一個基本的erp系統選型方法及評價標準框架

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本文給出了一個通用的選型方法及erp系統軟件評價標準框架，相信對解決國內企業(yè)的erp系統選型困惑有一定的指導作用。

由于中國政府的大力推動，越來越多的企業(yè)計劃實施erp系統，然而，由于erp系統對中國大部分企業(yè)還是一個新領域，大部分的企業(yè)對erp系統并沒有深入的認識，對于這些企業(yè)中的決策者來說，erp系統的選型，即選擇最適合本企業(yè)戰(zhàn)略和特定需要的erp系統是一個令人感到困惑的問題。在國內，對這一專題的理論和實證研究都比較缺乏，基于大面積的國內企業(yè)對erp系統的熱情以及erp系統對企業(yè)的重要性，對erp系統選型的研究已經變得十分重要。

事實上，對任何企業(yè)，上erp系統都是一個十分關鍵的決策，而一個好的erp系統選型是erp系統成功實施的基礎，所以erp系統的選型也就是一個十分關鍵的過程。 erp系統幾乎涉及企業(yè)內的所有部門及業(yè)務職能！，同時上erp系統意味著企業(yè)巨大的資本和時間支出。但是，與erp系統選型重要性相對應的是，在國內，幾乎沒有 erp系統選型方法可供企業(yè)使用，而所謂的方法也只是一些簡單而通用的原則，使用這些表面化的指導方針進行選型使企業(yè)面臨巨大的風險。

一、從erp系統生命周期看erp系統選型

參照西班牙學者Jose M.Esteves and Joan A.Pastor對erp系統生命周期研究框架的定義，本文對erp系統生命周期的定義如圖1所示。

圖1 生命周期

erp系統生命周期由6個不同的階段組成，這些階段是：是否上erp系統決策、erp系統選型、erp系統實施、erp系統的使用和維護、系統擴展直到停止使用。

1. 是否上erp系統決策。在這個階段，企業(yè)管理者必須回答企業(yè)是否真的需要erp系統，erp系統是否能夠應對當前企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)，erp系統是否能夠改善企業(yè)績效這一問題。這一階段的主要工作是進行系統分析，確定erp系統項目的目標和效益，對上erp系統的給企業(yè)帶來的影響做出分析。

2. erp系統選型。這一階段的目標是選擇最適合企業(yè)需求的erp系統及相應的服務。erp系統選型階段是一個erp系統產品和相關服務的選擇及決策過程，主要工作包括，清楚地定義由erp系統及相關服務滿足的企業(yè)需求；在市場上尋找合適的產品及服務；建立適當的產品評價標準框架；用評價標準評價產品和服務；選擇最適合的產品和服務；與供應商進行最終合同的談判。

3. erp系統實施。這一階段的任務包括系統安裝，按照企業(yè)的特定需求對erp系統軟件包進行客戶化參數設置（必要時進行二次開發(fā)）、培訓、調試、試運行、業(yè)務平臺切換等。通常這一階段任務要在咨詢機構的幫助下完成，咨詢公司往往具有成熟的實施方法、專門的實施技能和培訓經驗。

4. erp系統的使用和維護。這一階段是能夠獲得預期收益和最小中斷的對erp系統的正確使用和維護。使用過程應對erp系統的功能性、可用性和充分性作進一步考察，以便進行參數調整或其他進一步的調整和優(yōu)化。erp系統在使用過程中的維護，包括對系統硬件、軟件的維護以及系統參數的重新設置和優(yōu)化。

5. 系統擴展。這一階段與其他系統與erp系統的集成有關，以便為企業(yè)帶來新的效益。這些系統可能是高級計劃與排產系統（APS，Advanced Planning and Scheduling），供應鏈管理系統（SCM，Supply Chain Management），客戶關系管理（CRM，Customer Relationship Management），工作流管理（Workflow）等系統。

6. 停止使用。在這一階段企業(yè)將停止使用原erp系統，這可能是因為新技術的出現，或者原有的erp系統已經不能滿足企業(yè)業(yè)務發(fā)展的需要。在這一階段管理者將用新的信息系統代替原有erp系統，以滿足企業(yè)業(yè)務發(fā)展的需要。

二、erp系統選型方法

本方法將erp系統選型過程分為4個階段，涵蓋從候選者尋找到合同簽字整個選型過程。圖2顯示了該方法在erp系統整個生命周期中的角色以及它的4個階段。

圖2

1. 項目組

人是成功的關鍵，上erp系統是一件風險很大的事。聯想董事會主席說了一句廣為流傳的話：“上erp系統是找死，不上erp系統是等死。”由此可見，erp系統項目的風險性。而任何冒險，由正確的人來做都是基礎。考慮到中國企業(yè)大部分是第一次上erp系統項目，沒有任何經驗，erp系統選型工作，筆者認為應由一個聯合團隊完成，所謂聯合，是指團隊的成員包括企業(yè)內部人員和中立的第三方咨詢機構，由他們聯合組成項目組。項目組中的企業(yè)內部人員應是熟悉企業(yè)經營戰(zhàn)略、業(yè)務流程以及原有信息系統的有經驗的員工，它們可以是核心部門（物資供應、生產、市場、營銷、財務、信息管理）中的中間員工，或者是部門的主要負責人，而中立的第三方咨詢機構，其業(yè)務范圍應是專著于erp系統軟件評價及選型方面的。

在這里，中立的第三方咨詢機構將給予決策者很大的幫助。它們可以提供專業(yè)的對大多數erp系統軟件提供商及其產品的全面分析和翔實的資料，它們具有科學嚴謹的erp系統選型方法論。在對企業(yè)需求切實了解的基礎上，它們給出他們的“評分”，以及評分依據，供決策者參考。

因此項目組將由企業(yè)內部人員和獨立的第三方咨詢人員共同組成。項目組的責任是尋找、評價、篩選和選擇能夠滿足企業(yè)特定需求的合適的erp系統供應商。項目組至少應有一個專職的組長和組員！其他項目組成員可以是非專職，虛擬的。

2. erp系統選型方法的4個階段

階段1：尋找候選者及第一次篩選。企業(yè)在erp系統生命周期第一階段，即是否上erp系統決策階段，已經對企業(yè)的需求（企業(yè)面臨哪些挑戰(zhàn)，包括戰(zhàn)略上的，其中哪些問題是通過erp系統可以解決等）進行了分析，在需求分析以及一些基本約束條件（如最大預算，平臺）的基礎上，項目組進行市場調查，尋找能夠滿足基本要求的供應商，可以通過專業(yè)雜志、企業(yè)宣傳資料、企業(yè)網站、展會（在這一階段，見面是不必要的）等獲取有關的產品和廠家信息。在國內市場上，erp系統供應商有幾十家，經過第一次篩選，可能將剩下5～8家供應商進入第二階段。這個過程十分必要，因為下一階段的工作需要大量的時間和精力投入，太多的候選將會大量增加工作量。

階段2：收集信息，詳細評價候選者。在這一階段項目組需要5～8家候選者的更多更詳細的信息，可通過一次或者更多的面談、產品演示、以及對廠商的訪問，甚至是通過其競爭者來獲取有關信息，并使用詳細的評價標準和檢查表對候選者做出評價。本文將給出評價標準的框架，需要指出的是，對每一個企業(yè)，其所應用的評價標準應該是與其特定的需求一致的（如有的企業(yè)關注生產，有的企業(yè)更關注銷售，有的企業(yè)關注庫存和采購等），因而，不同企業(yè)的評價標準是不同的。此外，在本企業(yè)評價標準的建立環(huán)節(jié)上，第三方咨詢機構將扮演重要的角色，因為專業(yè)于erp系統選型的第三方咨詢機構往往具有完善的評價方法論和評價標準體系，需要做的只是調整其評價標準，以適應企業(yè)的特定需要。

階段3：客戶化的產品演示、分析及第二次篩選。在這一個階段，供應商需要向項目組、企業(yè)最高管理者、各部門管理者以及最終用戶演示其產品，目的是獲得對產品的更加深入的了解，尤其是在功能性和適應性方面。演示可以是通用的或者是客戶化的（客戶化的演示當然更好，但需要更長的準備時間，可能會拖延項目的進展，然而，可以獲得更加堅實可信的產品比較）；演示可以在廠商，也可以在企業(yè)內進行，最好是有一個期間，以便企業(yè)各層面的人都能夠對產品做出他們的評價。

項目組收集各個層面的人反饋上來的信息，以及在第二階段收集的信息，選擇2～3個候選者進入最后階段。

階段4：最終談判、決策和簽字。項目組與被選中的供應商進行最后的談判，包括產品和服務價格、實施細則等。最后，最高管理層給出他們的最終決策，并簽字。

3. 評價標準框架

本文給出一個對～廠商及產品的評價標準的框架，框架中的每一個項目在實際使用中都需要有更詳細的內容填充。如功能性方面，框架是給出了幾大模塊（財務、生產、采購、庫房、人力資源等），在實際評價中，需要對每一個模塊進行細化，如～支持的生產方式，可以細化為：是否支持離散和/或流程型生產，是否支持 MTS（Make-to-Stock備貨生產）、MTO（Make-to-Order，按訂單生產）、ATO（Assembly-to-Order，按訂單組裝）等生產方式，對批量的支持和對多品種輪番生產的支持等等。再如對BOM（Bill of Materials，物料清單）的評價將細化為BOM支持的層數、工程數據更改管理、配置管理等多項。

評價標準框架如表1至表5所示，分別從erp系統產品的功能性、技術性、廠商、實施和經濟性等5個方面對erp系統進行了考察，基本上涵蓋了erp系統選型決策過程中有影響的所有方面。

表1 功能性評價標準

表2 技術性評價標準

表3 供應商評價標準

表4 實施能力評價標準

表5 經濟性評價標準

三、結束語

erp系統的選型與技術、組織戰(zhàn)略和經濟等諸多因素密切相關，因此比較復雜。國內對這一專題理論和實證研究十分缺乏，加之erp系統在國內企業(yè)的熱潮和erp系統對每一個企業(yè)的重要意義，對這一專題的研究在當前變得十分重要。

本文給出了一個通用的erp系統選型方法和評價標準框架，對國內企業(yè)找到合適的erp系統應該有所幫助，但本文沒有給出詳細的評價指標和計算體系，在實用性上略顯欠缺，作者準備在未來的研究中加以補充。