一個采購分給多家供應(yīng)商分拆采購為了啥？

一種材料采購分給多家供應(yīng)商，看似增加了工作量，然而企業(yè)卻可能因此而節(jié)省資金并縮短供貨周期。

一個請購單多家供應(yīng)商，到底為了啥？

“我們采購部又提出了一個需求。現(xiàn)在需要一個零件10000只，該零件默認(rèn)有3個供應(yīng)商。采購部不想只下給一個供應(yīng)商，而想按百分之五十、百分之二十五、百分之二十五的比例分別下個A、B、C三個供應(yīng)商。按照現(xiàn)在的做法，只能按照一個供應(yīng)商生成請購單。要分單的話，只能手工分單，請問有方便的解決之道嗎？”一早沃奇公司丁經(jīng)理便提出了這樣的要求。

且不論沃奇公司的這個需求是否能夠解決，阿峰認(rèn)為首先要判斷一下這個需求是否合理，一般情況下一個請購單交給多家供應(yīng)商，企業(yè)會出于以下目的：

① 請購數(shù)量過多，若只交給一家供應(yīng)商的話，估計會供應(yīng)不及時；

② 供應(yīng)商之間進(jìn)行平衡。有時候，特別是大單的情況下，為處理好各家供應(yīng)商的關(guān)系，會把采購量在各家供應(yīng)商之前進(jìn)行分配；

③ 有時出于交貨期的考慮，也會做類似處理。如有供應(yīng)商A、B、C，A供應(yīng)商的交貨期平均為10天，B供應(yīng)商為15天，C供應(yīng)商為25天，但是，價格A供應(yīng)商最貴，B供應(yīng)商次之，C供應(yīng)商最低。一般情況下，當(dāng)然是都向C供應(yīng)商購買，但是由于C供應(yīng)商交貨期比較遲，若向其購買的話，會影響最后產(chǎn)品的交期，所以，采購決定部分向A供應(yīng)商購買，在不影響生產(chǎn)交期的情況下，剩余數(shù)量向C供應(yīng)商購買或者再在B與C供應(yīng)商之間進(jìn)行分配。

以前遇到類似情況時，修改自動生成的請購單的數(shù)量，并手工開立其他供應(yīng)商請購單，以達(dá)到分單的需求。這種方法的優(yōu)點是不用額外的設(shè)置。缺點是每遇到類似情況，都要手工操作，缺乏控制；若此類情況的供應(yīng)商較多，一張請購單要分給十個供應(yīng)商則工作量比較大。

看來這個需求并非空穴來風(fēng)，既然可以為企業(yè)業(yè)務(wù)部門帶來便利，又切實存在這樣的應(yīng)用，提出解決方案阿峰責(zé)無旁貸。不過讓阿峰高興的是，隨著沃奇公司的 erp系統(tǒng)免費下載項目逐漸成熟，企業(yè)也開始逐漸注意細(xì)節(jié)問題的解決了，離項目完工的日子不遠(yuǎn)了。

分拆采購一項采購分給多家供應(yīng)商

阿峰給出了處理分拆請購單的解決方案如下：通過在原材料基本信息處設(shè)置供應(yīng)商之前的分?jǐn)偙攘?，然后在請購維護(hù)窗口會給出分?jǐn)偟慕ㄗh，由采購員進(jìn)行維護(hù)確認(rèn)。

以沃奇公司的套筒采購為例。假設(shè)現(xiàn)在需要一原材料“套筒”，需求數(shù)量為30萬只，該原材料有A、B、C三個供應(yīng)商，企業(yè)統(tǒng)計歷史數(shù)據(jù)，一般情況下，按50%，25%，25%進(jìn)行分配。則從理論上來講，應(yīng)向A供應(yīng)商采購15萬只，向B供應(yīng)商采購7.5萬只，向C供應(yīng)商采購7.5萬只。

可見關(guān)系請購分購的流程由“原材料基本信息”、“請購單維護(hù)”、“請購單生成請購單”三個環(huán)完成。

① 原材料基本信息

在此環(huán)節(jié)中，主要設(shè)置各個供應(yīng)商之間分配的比例。如上例子，我們可以給套筒添加供應(yīng)商A、供應(yīng)商B、供應(yīng)商C，并且分別設(shè)置分?jǐn)偙壤秊?0%，25%，25%。進(jìn)行如此設(shè)置后，系統(tǒng)在考慮向誰采購時，就會按次比例來計算采購數(shù)量。

若B供應(yīng)商由于質(zhì)量等原因終止向其采購時，一般會在供應(yīng)商基本信息處，把該供應(yīng)商設(shè)置為“不準(zhǔn)交易”。此時，系統(tǒng)會提示用戶，該供應(yīng)商已經(jīng)設(shè)置了分配比例，要設(shè)置不準(zhǔn)交易前，必須先調(diào)整分配比例。

② 請購單維護(hù)階段

因大部分時候，需求部門并不關(guān)心我需要的東西是向誰請購，所以，在請購單中，不會反映供應(yīng)商信息。但在請購明細(xì)中，有一字段，用來控制是否要分單采購。若數(shù)量少時，可能不需要分單請購，則可以把分單請購去掉。

請購單審核時，會根據(jù)在原材料基本信息處設(shè)置的比例，在“請購單維護(hù)”界面中，30萬只套筒被分解成三條記錄，分別向A、B、C采購15萬只、7.5萬只、7.5萬只。

在此處，采購員可以根據(jù)實際情況，修改數(shù)量。如為了方便統(tǒng)計，把B供應(yīng)商7.5萬只套筒改為8萬只，則C供應(yīng)商數(shù)量會自動改為7萬只，而A供應(yīng)商數(shù)量不變。即數(shù)量修改時，是根據(jù)原材料基本信息處設(shè)置的供應(yīng)商順序來修改。假設(shè)原材料基本信息設(shè)置了ABCDE五個供應(yīng)商，若B的數(shù)量發(fā)生了變化，則變化的數(shù)量體現(xiàn)到C供應(yīng)商身上；D變化，反映到E身上。修改后，在該單據(jù)保存時，系統(tǒng)還會核對一下，總的請購數(shù)量是否為需求數(shù)量，若不等則系統(tǒng)會提示警告，讓用戶再次核對。

當(dāng)然，該項數(shù)據(jù)的修改，可以進(jìn)行權(quán)限控制，可以指定具體人員，如采購主管，來更改此數(shù)據(jù)。

③ 請購單生成請購單

在請購單生成請購單時，系統(tǒng)會讓用戶選擇，是否按供應(yīng)商分單。若按供應(yīng)商分單的話，系統(tǒng)會把套筒根據(jù)供應(yīng)商不同，分成三張請購單；若不根據(jù)供應(yīng)商分單的話，則系統(tǒng)只產(chǎn)生一張請購單，只是請購單的項目上有三條記錄，分別是A供應(yīng)商、B供應(yīng)商、C供應(yīng)商的采購數(shù)量。

關(guān)于分拆采購阿峰提醒注意：

① 分配比例如何確定。在手工操作情況下，可能A、B、C供應(yīng)商之間進(jìn)行分配的時候，沒有固定的比例，這次A多一點，下次可能就B多一點。而系統(tǒng)控制時，是有具體的比例的。這個比例具體如何確定，才能給企業(yè)帶來最大的效率，這系統(tǒng)是解決不了的，要靠企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗來確定。

② 若需求數(shù)量小時，最好在請購明細(xì)中把“采購分單”去掉，而不要在請購維護(hù)中修改，因為后者的工作量大，而且容易出錯。

③ 不同的供應(yīng)商之間，原材料或多或少存在著一定的差異，如色差等。這些情況，跟以前的作業(yè)一樣，系統(tǒng)無法幫忙解決，要靠加強實際的采購與檢驗管理，才能解決。

發(fā)布：2007-03-22 18:13 編輯：泛普軟件 · hujian [打印此頁] [關(guān)閉]

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