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房地產(chǎn)erp環(huán)境下采購(gòu)模塊的內(nèi)部控制
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一、研究綜述
企業(yè)內(nèi)部控制制度體系是企業(yè)內(nèi)部為了有效地進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企業(yè)資源計(jì)劃（）系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，一方面可對(duì)企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購(gòu)、庫(kù)存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造等有效地進(jìn)行管理，但另一方面也給企業(yè)內(nèi)部控制體系帶來了新的挑戰(zhàn)。
不論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)都是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本的高低對(duì)企業(yè)最終的利潤(rùn)是有直接影響的，同時(shí)，與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)付賬款或預(yù)付賬款的管理對(duì)企業(yè)來說也是至關(guān)重要的。鑒于此，本文探討在房地產(chǎn)erp系統(tǒng)環(huán)境下如何加強(qiáng)采購(gòu)模塊的控制，使企業(yè)建立完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，確保采購(gòu)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合法性，及時(shí)準(zhǔn)確地提供采購(gòu)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息，保證采購(gòu)付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，以確保企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠正常、安全地運(yùn)行。
二、采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)
（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程從物流的角度看，最初的采購(gòu)流程運(yùn)行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售最終產(chǎn)品的定價(jià)情況和整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利情況。換言之，企業(yè)采購(gòu)流程的“龍頭”作用不可輕視。具體處理流程如圖1所示。
（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制點(diǎn)采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)際是由采購(gòu)管理和應(yīng)付賬款兩個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，它們是企業(yè)信息系統(tǒng)中比較復(fù)雜的子系統(tǒng)。在這個(gè)子系統(tǒng)中存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相互聯(lián)系，正確形成與供應(yīng)商的往來賬，是這個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵。同時(shí)，根據(jù)目前的要求，采購(gòu)系統(tǒng)不但完成采購(gòu)活動(dòng)的事中管理、事后核算，同時(shí)完成采購(gòu)計(jì)劃的產(chǎn)生和采購(gòu)資金需求的預(yù)測(cè)。盡管對(duì)于不同的企業(yè)采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理的目的是相同的，但不同的企業(yè)在管理模式上和業(yè)務(wù)流程上有一定的區(qū)別，本文介紹比較常規(guī)的一種處理模式。具體來說，有以下幾個(gè)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)：
1.授權(quán)企業(yè)必須按要求設(shè)定涉及采購(gòu)流程的每一個(gè)人員對(duì)房地產(chǎn)erp的操作權(quán)限，例如，對(duì)供應(yīng)商信息的錄入須得到對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作授權(quán)，訂單輸入后的修改必須得到操作授權(quán)，采購(gòu)人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購(gòu)合同。
2.審批審批程序是采購(gòu)業(yè)務(wù)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。審批的目的有兩個(gè)：一是對(duì)請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)審核，二是明確請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)活動(dòng)的有關(guān)責(zé)任。通過各部門和人員之間相互審查、核對(duì)和制衡，避免一個(gè)人控制一項(xiàng)交易的各個(gè)環(huán)節(jié)，以此防止員工的舞弊行為。而各個(gè)部門和各個(gè)級(jí)別的審批程序的目的又有所差別，例如請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批的目的是保證請(qǐng)購(gòu)商品的品種、質(zhì)量滿足經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要；采購(gòu)部門審批的目的是防止重復(fù)采購(gòu)和控制采購(gòu)成本。
3.供應(yīng)商管理對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)來說，供應(yīng)商和采購(gòu)部門的關(guān)系是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。公司要對(duì)供應(yīng)商建立完善的檔案，及時(shí)掌握各供應(yīng)商的信譽(yù)等情況。如果由詢價(jià)人員進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，就有可能產(chǎn)生舞弊行為，因此這一環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正，其中價(jià)格是選擇供應(yīng)商的重要因素。另外，供應(yīng)商的品質(zhì)和信譽(yù)管理制度以及生產(chǎn)能力都會(huì)影響采購(gòu)業(yè)務(wù)及以后生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)的運(yùn)行。
4.采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購(gòu)成本對(duì)一個(gè)企業(yè)提升經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)是很重要的。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例比較高，因此降低材料采購(gòu)成本可以增加企業(yè)的利潤(rùn)，從而增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
5.付款結(jié)算付款業(yè)務(wù)是采購(gòu)業(yè)務(wù)不可分割的組成部分，其主要內(nèi)容建立在采購(gòu)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)之上，是將企業(yè)的資金支付給采購(gòu)商品供應(yīng)商。付款涉及資金使用，因此是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重點(diǎn)。付款業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵點(diǎn)主要包括應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制和資金支付控制。
三、房地產(chǎn)erp系統(tǒng)環(huán)境下加強(qiáng)采購(gòu)模塊內(nèi)部控制的具體措施
（一）權(quán)限的控制單位應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購(gòu)，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃的制訂必須由公司計(jì)劃部、營(yíng)銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時(shí)，為了保證權(quán)責(zé)對(duì)等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任。例如，某公司賬套主管是李明，采購(gòu)部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級(jí)主管提出請(qǐng)購(gòu)鍵盤計(jì)劃，請(qǐng)購(gòu)數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請(qǐng)購(gòu)單。此時(shí)就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動(dòng)采購(gòu)管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購(gòu)選項(xiàng)”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復(fù)選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請(qǐng)購(gòu)單時(shí)會(huì)彈出“對(duì)不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。
共2頁(yè): 上一頁(yè)1 責(zé)編：流沙- 1彩虹集團(tuán)房地產(chǎn)erp:化工“小巨人”的信息化脈搏
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