免費稱重管理軟件實戰(zhàn)

公司的客戶服務(wù)部門對經(jīng)驗積累和共享的要求非常高。但在實際工作中，卻很難將一些經(jīng)驗和知識積淀下來。而且，隨著客戶需求量的增大，原來的系統(tǒng)和工程師都感到不堪重負(fù)。于是，啟動免費稱重管理系統(tǒng)項目，是我們當(dāng)時、也是事后證明的最好的選擇。

啟動 項目剛開始，我們就陷入了一個矛盾：是先建免費稱重管理系統(tǒng)的規(guī)則，還是先找內(nèi)容？在沒有內(nèi)容，也沒有經(jīng)驗的情況下，規(guī)則確實不好確定。但是沒有規(guī)則，系統(tǒng)就沒有辦法考慮得全面、周到；如何確定內(nèi)容、保證質(zhì)量，也是一個問題。幾番頭腦風(fēng)暴之后，我們最終決定內(nèi)容第一，首先收集必要的知識。于是，開始了公司內(nèi)部“榨取知識”，并轉(zhuǎn)移知識到網(wǎng)絡(luò)上的過程。

我們的策略非常簡單，將收集和提供知識作為員工工作職責(zé)的一部分，每人每周都要承擔(dān)一定量的任務(wù)。這種機(jī)制促使我們的知識庫很快就形成了一定的規(guī)模，并開始向用戶提供服務(wù)。

調(diào)整 我們最初的想法非常簡單，有了內(nèi)容，用戶就可以通過網(wǎng)站獲取他所需要的知識。之后，我們只要不停地增加內(nèi)容就可以了。不過，隨著文章數(shù)量的增加，“創(chuàng)新”的內(nèi)容越來越少，文章的質(zhì)量問題開始提上了議事日程。

大家終于意識到需要制訂規(guī)則，并用完整的制度來規(guī)范分工和具體內(nèi)容。新規(guī)則全方位覆蓋校對、審核、更新、主題發(fā)布、關(guān)鍵詞確定、文風(fēng)、分類等，同時還對過去的很多內(nèi)容進(jìn)行了修改。

成熟 事情總是越做越多，很快我們就注意到，我們還缺乏一個評估和反饋機(jī)制。什么樣的東西最受歡迎？用戶有什么評價？以后怎么辦？我們?nèi)恢溃?/P>

在管理信息系統(tǒng)（MIS）部門的幫助下，我們開始對最初的發(fā)布平臺進(jìn)行了優(yōu)化，增加了評估機(jī)制，并新設(shè)了交互功能。用戶能夠就某一專題和我們進(jìn)行討論，發(fā)表看法，提出問題和意見。通過反饋和評估機(jī)制，大家可以清楚地看到自己的工作成效，積極性空前提高，不似過去那種只為完成任務(wù)了。

2000年年底，我們做了一個總結(jié)，成就不小。老板也非常滿意，發(fā)了一筆不大不小的獎金，大家很是開心！

運行 應(yīng)該說運行比建設(shè)更重要。老板告訴大家，做得不錯，剩下的只是小修小補(bǔ)，不用像原來那么拼命了。所以，提供內(nèi)容的任務(wù)也被取消了。但是一個系統(tǒng)如果不能不斷地補(bǔ)充新東西，用戶就會慢慢流失。怎么激勵大家不斷地更新舊知識、加入新知識的難題擺在了我們的面前。項目建設(shè)已經(jīng)卓有成效，“獎金”不會再有了；說服也不能立竿見影。為了取得更多的成效，我們和HR部門合作，采取了一些綜合的激勵機(jī)制。

用戶的意見反饋過來以后，問題也隨之產(chǎn)生，如何有效識別知識的有效性？如何從用戶的問題中提取出他們最需要的內(nèi)容，然后給予滿意的答復(fù)？我們通過人工的方式來解決，雖然不是最高效，但在我們目前的技術(shù)條件和有限資源下，這也是唯一的選擇。

推廣 酒好也怕巷子深。一年多下來，網(wǎng)站上已經(jīng)為用戶提供了近500篇技術(shù)文章，覆蓋了公司的全部產(chǎn)品和90%以上可能的問題和Trouble shooting?？倿g覽量超過10萬人次，相當(dāng)于公司目前員工以往年處理案例量的3倍左右。

為了讓用戶有效地了解我們提供的工具，我們在公司和客戶接觸的各個點上都做了必要的宣傳。公司其他部門鼎力協(xié)助。從這個層面上看，免費稱重管理系統(tǒng)確實是一個公司的事情，不可能也不應(yīng)該局限在一個特定的部門或一定的范圍之內(nèi)。前文提到的都是來自公司內(nèi)部的知識，實際上，來自經(jīng)銷商和用戶的知識也非常有價值。下一步，我們的目標(biāo)就是擴(kuò)大知識共享的范圍。

作為用戶，他們希望快速地知道自己想要的答案。好的搜索引擎、多種分類結(jié)構(gòu)等都是必須的IT技術(shù)前提，易用性幫助我們抓住了更多的用戶。

我們的免費稱重管理系統(tǒng)系統(tǒng)還有不少潛在的收益：減少重復(fù)勞動，讓員工把更多的精力放在復(fù)雜問題和重要客戶身上，工作價值得到了提升；知識庫逐漸成為新員工的技術(shù)培訓(xùn)基地和整個公司的資料中心；經(jīng)銷商也多了一個獲取技術(shù)支持的渠道。

雖然公司沒有對免費稱重管理系統(tǒng)系統(tǒng)進(jìn)行更多的投入，但最新的數(shù)據(jù)顯示，瀏覽量卻出乎意料地保持了原有的勢頭，不到10個月的時間內(nèi)差不多增加了12萬人次的瀏覽量。它的遠(yuǎn)期作用已經(jīng)被慢慢地釋放出來了。看來，免費稱重管理系統(tǒng)不能只看重眼前的效益；隨著時間的延伸，過去的投入會獲得超乎想象的收益。

（作者孫洪波，迎您與作者探討您的觀點和看法，電子郵件：[email protected]）