協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

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 　　何為協(xié)同?合辦為協(xié)，共口成同——就是密切配合、協(xié)調(diào)一致。當(dāng)前從大規(guī)模生產(chǎn)到大規(guī)模定制，從精益制造到敏捷制造，人類生產(chǎn)方式的每一次重大突破，其原動(dòng)力都在于努力謀求協(xié)同——供給與需求的協(xié)同。而與之相對(duì)應(yīng)的企業(yè)管理模式的每一次變革，目的也都在于追求更高層次的協(xié)同——“企-境”協(xié)同、“人-機(jī)”協(xié)同、“人-人”協(xié)同。

　　企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)弱，并不完全取決于這個(gè)企業(yè)中個(gè)人素質(zhì)和能力的強(qiáng)弱，很大程度上要依托這個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和能力。個(gè)人能力再?gòu)?qiáng)，如果不能圍繞整體目標(biāo)，從全局出發(fā)，密切配合，協(xié)同作戰(zhàn)，也不會(huì)使整體效率和效益達(dá)到最佳化，甚至?xí)捎谙嗷ブg的不協(xié)調(diào)而使理應(yīng)成為合力的各種力量反而相互削弱、抵消。因此，如何提高協(xié)同水平，使企業(yè)內(nèi)部各種力量能協(xié)同起來，合作起來，形成最大的合力，就成為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的題中應(yīng)有之義。

　　一、協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)展歷程

　　第一代：基于辦公套件的文檔處理型協(xié)同辦公平谷。

　　第二代：面向網(wǎng)絡(luò)和文件處理流程化型協(xié)同辦公平臺(tái)。

　　第三代：面向文檔和協(xié)同的知識(shí)管理型辦公系統(tǒng)。

　　第四代：面向應(yīng)用集成和決策支持的協(xié)同系統(tǒng)

　　二、企業(yè)協(xié)同工作中面臨的困境

　　協(xié)同效率低：分支機(jī)構(gòu)協(xié)作效率低，辦公費(fèi)用居高不下，審批周期長(zhǎng)

　　知識(shí)管理混亂：企業(yè)知識(shí)管理積累難，文檔知識(shí)查詢、利用難，企業(yè)培訓(xùn)成本高，輔助決策信息少

　　溝通效率低：業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)進(jìn)展監(jiān)控難，辦公機(jī)制不透明，缺少多層次溝通平臺(tái)，工作無(wú)計(jì)劃性

　　應(yīng)用系統(tǒng)孤立：獲取決策信息難，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享難，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)孤島

　　三、具體運(yùn)用

　　以工作流為核心，結(jié)合公文管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)公文發(fā)文、收文管理;公文簽報(bào)、呈批文、請(qǐng)示報(bào)告等各類文件的擬稿、審批、歸檔、統(tǒng)計(jì)、催辦督辦、等應(yīng)用。通過公文交換平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)與異構(gòu)公文系統(tǒng)進(jìn)行公文收發(fā)。

　　靈活的自定義的表單(格式、模板)與可視化工作流(角色、流程、權(quán)限)的組合，構(gòu)建企業(yè)個(gè)性化表單及各種類型流程。

　　支持審批痕跡保留、打印及多版本管理，支持電子簽名和電子簽章等在線審批功能。支持各種申請(qǐng)、審批等綜合業(yè)務(wù)、事務(wù)流程處理。

　　支持多條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表。自定義多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)，支持在線各種類型知識(shí)文檔存儲(chǔ);多維度知識(shí)地圖、嚴(yán)格的分級(jí)授權(quán)機(jī)制。流程審批后自動(dòng)歸檔知識(shí)中心/文檔批量導(dǎo)入。

　　支持創(chuàng)建各種應(yīng)用的知識(shí)主題庫(kù)/專家知識(shí)庫(kù)/崗位知識(shí)庫(kù)/產(chǎn)品知識(shí)庫(kù)/行業(yè)知識(shí)庫(kù)。

　　用品管理：支持多庫(kù)房、多級(jí)分類的用品管理，多維度報(bào)表查詢;

　　會(huì)議管理：支持會(huì)議室資源管理、自動(dòng)生成會(huì)議通知、可集成視頻會(huì)議功能，

　　車輛管理：支持用車申請(qǐng)、審批、維修管理，輕松實(shí)現(xiàn)車輛調(diào)度用、駕駛員的管理，多維度報(bào)表查詢;

　　圖書管理：支持圖書的登記、借閱、歸還管理、支持過期催還，報(bào)表查詢。

　　工作日志：支持員工日志撰寫、查詢、補(bǔ)記等功能，支持日志共享、直屬下屬匯報(bào)等功能;

　　計(jì)劃總結(jié)：支持周/月/季/年計(jì)劃，計(jì)劃可分解任務(wù)，支持計(jì)劃追蹤、計(jì)劃共享等功能;

　　任務(wù)管理：個(gè)人任務(wù)/集體任務(wù)，任務(wù)支持多人分解，支持任務(wù)追蹤、反饋共享查閱。

　　手機(jī)短信：支持短信群發(fā)，OA消息短信提醒等功能;

　　電子郵件：支持內(nèi)/外部郵件收發(fā)，外部郵件支持多個(gè)商用郵箱管理、支持內(nèi)外部郵件互通;