ERP系統(tǒng)物料編碼的原則

[關(guān)鍵詞：物料編碼]

在《ERP基礎(chǔ)管理——物料編碼》一文中強調(diào)“沒有物料編碼就沒有ERP”可追溯到MRP時期，可以說ERP是MRP外延的擴展，顯然物料編碼又是物料資源管理的基礎(chǔ)，是提升管理、優(yōu)化系統(tǒng)效率的強大保障。物料編碼對于制造類企業(yè)供應(yīng)鏈管理作用不可說不巨大，影響不可謂不深遠，甚至是任何一個ERP系統(tǒng)優(yōu)化不得考慮的關(guān)鍵環(huán)節(jié)！然而，影響編碼原則的因素有很多，但歸根結(jié)底就是由于對ERP編碼原則的認識不清所至。

筆者本人從事系統(tǒng)實施若干年，在與行業(yè)人士的交流中體會到一種共識：沒有一個放之四海而皆準的物料編碼規(guī)則。物料編碼在應(yīng)用領(lǐng)域具有各自的行業(yè)特點，甚至物料數(shù)據(jù)狀態(tài)、流程以及處理方式不同而導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)企業(yè)的編碼也大相徑庭；各個ERP廠商基礎(chǔ)管理之物料編碼的機制也存在巨大的差異，主要體現(xiàn)在自動與手工，程序算法對編碼的處理效率兩個方面。有通過手工輸入物料編碼而沒有校驗碼機制的，也有無視編碼壓縮而導(dǎo)致檢索、分析、查詢、計算等操作效率天壤之別的。

自動編碼方式是將物料按照某個緯度進行分類，確定編碼的規(guī)則，操作人員在做新增物料操作時，系統(tǒng)根據(jù)物料的屬性選擇自動生成編碼的機制。好的編碼機制應(yīng)該是簡單的、便于機器操作的、同時應(yīng)該是細致的，雖然沒有一個公認完美的編碼機制，但是在長期實踐中總結(jié)出一些物料編碼的原則。

物料編碼原則

編碼應(yīng)該反映分類。在打印報表時，同類之?dāng)?shù)據(jù)才會被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列。例如編號時，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后編幾位碼的流水號，如果擔(dān)心日后有新增資料發(fā)生，則可以在分類號或流水號中預(yù)留一些空號以便日后可以插入。

編碼應(yīng)該反映順序。排序是計算機強大功能之一，資料在打印或查詢時通常會依資料編號的大小順序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我們需要資料在打印時按照某一種順序來排列，就應(yīng)該在編號時對于資料編號之大小順序事前加以規(guī)劃。

變動屬性不應(yīng)納入編碼。有些資料之某項屬性如果在未來有可能發(fā)生變動，則絕不可將該屬性納入編碼中。否則，一旦發(fā)生變動時，是否要修改編碼將會成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編碼中，因為員工調(diào)動部門是經(jīng)?？赡馨l(fā)生的。其它如客戶所屬之責(zé)任區(qū)，商品之分類別 (Group Code)，業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域等等。正確的方法應(yīng)將這些屬性另設(shè)獨立的字段表達。

編碼愈簡短愈好。編碼之目的在求簡化，如此，可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時間，增加數(shù)據(jù)處理之效率；再者，由于編碼簡短，在處理的過程中出錯的機率也能夠因而降低，因此編碼位數(shù)愈少愈好。

避免采用有意義編碼。很多人在設(shè)計編碼時都希望讓編碼反映某些意義，目的在使編碼容易記憶或者可以望字生義。因此往往以英文單詞前綴或縮寫字母冠于編碼上。在物料編碼時則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號中。或許在資料筆數(shù)少時，這種方式的確可以獲得一些方便，但在資料筆數(shù)龐大時，此法事實上已收不到易記的效果，反而使分類性、順序性、彈性及唯一性等更重要的編碼原則難以兼顧，結(jié)果只是徒增編碼工作的困擾。有許多公司，特別是電子電機裝配業(yè)常常就是為了要理出有意義的料號體系，而使得編碼工作變得異常艱巨、耗時，甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強將現(xiàn)行料件都編上了料號，結(jié)果日后有新增的料件時，卻發(fā)覺實在不易遵行原來的原則來進行新料件的編碼工作。

事實上，料號僅是料件的代碼。是在計算機化時作為使用者與計算機之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義，如果能體認這一觀點，那么即使有上萬筆的料件，也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個編碼工作。

避免使用英文字母，就是說最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編碼。一則可使鍵入編碼的作業(yè)效率提至最高，一則可避免數(shù)字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話，則英文字母最好排在編碼之前幾碼，且位數(shù)必需一致。千萬要避免英文字母與數(shù)字混雜使用。

避免使用特殊符號。有人為了使編碼段落分明而在編碼中使用“-”符號，或者在編碼中夾雜“*”“．”“/”等特殊符號。這些符號之使用將影響輸入之效率，而在口述編碼時亦會造成不便，因此最好避免采用。其實編碼在使用一段時間后自然會適應(yīng)，不必刻意去使用一些特殊符號讓段落分明。如果非用這些符號不可，則應(yīng)該讓符號出現(xiàn)之位置加以固定，否則反而易生困擾。

編碼長度應(yīng)求一致。編碼長度一致可使閱讀或輸入時一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯誤。再者，一致之長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果在實際編碼時很難求取編碼位數(shù)之一致，則至少要求同一類者位數(shù)一致。

編碼應(yīng)有防錯功能。當(dāng)編碼位數(shù)愈長時，我們在閱覽、口述、輸入一串阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成的編碼時，發(fā)生錯誤、漏字、次序顛倒、重復(fù)等錯誤的幾率就愈為頻繁。有時這種錯誤會導(dǎo)致資料張冠李戴之嚴重后果。因此只要編碼長度超過六碼以上者，就應(yīng)該考慮在編碼后加上一位驗證碼，而視為編碼的一部份。如此我們即可用計算機來判斷并警告資料輸入時發(fā)生的錯誤。

發(fā)布：2007-03-14 11:27 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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