實(shí)上，做好公文管理其實(shí)是一個(gè)體系化的工作，尤其在協(xié)同OA平臺(tái)上，一套完整的公文管理體系，需要涉及知識(shí)管理、流程管理等多個(gè)模塊的聯(lián)動(dòng)協(xié)同作用。在此，我以泛普協(xié)同OA平臺(tái)的公文管理為例做系統(tǒng)的介紹。

　　公文管理體系

　　一個(gè)完整的公文管理體系，從公文擬稿開始，經(jīng)過核稿、審稿、簽發(fā)、排版編號、校隊(duì)，再到打印蓋章，直至歸檔后的檔案管理等，是一個(gè)全面的公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)(參考下圖：公文管理流程示例)。這其中每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及到細(xì)節(jié)的考慮。比如：擬稿，擬稿在協(xié)同OA中就是一個(gè)新建文檔的功能，但不同類型的公文，是通知、公告還是任務(wù)下達(dá)，這就涉及到不同類型的公文用不同格式的公文稿紙;再下來發(fā)文，發(fā)文有下行發(fā)文、上行發(fā)文、平行發(fā)文多種流向，不同流向可能用到不同的發(fā)文流程;排版編號環(huán)節(jié)也涉及到編號規(guī)則等等……諸如此類都需要在需求調(diào)研的過程中都一一明確下來，并有體系化的思路在里邊。

　　發(fā)文規(guī)范性及高效流轉(zhuǎn)

　　以泛普協(xié)同OA為例，為了確保擬稿的公文規(guī)范和實(shí)現(xiàn)便捷操作，管理員將提前設(shè)定好公文稿紙，擬稿人新建公文時(shí)，直接使用相應(yīng)的公文模板即可;同樣排版人員也可直接套用規(guī)范的顯示模板;公文編號則根據(jù)協(xié)同OA系統(tǒng)設(shè)置好的智能編號規(guī)則自動(dòng)生成;支持公文自動(dòng)套紅。為擬稿人和辦文人員提供了便捷高效的應(yīng)用平臺(tái)。利用流程實(shí)現(xiàn)公文高效流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)核稿、審稿、簽發(fā)和收文辦文的規(guī)范操作，同時(shí)跟蹤流程流轉(zhuǎn)。