[原創(chuàng)]如何構(gòu)建更為高效的信息部門(mén)

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目前，企業(yè)中的信息部門(mén)在很多方面受到了挑戰(zhàn)：成本牽制政策、業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)問(wèn)題、外包服務(wù)的管理壓力、安全問(wèn)題。面對(duì)這些挑戰(zhàn)，解決方案的關(guān)鍵就是建立可重復(fù)性更高的信息管理流程以及有效的控制。為構(gòu)建可重復(fù)性更高的管理流程，信息部門(mén)需要解決的三個(gè)問(wèn)題：

l         需要改變什么？

l         應(yīng)該改變成什么？

l         如何進(jìn)行改變？

　　高效的信息部門(mén)是有效的和高效的，它們能運(yùn)用盡可能少的資源成功地實(shí)現(xiàn)既定業(yè)務(wù)目標(biāo)。這些信息部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求自然而然地產(chǎn)生了一個(gè)流程改進(jìn)系統(tǒng)，而這個(gè)操作流程是正式的、可重復(fù)的、安全的。

高效的信息部門(mén)具有以下特點(diǎn)：

l         運(yùn)營(yíng)工作和安全工作共同提供更高的服務(wù)水平；

l         計(jì)劃工作的比例較高；

l         成本結(jié)構(gòu)非常高效；

l         與管理人員、IT同事建立起高效的工作關(guān)系；

l         審計(jì)更加順暢；

l         安全問(wèn)題的識(shí)別和解決更加及時(shí)；

l         在服務(wù)交付生命周期中較早整合信息安全需求；

l         能快速回復(fù)到可靠的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)；

l         對(duì)于業(yè)務(wù)問(wèn)題，如需求變更等方面問(wèn)題，處理得心應(yīng)手；

l         ……

而反觀低效的信息部門(mén)，其表現(xiàn)不佳的原因主要有五個(gè)方面：

l         缺乏對(duì)當(dāng)前狀態(tài)和目標(biāo)狀態(tài)的清晰認(rèn)識(shí)

通常管理層會(huì)認(rèn)為，當(dāng)前的狀態(tài)是可以忍受的。這些組織可能會(huì)意識(shí)到一些問(wèn)題，但它們無(wú)法定量地衡量這些問(wèn)題。

l         “控制是不可能的”這種觀念已植入文化中

通常管理人員由于不知道其它的解決方式，會(huì)認(rèn)為控制從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是不可能的。

l         倡導(dǎo)個(gè)人英雄主義，而不是可重復(fù)、可預(yù)測(cè)原則

這一點(diǎn)也與企業(yè)文化有密切的關(guān)系，如果一個(gè)企業(yè)缺少規(guī)范化的管理流程和手段，信息化管理工作更容易陷入到“項(xiàng)目是一個(gè)人的”狀態(tài)中。比如某個(gè)員工通宵加班挽救了項(xiàng)目，他就會(huì)受到表彰。但若一個(gè)人能拯救項(xiàng)目，那他也能毀了項(xiàng)目。

l         認(rèn)為IT運(yùn)營(yíng)和安全問(wèn)題與其它的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目不同

很多組織認(rèn)為安全問(wèn)題可以在IT之外進(jìn)行，雖然IT領(lǐng)域之外確實(shí)也有一些安全問(wèn)題，但安全控制必須植入IT流程中，且由IT組織和安全組織共同擁有。如果這兩個(gè)組織沒(méi)有定義好各自的角色，在面對(duì)失敗時(shí)他們就會(huì)相互推諉責(zé)任。

l         偏好實(shí)施技術(shù)解決方案，因?yàn)樗热藛T和流程改進(jìn)項(xiàng)目更容易實(shí)施

由于背景問(wèn)題，通常IT管理人員將自動(dòng)化和技術(shù)看得比可重復(fù)的流程和控制更重要。由于缺乏合適的流程和控制，安全技術(shù)將無(wú)法及時(shí)處理IT運(yùn)營(yíng)情況的變化，從而造成整個(gè)組織的混亂。

對(duì)比高效組織與低效組織的不同特點(diǎn)，我們發(fā)現(xiàn)低效信息部門(mén)最需要改變的是這幾種觀念是：

l         控制是不可能的；

l         缺乏控制造成的成本是可容忍的；

l         個(gè)人的成功可以取代組織的成功；

l         IT安全和IT運(yùn)營(yíng)是相互獨(dú)立的；

如果能糾正這些不正確的觀念，在推廣、控制和問(wèn)題解決這三個(gè)領(lǐng)域內(nèi)建立起可重復(fù)的流程，那么組織就能實(shí)現(xiàn)績(jī)效的轉(zhuǎn)變。

在構(gòu)建高效信息部門(mén)的過(guò)程中，有兩個(gè)基本指導(dǎo)原則：

1.         企業(yè)價(jià)值驅(qū)動(dòng)

與上述方式相對(duì)應(yīng)的就是這種價(jià)值驅(qū)動(dòng)的信息部門(mén)形式，它主要考慮采取怎樣的措施讓信息部門(mén)能更好地挖掘業(yè)務(wù)的價(jià)值，以此為指導(dǎo)思想的是信息部門(mén)作為一個(gè)整體更為主動(dòng)地參與到業(yè)務(wù)決策過(guò)程中去的，并且開(kāi)展基于對(duì)基本的企業(yè)目標(biāo)有明確理解的基礎(chǔ)之上的計(jì)劃，這樣就能包括加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通、確立多種客戶群、制定不同的服務(wù)目標(biāo)和實(shí)施交叉等多項(xiàng)信息部門(mén)工作。

2.         業(yè)務(wù)語(yǔ)言與信息語(yǔ)言的相互轉(zhuǎn)化

這種價(jià)值驅(qū)動(dòng)的信息化管理策略的一個(gè)關(guān)鍵要素就是在企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)和信息部門(mén)之間建立一種公共語(yǔ)言，用二者共享的術(shù)語(yǔ)提供一個(gè)用于討論未來(lái)目標(biāo)和定義有意義的衡量IT價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)辭匯表，使得信息部門(mén)和企業(yè)的管理者在關(guān)乎企業(yè)未來(lái)能否成功的關(guān)鍵論題討論時(shí)共享這些辭匯，從而在共同語(yǔ)言的基礎(chǔ)上，建立一種能監(jiān)控IT的價(jià)值貢獻(xiàn)的框架，即在業(yè)務(wù)部門(mén)與信息部門(mén)使用共同語(yǔ)言來(lái)理解一項(xiàng)業(yè)務(wù)。這種轉(zhuǎn)化不僅是新工作的開(kāi)始，而且也是提高企業(yè)效率的基本手段，還能充當(dāng)管理的提供者或是作為提高對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)水平的一種有力工具。

基于以上兩個(gè)指導(dǎo)原則，構(gòu)建高效信息部門(mén)的這一過(guò)程一般要經(jīng)歷四個(gè)階段和8個(gè)具體的步驟： 

第一個(gè)階段：定義前后背景關(guān)系：

第一步：定義戰(zhàn)略性的與IT操作有關(guān)的前后背景關(guān)系

這種關(guān)系需要從這幾個(gè)方面加以定義：IT起到怎樣的作用，業(yè)務(wù)在哪些層面依賴IT，對(duì)革新持怎樣的態(tài)度，在平衡維持企業(yè)和發(fā)展企業(yè)二者之間的投資上做了怎樣的工作等等。

第二步：對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息化戰(zhàn)略做出評(píng)價(jià)

在進(jìn)行高效信息部門(mén)的構(gòu)建過(guò)程中，需要清楚的認(rèn)識(shí)到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息部門(mén)將會(huì)是最好的參照部門(mén)，因此，需要理解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息管理關(guān)鍵戰(zhàn)略和獨(dú)到的能力，并確定要效仿、利用的具體方面，探索在這些具體方面需要做出什么樣的轉(zhuǎn)變。

第二個(gè)階段： 建立基礎(chǔ)

第三步：根據(jù)恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，確定具有針對(duì)性的計(jì)劃，并及時(shí)發(fā)布解決方案和效益分析。

整個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程需要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行，而不是貪圖大而全的徹底性顛覆，在具體的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，需要根據(jù)不同的階段目標(biāo)，確定基本有效的轉(zhuǎn)變步驟，針對(duì)每個(gè)轉(zhuǎn)變步驟，及時(shí)將轉(zhuǎn)變的成果及達(dá)成目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行發(fā)布，并對(duì)每個(gè)轉(zhuǎn)變目標(biāo)達(dá)成的效益進(jìn)行分析，綜合衡量取得目標(biāo)所需要付出的代價(jià)。

第四步：定義信息服務(wù)的不同層次，建立服務(wù)目錄，用回饋的方式作為一種框架為將來(lái)的投資提供建設(shè)性的目錄。

在構(gòu)建高效信息部門(mén)的過(guò)程中，需要定義信息部門(mén)提供服務(wù)的不同層次，建立整體的服務(wù)目錄框架，同時(shí)，配合具體的計(jì)劃，確定不同階段需要實(shí)現(xiàn)的不同服務(wù)，明確信息部門(mén)不同階段需要提供哪些信息服務(wù)。這也為將來(lái)更高效的部門(mén)改進(jìn)提供建設(shè)性的參考。

第三個(gè)階段：建立一種績(jī)效管理框架

第五步：在企業(yè)活動(dòng)與IT任務(wù)之間建立數(shù)量上的連接，將業(yè)務(wù)流程融入在企業(yè)的信息化決策的預(yù)測(cè)中。

高效的信息部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系更為緊密，在確定信息部門(mén)能夠提供的服務(wù)目錄基礎(chǔ)上，需要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及具體的需要，確定可以通過(guò)信息化手段解決的業(yè)務(wù)任務(wù)數(shù)量，并與不同的信息服務(wù)進(jìn)行對(duì)應(yīng)，結(jié)合具體的部門(mén)建設(shè)計(jì)劃，確定部門(mén)建設(shè)的不同階段可以提供哪些信息服務(wù)，能夠?yàn)槟男I(yè)務(wù)任務(wù)提供支持性服務(wù)。

第六步：利用分析模型/框架輔助業(yè)務(wù)流程管理使得未來(lái)的信息部門(mén)建設(shè)和信息化建設(shè)投資更有意義。

在確定業(yè)務(wù)與IT手段的對(duì)應(yīng)關(guān)系之后，需要使用具體而有針對(duì)性的框架，比如IDEF、ARIS等不同的分析模型，對(duì)具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)操作層面的信息化實(shí)施規(guī)劃，明確在不同的任務(wù)解決過(guò)程中，信息部門(mén)的定位以及業(yè)務(wù)部門(mén)的配合關(guān)系。

第四個(gè)階段： 進(jìn)行管理過(guò)程的推廣

第七步：對(duì)于業(yè)務(wù)和IT兩個(gè)方面都要在關(guān)鍵人物和IT績(jī)效之間建立一種關(guān)系。

為了實(shí)現(xiàn)以上列舉高效信息部門(mén)的一些關(guān)鍵特點(diǎn)，在構(gòu)建高效信息部門(mén)的過(guò)程中，有幾個(gè)關(guān)鍵的績(jī)效指標(biāo)必須考慮：

l         變化成功率；

l         變化有效率；

l         基礎(chǔ)設(shè)施管理水平；

l         從事事先活動(dòng)的人員比例；

通過(guò)對(duì)高效信息部門(mén)的分析表明，高效信息部門(mén)通常具有：

l         極高的變化成功率，即在系統(tǒng)思考的前提下，更關(guān)注與某個(gè)關(guān)鍵特點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，通常成功率超過(guò)98%；

l         極高的變化有效率，即一項(xiàng)轉(zhuǎn)變不會(huì)因?yàn)橥饨缫蛩氐母淖兌l(fā)生立即的改變，相反，一項(xiàng)轉(zhuǎn)變有一定的持續(xù)性，在轉(zhuǎn)變期望達(dá)到的目標(biāo)沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)的情況下，不會(huì)輕易的做出再次改變

l         極高的基礎(chǔ)設(shè)施管理水平，即在構(gòu)建高效信息部門(mén)的過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施的管理水平需要先行提高，通過(guò)內(nèi)包/外包等不同形式，提升對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的管理水平，保證在向高效IT組織轉(zhuǎn)變的過(guò)程中具有夯實(shí)的基礎(chǔ)；

l         極高的從事預(yù)生產(chǎn)活動(dòng)的人員率，這一關(guān)鍵指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是建立在內(nèi)部信息管理流程梳理并優(yōu)化的基礎(chǔ)上的，即通過(guò)引入更為系統(tǒng)、全面的管理流程，并采用相應(yīng)的管理手段/工具，預(yù)先分派一定的人力資源，保證事件發(fā)生之前的預(yù)判與排除。

第八步：按照上述步驟重運(yùn)做并有規(guī)律地重復(fù)。

高效的信息部門(mén)的構(gòu)建不是一蹴而就的，在以備選方案為指導(dǎo)向價(jià)值驅(qū)動(dòng)管理的轉(zhuǎn)變不是一個(gè)決策，而是要經(jīng)歷一個(gè)具體的轉(zhuǎn)化過(guò)程。這一過(guò)程從根本上說(shuō)需要建立義務(wù)的可信度，確立一個(gè)更開(kāi)放的目錄，在進(jìn)行IT投資決策時(shí)還要不斷地參與到業(yè)務(wù)中去，同時(shí)，更好的考慮業(yè)務(wù)與IT的對(duì)應(yīng)關(guān)系，在保證對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行更為有效支撐的前提下，更為合理的對(duì)信息部門(mén)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作的目標(biāo)。