讓協(xié)同成為流程管理當(dāng)中解決跨部門問(wèn)題的“尚方寶劍”

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   目前，企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到了職能部門之間的溝通對(duì)執(zhí)行力的影響，并且開(kāi)始尋求一種適合自己企業(yè)的能夠?qū)⒏鱾€(gè)職能部門有效合理銜接起來(lái)的工具。OA系統(tǒng)、用友系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)等等，這些大家都是非常熟悉的，這些也就是幾年的時(shí)間內(nèi)迅猛發(fā)展起來(lái)的，這是為什么的呢？原因很簡(jiǎn)單，就是她們能夠很好地解決了企業(yè)內(nèi)職能部門間的相互溝通，有的甚至是企業(yè)內(nèi)部與外部之間的聯(lián)系。

  那么，這樣的工具到底具有什么特征呢？她們是如何發(fā)揮作用的呢？首先來(lái)讓我們看一下協(xié)同學(xué)和協(xié)同理論。協(xié)同學(xué)的概念及研究對(duì)象協(xié)同學(xué)是20世紀(jì)70年代初聯(lián)邦德國(guó)理論物理學(xué)家哈肯創(chuàng)立的。他在1970年出版的《激光理論》一書中多處提到不穩(wěn)定性，為后來(lái)的協(xié)同學(xué)準(zhǔn)備了條件。1969年哈肯首次提出協(xié)同學(xué)這一名稱，并于1971年與格雷厄姆合作撰文介紹了協(xié)同學(xué)。1972年在聯(lián)邦德國(guó)埃爾姆召開(kāi)第一屆國(guó)際協(xié)同學(xué)會(huì)議。1973年這次國(guó)際會(huì)議論文集《協(xié)同學(xué)》出版，協(xié)同學(xué)隨之誕生。1977年以來(lái)，協(xié)同學(xué)進(jìn)一步研究從有序到混沌的演化規(guī)律。

  協(xié)同學(xué)研究協(xié)同系統(tǒng)在外參量的驅(qū)動(dòng)下和在子系統(tǒng)之間的相互作用下，以自組織的方式在宏觀尺度上形成空間、時(shí)間或功能有序結(jié)構(gòu)的條件、特點(diǎn)及其演化規(guī)律。協(xié)同論主要研究遠(yuǎn)離平衡態(tài)的開(kāi)放系統(tǒng)在與外界有物質(zhì)或能量交換的情況下，如何通過(guò)自己內(nèi)部協(xié)同作用，自發(fā)地出現(xiàn)時(shí)間、空間和功能上的有序結(jié)構(gòu)。協(xié)同論是研究不同事物共同特征及其協(xié)同機(jī)理的新興學(xué)科，是近十幾年來(lái)獲得發(fā)展并被廣泛應(yīng)用的綜合性學(xué)科。它著重探討各種系統(tǒng)從無(wú)序變?yōu)橛行驎r(shí)的相似性。協(xié)同論的創(chuàng)始人哈肯說(shuō)過(guò)，他把這個(gè)學(xué)科稱為“協(xié)同學(xué)”，一方面是由于我們所研究的對(duì)象是許多子系統(tǒng)的聯(lián)合作用，以產(chǎn)生宏觀尺度上結(jié)構(gòu)和功能；另一方面，它又是由許多不同的學(xué)科進(jìn)行合作，來(lái)發(fā)現(xiàn)自組織系統(tǒng)的一般原理。協(xié)同論在管理當(dāng)中的發(fā)展所謂協(xié)同，就是指協(xié)調(diào)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的不同資源或者個(gè)體，協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過(guò)程或能力。而所有有助于協(xié)同的軟件都可以稱作是協(xié)同軟件。

  從概念上可以得出，協(xié)同并不是新生事物，它是隨人類社會(huì)的出現(xiàn)而出現(xiàn)，并隨著人類社會(huì)的進(jìn)步而發(fā)展的。當(dāng)技術(shù)從人們?nèi)粘Ｉ詈蜕虡I(yè)社會(huì)的邊緣逐漸成為核心，人們就越來(lái)越需要技術(shù)能夠提供更多的東西。作為一個(gè)新的軟件熱點(diǎn)，“協(xié)同”概念有著更深的含義，不僅包括人與人之間的協(xié)作，也包括不同應(yīng)用系統(tǒng)之間、不同數(shù)據(jù)資源之間、不同終端設(shè)備之間、不同應(yīng)用情景之間、人與機(jī)器之間、科技與傳統(tǒng)之間等全方位的協(xié)同。

  在隨著社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，協(xié)同理論逐漸地得到了更好地在實(shí)踐中應(yīng)用，其中最好的就是協(xié)同軟件的篷勃發(fā)展。那么協(xié)同軟件能解決什么呢？

  近年來(lái)興起的協(xié)同軟件，是輔助多人多組織共同完成管理事務(wù)的應(yīng)用軟件，通過(guò)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，和加強(qiáng)以知識(shí)為主的信息共享與溝通，來(lái)提升人員的工作效率，增強(qiáng)工商企業(yè)和政府機(jī)關(guān)等應(yīng)用單位的管理執(zhí)行力。協(xié)同軟件在文檔、行政、人事、項(xiàng)目、客戶、財(cái)務(wù)、物流、生產(chǎn)等管理方面有廣泛應(yīng)用，協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)是其主要綜合應(yīng)用方案。

   　　于是，企業(yè)慢慢想到讓協(xié)同軟件來(lái)解決跨部門溝通中所遇到的問(wèn)題，而且事實(shí)證明他們的想法是正確的。

  在第四屆中國(guó)IT技術(shù)趨勢(shì)大調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有效便攜的內(nèi)部溝通將加大企業(yè)對(duì)于協(xié)同軟件的投資力度。

   同時(shí)從協(xié)同軟件在企業(yè)中的主要應(yīng)用分布來(lái)看，“企業(yè)內(nèi)部的及時(shí)網(wǎng)上交流溝通”占到了27.8%，“企業(yè)各個(gè)部門之間信息共享”占到了21.6%，“支持即時(shí)的文件資源共享和交流溝通”占到了21.2%，“實(shí)現(xiàn)信息、資源、人員、流程的隨需而應(yīng)”占到15.2%，“各種系統(tǒng)的集成”占到了13.5%，“其它”占到了0.7%。

   據(jù)賽迪顧問(wèn)的預(yù)測(cè)，協(xié)同軟件將保持約20%的年度復(fù)合增長(zhǎng)，將在2012年達(dá)到41.72億元的市場(chǎng)規(guī)模。所以各式各樣背景的軟件供應(yīng)商才蜂擁進(jìn)這個(gè)市場(chǎng)。對(duì)于協(xié)同廠商，CIO要在選擇協(xié)同產(chǎn)品時(shí)，需要試用他們的產(chǎn)品是否滿足并且能優(yōu)化企業(yè)的流程，只有符合這一點(diǎn)的協(xié)同產(chǎn)品才能進(jìn)入企業(yè)的集采范圍內(nèi)。

  對(duì)于協(xié)同，CIO們明白，沒(méi)有哪個(gè)單獨(dú)的協(xié)同會(huì)成為解決復(fù)雜流程問(wèn)題的“靈丹妙藥”，它也不是企業(yè)的“***匙”。梳理流程常常需要投入巨大的精力——要確認(rèn)誰(shuí)負(fù)責(zé)哪幾個(gè)流程，以及它是如何實(shí)際工作的。如果流程沒(méi)有設(shè)計(jì)好，那么簡(jiǎn)單的應(yīng)用協(xié)同的可能只會(huì)讓壞結(jié)果來(lái)得更快。因此選擇好的具有先進(jìn)性的流程協(xié)同軟件，通過(guò)把企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理加到IT廠商所提供的協(xié)同軟件管理當(dāng)中，來(lái)提高流程運(yùn)營(yíng)的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程自動(dòng)化。結(jié)語(yǔ)因此，如果說(shuō)要解決好流程管理當(dāng)中的跨部門問(wèn)題的話，那么建立一個(gè)科學(xué)的企業(yè)協(xié)同機(jī)制是非常有必要的。這個(gè)協(xié)同機(jī)制包括了一些協(xié)同組織架構(gòu)、協(xié)同管理規(guī)定和協(xié)同平臺(tái)（軟件）等內(nèi)容。