OA優(yōu)劣的關(guān)鍵在工作流

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　OA軟件，自上世紀(jì)80年代中后期開始引入中國(guó)以來，在IBM、微軟、用友軟件、合強(qiáng)軟件、點(diǎn)擊科技、金和軟件等許多國(guó)內(nèi)外知名廠商的持續(xù)普及和技術(shù)推動(dòng)下，日新月異、飛速發(fā)展。

　　在概念上歷經(jīng)了辦公自動(dòng)化時(shí)代、協(xié)同軟件時(shí)代、協(xié)同辦公時(shí)代，在技術(shù)上則經(jīng)歷了php時(shí)代、domino時(shí)代、.NET時(shí)代和java時(shí)代，在應(yīng)用范圍上經(jīng)歷了電子郵件時(shí)代、公文管理時(shí)代、知識(shí)文檔時(shí)代、工作流時(shí)代，概念、技術(shù)、功能不斷升級(jí)換代，推動(dòng)OA全面發(fā)展，成為黨政、企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理的銳利工具。

　　時(shí)至今天，隨著OA辦公自動(dòng)化軟件的不斷傳播和全面發(fā)展，協(xié)同智能辦公概念已經(jīng)深入人心，JAVA已經(jīng)成為主流技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，而工作流引擎作為規(guī)范企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程、提高企業(yè)審批效率、監(jiān)控企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程和統(tǒng)計(jì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況的工具，已經(jīng)成為當(dāng)下OA軟件的核心應(yīng)用、OA行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的熱點(diǎn)，因此工作流技術(shù)的高低也自然成為判斷產(chǎn)品檔次、好壞的最重要分水嶺。

　　合強(qiáng)軟件總工曾申舟表示：“借助于OA平臺(tái)的工作流引擎，可以在流轉(zhuǎn)過程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)靈活控制處理時(shí)間。如果哪個(gè)節(jié)點(diǎn)沒有處理完，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)反饋，并出具一份分析報(bào)告?？梢哉f，在工作流轉(zhuǎn)過程中，就實(shí)現(xiàn)了KPI的績(jī)效考核。”

　　然而勿庸諱言，當(dāng)前國(guó)內(nèi)部分用戶單位因?yàn)楣ぷ餍枰趦?nèi)部已建立了包括OA、HR、CRM、制造業(yè)erp和財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，但仍會(huì)遇到這樣那樣的困難：部門多，人多，找人難，溝通更難；系統(tǒng)多，事情多，找事難，找準(zhǔn)事更難。因此用戶單位需要時(shí)刻關(guān)注多個(gè)系統(tǒng)中相關(guān)許多事情，但業(yè)務(wù)系統(tǒng)普遍缺乏全天候的消息提醒，緊急、關(guān)鍵的事情不能及時(shí)處理，所有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的提醒和待辦，必須要進(jìn)入到相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中才能看到，如果當(dāng)事人不在網(wǎng)上進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，就不能及時(shí)處理這些關(guān)鍵事情。比如，我們會(huì)經(jīng)常遇到“我沒有看郵件，所以不知道要做這個(gè)事情呀”、“我沒有打開OA，沒收到通知，所以不知道下午要開會(huì)”、“我?guī)滋烨熬驮诹鞒汤锾峤涣藢徟鷨?，怎么一個(gè)星期了還沒有批復(fù)，是不是你沒有看。”

　　可以說，OA過程管理的重要性不言而喻，因此，提高黨政、企事業(yè)單位工作溝通效率，打造用戶單位執(zhí)行力，及時(shí)跟蹤每件事情的執(zhí)行情況，讓事情盡可能少的停留在等待中或錯(cuò)誤進(jìn)行中，已成為用戶單位IT部門急需解決的問題。但由于管理面廣，并非事事都能時(shí)時(shí)跟蹤。即使工作通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子化，也依然難以實(shí)現(xiàn)理想中的過程管理狀態(tài)。有沒有辦法通過對(duì)OA工作流的改進(jìn)、完善，實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)規(guī)范的過程管理？

　　問題集中在兩個(gè)方面：1、在管理范圍內(nèi)，但是沒有直接參與的流程，也可以隨時(shí)查看；2、如果發(fā)現(xiàn)問題，是不是可以隨時(shí)給出建議，進(jìn)行指導(dǎo)和指正，從而影響執(zhí)行的結(jié)果。

　　此時(shí)加強(qiáng)督辦，強(qiáng)化優(yōu)化OA“督辦”、深度挖掘OA“督辦”功能就顯得非常重要。別看這個(gè)功能不大，但其功能背后可能隱藏著管理之道。

　　合強(qiáng)軟件總工曾申表示，“流程督辦”就是為了滿足一部分管理員不在流程設(shè)置的流轉(zhuǎn)范圍內(nèi)，但是需要對(duì)某些流程進(jìn)行監(jiān)督催辦，系統(tǒng)通過提供流程督辦功能來指定相關(guān)人員對(duì)指定類型的流程有查看的權(quán)限，并能對(duì)流程提出相關(guān)的“督辦意見”、“立即批辦命令”，使企業(yè)管理能力再次獲得提升。

　　現(xiàn)在合強(qiáng)軟件對(duì)OA再度強(qiáng)力改造，將推出專門針對(duì)中小企業(yè)的OA執(zhí)行力管理平臺(tái)，可將“人找事”的工作模式改變?yōu)?ldquo;事找人”的業(yè)務(wù)模式。通過整合，可將一套或多套系統(tǒng)融合在一個(gè)平臺(tái)上，把待辦事宜、消息流轉(zhuǎn)、工作提醒等信息自動(dòng)集中收集，并加以分類管理，同時(shí)通過即時(shí)消息、Web消息、手機(jī)短信通知等手段將這些消息第一時(shí)間提醒給需要處理的管理員或領(lǐng)導(dǎo)，管理員或領(lǐng)導(dǎo)就可以第一時(shí)間得知消息，及時(shí)處理，用戶單位管理細(xì)節(jié)的把控更加到位，管控風(fēng)險(xiǎn)大幅降低，信息化助力用戶單位提升管理能力再上新臺(tái)階。如此，OA執(zhí)行力管理平臺(tái)就會(huì)成為高管們最常用、最愛用的工具之一。

　　當(dāng)然，工作流的檔次、好壞，還有其他一些指標(biāo)，合強(qiáng)軟件總工曾申說，比方說，表單是否支持與其它系統(tǒng)無縫集成、是否支持?jǐn)?shù)據(jù)級(jí)聯(lián)、是否支持表單和數(shù)據(jù)庫(kù)的分離、是否支持嵌套數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)、支持表單關(guān)聯(lián)、支持流程的相互嵌套、支持走向條件的圖形化展現(xiàn)、子流程是否能繼承主流程的數(shù)據(jù)、工作流是否能作為引擎被其他模塊和第三方系統(tǒng)調(diào)用等等。

　　引建OA系統(tǒng)，為的是能讓領(lǐng)導(dǎo)們“隨時(shí)隨地，輕松辦公”，“運(yùn)籌帷幄，決勝千里”，然而令部分用戶尷尬的是，OA似乎就是看看內(nèi)部新聞、發(fā)發(fā)通知、收收郵件而已，尤其是作為OA的核心用點(diǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)--工作流、網(wǎng)上審批，更多是成了擺設(shè)，走過場(chǎng)，領(lǐng)導(dǎo)一年也沒用幾次，甚至成了用之無味、棄之可惜的“雞肋”。

　　對(duì)此，合強(qiáng)軟件CEO何潔冰說：“企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。因此今后OA一大發(fā)展方向，就是以工作流為核心，不斷加強(qiáng)對(duì)OA升級(jí)、改進(jìn)，讓OA系統(tǒng)更為實(shí)用、日趨完美，最終實(shí)現(xiàn)用先進(jìn)的管理思想和方法來實(shí)現(xiàn)單位組織管理的不斷提升、業(yè)務(wù)的全面改善，促進(jìn)組織單位制度與文化、人與組織的和諧、共享與發(fā)展，造福國(guó)內(nèi)數(shù)千萬(wàn)用戶單位。”