政府OA項目選型四大關(guān)鍵因素分析

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       OA辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)深入人心。不僅在企業(yè)中應(yīng)用廣泛，在政府部門中也在不斷的推廣。不過政府部門作為國家的衙門，與普通的企業(yè)有比較大的不同。筆者這里結(jié)合自己的實際項目案例，談?wù)務(wù)块T在OA項目中，該如何選型？

　　一、政府應(yīng)以集團(tuán)公司的角度來選擇OA系統(tǒng)

　　在政府部門中選擇OA系統(tǒng)，應(yīng)該以集團(tuán)公司的角度去考慮，而不是單公司的產(chǎn)品。為什么這么說呢？因為無論是哪個政府部門，都有上下級，也有同級的部門。如以一個省為例。有省農(nóng)業(yè)部門，也有各個地級市的農(nóng)業(yè)部門。地級市的農(nóng)業(yè)部門需要向省級部門匯報工作，各個地級市的農(nóng)業(yè)部門之間也會有協(xié)同的內(nèi)容。如果從企業(yè)架構(gòu)來看，省農(nóng)業(yè)部門就好像是企業(yè)的集團(tuán)公司，而各個地級市的農(nóng)業(yè)部門就好像是子公司。

　　在這種大背景下，筆者建議OA系統(tǒng)選型時，最好以上級部門，如以省農(nóng)業(yè)部門作為牽頭部門進(jìn)行選型。如果各個部門單獨選型的話，不但總體的信息化成本會增加，企業(yè)各級部門之間如果選擇的軟件不一樣，還需要做整合的操作。勿庸置疑，這是一個不明智的做法。

　　上面筆者建議的是選型的主體。另外以集團(tuán)公司角度進(jìn)行選型，關(guān)注的還有集團(tuán)的管控問題。簡單的說，上級部門與下級部門、下級部門之間的信息即需要相互獨立，又需要有相互的聯(lián)系。如上級部門需要有能力決定，哪些信息是所有下級部門都可以看到的，如放假信息、常規(guī)的公告等等。而有些信息，可能只有上級部門才可以看到。在選型時，需要注意，各個部門之間即相互聯(lián)系、協(xié)作，又相互獨立。

　　從以上的分析中，我們可以得到一個基本的結(jié)論。政府部門從組織架構(gòu)上來看，就是一個集團(tuán)公司。為此在選擇OA等辦公軟件時，要從集團(tuán)的角度出發(fā)。上級單位作為選型的主體，為下級部門選擇同一個OA辦公系統(tǒng)。這不僅可以降低成本，而且還可以提高相互之間協(xié)作的效率。

　　二、OA系統(tǒng)需要有出色的會議管理模塊

　　作為政府部門，我們都知道，一個突出的特點就是會議多。為此在OA系統(tǒng)中，就要有比較突出的會議管理功能。會議管理模塊可以做的很簡單，如只是一個會議通知、會議記錄等相關(guān)內(nèi)容。但是也可以做的很復(fù)雜。如需要有會議室的預(yù)約功能、會議決議的追蹤、會議取消的自動通知等相關(guān)功能，而且最好能夠與移動商務(wù)平臺結(jié)合，直接將相關(guān)通知發(fā)送到用戶的手機上。

　　當(dāng)然天下沒有免費的午餐。功能越強、產(chǎn)品線越完整，其相對的價格也就越高。為此在實際工作中，往往需要更多的付出。不過政府部門一般都是財大氣粗的，資金對他們來說并不是大問題。只需要產(chǎn)品功能完善即可。

　　所以無論從實施方還是從政府部門的角度出發(fā)，筆者都建議在選擇OA系統(tǒng)時，要額外的關(guān)注一下會議管理模塊的相關(guān)內(nèi)容。最好是系統(tǒng)中有一個現(xiàn)成的、完整的解決方案。而不是自定義開發(fā)的。根據(jù)筆者的項目經(jīng)驗，如下功能一般都需要具備的。會議通知（最有與移動商務(wù)平臺結(jié)合）、會議室管理、會議進(jìn)度追蹤、會議看板等等。不同的政府部門，可以根據(jù)自己單位的實際情況進(jìn)行選擇。做的好的單位，還會與考勤結(jié)合。如在會議室門口會有一個考勤機。參加會議的人員只需要刷一下工卡，考勤系統(tǒng)就會紀(jì)錄下這個員工參加會議的時間。然后將這個數(shù)據(jù)通過接口傳遞到OA系統(tǒng)。系統(tǒng)就會自動判斷缺勤與遲到的人數(shù)，作為后續(xù)考核的依據(jù)。

　　三、需要有嚴(yán)格的審批程序

　　政府部門雖然沒有多少的機密信息，但是保密級別確比任何企業(yè)的高。如果需要發(fā)布一個消息，可能需要有多道審批程序。這也是政府部門一個特有的現(xiàn)象。即使是一個全國統(tǒng)一放假通知，也需要有好幾道審批環(huán)節(jié)。所以在OA系統(tǒng)中，這審批模塊也需要有完善的解決方案。

　　如消息發(fā)布審批策略要能夠支持根據(jù)文件的類別來設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)。通常情況下，單位員工在創(chuàng)建文件時首先會對文件進(jìn)行歸類，如A類、B類或者C類。然后根據(jù)不同的類別，就會有不同的審批環(huán)節(jié)。如A類文件，可能只需要經(jīng)過一道審批即可。而C類文件，則需要經(jīng)過五到審批等等。為此在OA系統(tǒng)中，要能夠根據(jù)不同的文件類別，來設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)與層次。雖然普通企業(yè)中也有這方面的需求，但是要求并沒有這么高。

　　總之，在政府部門中，會額外的重視這個文檔的審批環(huán)節(jié)。在OA系統(tǒng)中，要有靈活的設(shè)置機制。最好能夠在不用代碼開發(fā)的情況下，讓系統(tǒng)管理員可以進(jìn)行自定義設(shè)置。以提高系統(tǒng)的靈活性，來適應(yīng)不同審批過程的需要。

　　四、要有豐富的接口

　　政府部門，如民政局，還有一個比較有特色的地方。其客戶群體（雖然一般政府都不把老百姓當(dāng)作客戶）是廣大的人民群眾。隨著信息化的推廣，不少部門已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)上開通了網(wǎng)上辦公業(yè)務(wù)。如婚姻登記網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上投訴等等。作為OA系統(tǒng)，需要有豐富的接口，能夠與這些系統(tǒng)進(jìn)行整合。

　　舉一個簡單的例子。如網(wǎng)上婚姻登記預(yù)約。一旦預(yù)約成功，這個預(yù)約平臺應(yīng)該能夠?qū)⑾嚓P(guān)的信息放松到部門的OA平臺。等到員工一上班，就可以看到預(yù)約方的相關(guān)信息。如此的話，可以便于員工事先安排工作。再如網(wǎng)上投訴等等，也需要與OA系統(tǒng)進(jìn)行有效的整合。做的好的單位，相關(guān)用戶在解答用戶的投訴時，可以直接在OA系統(tǒng)中完成。兩個平臺可以自動進(jìn)行數(shù)據(jù)的交互。

　　這些新的信息化需求，都要求OA系統(tǒng)有比較豐富的接口。通過少量的代碼開發(fā)，甚至在不開發(fā)的狀況下，就可以完成系統(tǒng)的整合。為此筆者一般建議，有條件的政府單位最好選擇那些平臺型的OA系統(tǒng)，以方便與系統(tǒng)的整合?；蛘呤悄切┯兄鴩H標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。也可以通過中間件等技術(shù)來實現(xiàn)產(chǎn)品之間的整合。

　　從以上的分析中可以看出，政府跟普通的企業(yè)還是有比較大的差異。為此在OA等信息化項目選型上，還是有一定的差異。