一個基本的erp系統(tǒng)選型方法及評價標(biāo)準(zhǔn)框架

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本文給出了一個通用的選型方法及erp系統(tǒng)軟件評價標(biāo)準(zhǔn)框架，相信對解決國內(nèi)企業(yè)的erp系統(tǒng)選型困惑有一定的指導(dǎo)作用。

由于中國政府的大力推動，越來越多的企業(yè)計劃實(shí)施erp系統(tǒng)，然而，由于erp系統(tǒng)對中國大部分企業(yè)還是一個新領(lǐng)域，大部分的企業(yè)對erp系統(tǒng)并沒有深入的認(rèn)識，對于這些企業(yè)中的決策者來說，erp系統(tǒng)的選型，即選擇最適合本企業(yè)戰(zhàn)略和特定需要的erp系統(tǒng)是一個令人感到困惑的問題。在國內(nèi)，對這一專題的理論和實(shí)證研究都比較缺乏，基于大面積的國內(nèi)企業(yè)對erp系統(tǒng)的熱情以及erp系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，對erp系統(tǒng)選型的研究已經(jīng)變得十分重要。

事實(shí)上，對任何企業(yè)，上erp系統(tǒng)都是一個十分關(guān)鍵的決策，而一個好的erp系統(tǒng)選型是erp系統(tǒng)成功實(shí)施的基礎(chǔ)，所以erp系統(tǒng)的選型也就是一個十分關(guān)鍵的過程。 erp系統(tǒng)幾乎涉及企業(yè)內(nèi)的所有部門及業(yè)務(wù)職能！，同時上erp系統(tǒng)意味著企業(yè)巨大的資本和時間支出。但是，與erp系統(tǒng)選型重要性相對應(yīng)的是，在國內(nèi)，幾乎沒有 erp系統(tǒng)選型方法可供企業(yè)使用，而所謂的方法也只是一些簡單而通用的原則，使用這些表面化的指導(dǎo)方針進(jìn)行選型使企業(yè)面臨巨大的風(fēng)險。

一、從erp系統(tǒng)生命周期看erp系統(tǒng)選型

參照西班牙學(xué)者Jose M.Esteves and Joan A.Pastor對erp系統(tǒng)生命周期研究框架的定義，本文對erp系統(tǒng)生命周期的定義如圖1所示。

圖1 生命周期

erp系統(tǒng)生命周期由6個不同的階段組成，這些階段是：是否上erp系統(tǒng)決策、erp系統(tǒng)選型、erp系統(tǒng)實(shí)施、erp系統(tǒng)的使用和維護(hù)、系統(tǒng)擴(kuò)展直到停止使用。

1. 是否上erp系統(tǒng)決策。在這個階段，企業(yè)管理者必須回答企業(yè)是否真的需要erp系統(tǒng)，erp系統(tǒng)是否能夠應(yīng)對當(dāng)前企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)，erp系統(tǒng)是否能夠改善企業(yè)績效這一問題。這一階段的主要工作是進(jìn)行系統(tǒng)分析，確定erp系統(tǒng)項目的目標(biāo)和效益，對上erp系統(tǒng)的給企業(yè)帶來的影響做出分析。

2. erp系統(tǒng)選型。這一階段的目標(biāo)是選擇最適合企業(yè)需求的erp系統(tǒng)及相應(yīng)的服務(wù)。erp系統(tǒng)選型階段是一個erp系統(tǒng)產(chǎn)品和相關(guān)服務(wù)的選擇及決策過程，主要工作包括，清楚地定義由erp系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)滿足的企業(yè)需求；在市場上尋找合適的產(chǎn)品及服務(wù)；建立適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品評價標(biāo)準(zhǔn)框架；用評價標(biāo)準(zhǔn)評價產(chǎn)品和服務(wù)；選擇最適合的產(chǎn)品和服務(wù)；與供應(yīng)商進(jìn)行最終合同的談判。

3. erp系統(tǒng)實(shí)施。這一階段的任務(wù)包括系統(tǒng)安裝，按照企業(yè)的特定需求對erp系統(tǒng)軟件包進(jìn)行客戶化參數(shù)設(shè)置（必要時進(jìn)行二次開發(fā)）、培訓(xùn)、調(diào)試、試運(yùn)行、業(yè)務(wù)平臺切換等。通常這一階段任務(wù)要在咨詢機(jī)構(gòu)的幫助下完成，咨詢公司往往具有成熟的實(shí)施方法、專門的實(shí)施技能和培訓(xùn)經(jīng)驗。

4. erp系統(tǒng)的使用和維護(hù)。這一階段是能夠獲得預(yù)期收益和最小中斷的對erp系統(tǒng)的正確使用和維護(hù)。使用過程應(yīng)對erp系統(tǒng)的功能性、可用性和充分性作進(jìn)一步考察，以便進(jìn)行參數(shù)調(diào)整或其他進(jìn)一步的調(diào)整和優(yōu)化。erp系統(tǒng)在使用過程中的維護(hù)，包括對系統(tǒng)硬件、軟件的維護(hù)以及系統(tǒng)參數(shù)的重新設(shè)置和優(yōu)化。

5. 系統(tǒng)擴(kuò)展。這一階段與其他系統(tǒng)與erp系統(tǒng)的集成有關(guān)，以便為企業(yè)帶來新的效益。這些系統(tǒng)可能是高級計劃與排產(chǎn)系統(tǒng)（APS，Advanced Planning and Scheduling），供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)（SCM，Supply Chain Management），客戶關(guān)系管理（CRM，Customer Relationship Management），工作流管理（Workflow）等系統(tǒng)。

6. 停止使用。在這一階段企業(yè)將停止使用原erp系統(tǒng)，這可能是因為新技術(shù)的出現(xiàn)，或者原有的erp系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。在這一階段管理者將用新的信息系統(tǒng)代替原有erp系統(tǒng)，以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

二、erp系統(tǒng)選型方法

本方法將erp系統(tǒng)選型過程分為4個階段，涵蓋從候選者尋找到合同簽字整個選型過程。圖2顯示了該方法在erp系統(tǒng)整個生命周期中的角色以及它的4個階段。

圖2

1. 項目組

人是成功的關(guān)鍵，上erp系統(tǒng)是一件風(fēng)險很大的事。聯(lián)想董事會主席說了一句廣為流傳的話：“上erp系統(tǒng)是找死，不上erp系統(tǒng)是等死。”由此可見，erp系統(tǒng)項目的風(fēng)險性。而任何冒險，由正確的人來做都是基礎(chǔ)?？紤]到中國企業(yè)大部分是第一次上erp系統(tǒng)項目，沒有任何經(jīng)驗，erp系統(tǒng)選型工作，筆者認(rèn)為應(yīng)由一個聯(lián)合團(tuán)隊完成，所謂聯(lián)合，是指團(tuán)隊的成員包括企業(yè)內(nèi)部人員和中立的第三方咨詢機(jī)構(gòu)，由他們聯(lián)合組成項目組。項目組中的企業(yè)內(nèi)部人員應(yīng)是熟悉企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程以及原有信息系統(tǒng)的有經(jīng)驗的員工，它們可以是核心部門（物資供應(yīng)、生產(chǎn)、市場、營銷、財務(wù)、信息管理）中的中間員工，或者是部門的主要負(fù)責(zé)人，而中立的第三方咨詢機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)范圍應(yīng)是專著于erp系統(tǒng)軟件評價及選型方面的。

在這里，中立的第三方咨詢機(jī)構(gòu)將給予決策者很大的幫助。它們可以提供專業(yè)的對大多數(shù)erp系統(tǒng)軟件提供商及其產(chǎn)品的全面分析和翔實(shí)的資料，它們具有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膃rp系統(tǒng)選型方法論。在對企業(yè)需求切實(shí)了解的基礎(chǔ)上，它們給出他們的“評分”，以及評分依據(jù)，供決策者參考。

因此項目組將由企業(yè)內(nèi)部人員和獨(dú)立的第三方咨詢?nèi)藛T共同組成。項目組的責(zé)任是尋找、評價、篩選和選擇能夠滿足企業(yè)特定需求的合適的erp系統(tǒng)供應(yīng)商。項目組至少應(yīng)有一個專職的組長和組員！其他項目組成員可以是非專職，虛擬的。

2. erp系統(tǒng)選型方法的4個階段

階段1：尋找候選者及第一次篩選。企業(yè)在erp系統(tǒng)生命周期第一階段，即是否上erp系統(tǒng)決策階段，已經(jīng)對企業(yè)的需求（企業(yè)面臨哪些挑戰(zhàn)，包括戰(zhàn)略上的，其中哪些問題是通過erp系統(tǒng)可以解決等）進(jìn)行了分析，在需求分析以及一些基本約束條件（如最大預(yù)算，平臺）的基礎(chǔ)上，項目組進(jìn)行市場調(diào)查，尋找能夠滿足基本要求的供應(yīng)商，可以通過專業(yè)雜志、企業(yè)宣傳資料、企業(yè)網(wǎng)站、展會（在這一階段，見面是不必要的）等獲取有關(guān)的產(chǎn)品和廠家信息。在國內(nèi)市場上，erp系統(tǒng)供應(yīng)商有幾十家，經(jīng)過第一次篩選，可能將剩下5～8家供應(yīng)商進(jìn)入第二階段。這個過程十分必要，因為下一階段的工作需要大量的時間和精力投入，太多的候選將會大量增加工作量。

階段2：收集信息，詳細(xì)評價候選者。在這一階段項目組需要5～8家候選者的更多更詳細(xì)的信息，可通過一次或者更多的面談、產(chǎn)品演示、以及對廠商的訪問，甚至是通過其競爭者來獲取有關(guān)信息，并使用詳細(xì)的評價標(biāo)準(zhǔn)和檢查表對候選者做出評價。本文將給出評價標(biāo)準(zhǔn)的框架，需要指出的是，對每一個企業(yè)，其所應(yīng)用的評價標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是與其特定的需求一致的（如有的企業(yè)關(guān)注生產(chǎn)，有的企業(yè)更關(guān)注銷售，有的企業(yè)關(guān)注庫存和采購等），因而，不同企業(yè)的評價標(biāo)準(zhǔn)是不同的。此外，在本企業(yè)評價標(biāo)準(zhǔn)的建立環(huán)節(jié)上，第三方咨詢機(jī)構(gòu)將扮演重要的角色，因為專業(yè)于erp系統(tǒng)選型的第三方咨詢機(jī)構(gòu)往往具有完善的評價方法論和評價標(biāo)準(zhǔn)體系，需要做的只是調(diào)整其評價標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)企業(yè)的特定需要。

階段3：客戶化的產(chǎn)品演示、分析及第二次篩選。在這一個階段，供應(yīng)商需要向項目組、企業(yè)最高管理者、各部門管理者以及最終用戶演示其產(chǎn)品，目的是獲得對產(chǎn)品的更加深入的了解，尤其是在功能性和適應(yīng)性方面。演示可以是通用的或者是客戶化的（客戶化的演示當(dāng)然更好，但需要更長的準(zhǔn)備時間，可能會拖延項目的進(jìn)展，然而，可以獲得更加堅實(shí)可信的產(chǎn)品比較）；演示可以在廠商，也可以在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行，最好是有一個期間，以便企業(yè)各層面的人都能夠?qū)Ξa(chǎn)品做出他們的評價。

項目組收集各個層面的人反饋上來的信息，以及在第二階段收集的信息，選擇2～3個候選者進(jìn)入最后階段。

階段4：最終談判、決策和簽字。項目組與被選中的供應(yīng)商進(jìn)行最后的談判，包括產(chǎn)品和服務(wù)價格、實(shí)施細(xì)則等。最后，最高管理層給出他們的最終決策，并簽字。

3. 評價標(biāo)準(zhǔn)框架

本文給出一個對～廠商及產(chǎn)品的評價標(biāo)準(zhǔn)的框架，框架中的每一個項目在實(shí)際使用中都需要有更詳細(xì)的內(nèi)容填充。如功能性方面，框架是給出了幾大模塊（財務(wù)、生產(chǎn)、采購、庫房、人力資源等），在實(shí)際評價中，需要對每一個模塊進(jìn)行細(xì)化，如～支持的生產(chǎn)方式，可以細(xì)化為：是否支持離散和/或流程型生產(chǎn)，是否支持 MTS（Make-to-Stock備貨生產(chǎn)）、MTO（Make-to-Order，按訂單生產(chǎn)）、ATO（Assembly-to-Order，按訂單組裝）等生產(chǎn)方式，對批量的支持和對多品種輪番生產(chǎn)的支持等等。再如對BOM（Bill of Materials，物料清單）的評價將細(xì)化為BOM支持的層數(shù)、工程數(shù)據(jù)更改管理、配置管理等多項。

評價標(biāo)準(zhǔn)框架如表1至表5所示，分別從erp系統(tǒng)產(chǎn)品的功能性、技術(shù)性、廠商、實(shí)施和經(jīng)濟(jì)性等5個方面對erp系統(tǒng)進(jìn)行了考察，基本上涵蓋了erp系統(tǒng)選型決策過程中有影響的所有方面。

表1 功能性評價標(biāo)準(zhǔn)

表2 技術(shù)性評價標(biāo)準(zhǔn)

表3 供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)

表4 實(shí)施能力評價標(biāo)準(zhǔn)

表5 經(jīng)濟(jì)性評價標(biāo)準(zhǔn)

三、結(jié)束語

erp系統(tǒng)的選型與技術(shù)、組織戰(zhàn)略和經(jīng)濟(jì)等諸多因素密切相關(guān)，因此比較復(fù)雜。國內(nèi)對這一專題理論和實(shí)證研究十分缺乏，加之erp系統(tǒng)在國內(nèi)企業(yè)的熱潮和erp系統(tǒng)對每一個企業(yè)的重要意義，對這一專題的研究在當(dāng)前變得十分重要。

本文給出了一個通用的erp系統(tǒng)選型方法和評價標(biāo)準(zhǔn)框架，對國內(nèi)企業(yè)找到合適的erp系統(tǒng)應(yīng)該有所幫助，但本文沒有給出詳細(xì)的評價指標(biāo)和計算體系，在實(shí)用性上略顯欠缺，作者準(zhǔn)備在未來的研究中加以補(bǔ)充。