OA高效運(yùn)轉(zhuǎn)的加速器：流程管理

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一路走來，OA的功能已經(jīng)向外無限化延伸，在最初的文檔管理、信息發(fā)布、通訊管理、基礎(chǔ)辦公管理的基礎(chǔ)上融合了流程管理、知識(shí)管理、項(xiàng)目管理、人力資源管理，甚至客戶關(guān)系管理、費(fèi)用管控?？墒蔷驮趶S商如火如荼的以大而全的功能占領(lǐng)市場(chǎng)制高點(diǎn)的同時(shí)，用戶層面的OA系統(tǒng)卻猶如一潭死水，紋風(fēng)不動(dòng)。 據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，OA辦公產(chǎn)品的應(yīng)用率不足55%。很多CIO們經(jīng)過前期周密的選型、產(chǎn)品對(duì)比，購買了相對(duì)滿意的產(chǎn)品，可在實(shí)施之后確遇到了讓人尷尬的局面：用的很少，導(dǎo)致OA產(chǎn)品的應(yīng)用價(jià)值大打折扣。那么如何才能讓OA系統(tǒng)快速運(yùn)轉(zhuǎn)起來呢?解決這個(gè)問題并不難，只需要找出企業(yè)日常辦公中最常用而又存在重大問題的事務(wù)活動(dòng)，讓OA來輔助解決這些問題，那么快速加速OA高效運(yùn)轉(zhuǎn)的竅門也就浮出水面了。

來看下傳統(tǒng)辦公中的景象：許多人員拿著紙張表單，利用手工傳遞的方式，一級(jí)一級(jí)審批簽字，工作效率非常低下，對(duì)于統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能則需財(cái)務(wù)人員一張張表單的數(shù)據(jù)查找、核對(duì)、計(jì)算?？梢?，流程發(fā)送與協(xié)作基本上是機(jī)構(gòu)日常辦公中最常見的辦公事務(wù)，可無論是傳統(tǒng)的口頭告知還是書面規(guī)范都或多或少存在一定的弊端，口頭告知因?yàn)檫^于隨意容易引發(fā)責(zé)任推諉、書面規(guī)范又因?yàn)檫^于呆板造成費(fèi)時(shí)費(fèi)力。那么OA能否幫助解決這些問題呢?

OA系統(tǒng)中的工作流模塊正是彌補(bǔ)了現(xiàn)實(shí)中的缺陷，通過計(jì)算機(jī)程序再造了辦公中的工作流程，讓流程變得既規(guī)范又具有一定的柔性、靈活性。采用OA工作流程管理，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，系統(tǒng)會(huì)按照定義好的流程自動(dòng)往下跑，下一級(jí)審批者將會(huì)收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等，大大提高了辦公效率。

其實(shí)在協(xié)同OA這個(gè)大的工作平臺(tái)上，工作流好比是遍布周身的細(xì)小脈絡(luò)，正是這些不斷流動(dòng)的脈絡(luò)驅(qū)動(dòng)著整個(gè)平臺(tái)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，工作流便成為OA高效運(yùn)轉(zhuǎn)的加速器。同時(shí)各大廠商也紛紛在工作流應(yīng)用上發(fā)力：華天動(dòng)力拋出強(qiáng)調(diào)智能、強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)整合的2.0工作流概念;泛微認(rèn)為流程E化在企業(yè)中的應(yīng)用價(jià)值在于把企業(yè)中很多不知道找誰處理的和需要"跑路"的活兒變得智能化和簡(jiǎn)單化;賽飛軟件強(qiáng)調(diào)今后工作流將是協(xié)同時(shí)代的核心應(yīng)用，只有以工作流為核心不斷加強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)的升級(jí)、改進(jìn)，讓OA系統(tǒng)日趨完美，才能給用戶帶來更多便捷與驚喜。

為了能讓用戶更加深入細(xì)致的了解流程管理，筆者在以上廠商產(chǎn)品之中選取了從業(yè)時(shí)間較長(zhǎng)、資格較老的賽飛軟件SOFFICE5網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，對(duì)其流程管理功能進(jìn)行了細(xì)致試用，以解析如何通過流程管理來加速OA運(yùn)轉(zhuǎn)。

雖然是簡(jiǎn)單的初步試用，但因?yàn)槠涔ぷ髁鞒膛渲米詭в邢冗M(jìn)工作流生成器及可視化的業(yè)務(wù)流程建模，所以很容易上手，可實(shí)現(xiàn)流程的隨意定制和自由搭配;另外他還具有強(qiáng)大的工作流程監(jiān)控能力，可實(shí)現(xiàn)任務(wù)改派、工作流終止及流程超時(shí)處理等靈活操作;同時(shí)，還支持在WEB工作流頁面進(jìn)行安全的手寫電子批注、加蓋電子印章等操作。

1、多種組合方式配置流程

在SOFFICE5系統(tǒng)中流程流轉(zhuǎn)不僅可以基于用戶名稱，也可基于用戶角色。當(dāng)綁定用戶角色的時(shí)候，可將此角色的流程流轉(zhuǎn)歷史信息傳承到每一位在崗人員，此崗位就不會(huì)因人員流失、交替而導(dǎo)致崗位數(shù)據(jù)的隔斷。流程配置基本包含表單定義、節(jié)點(diǎn)定義、流程定義三個(gè)步驟。在SOFFICE5網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)流程管理中進(jìn)行表單定義時(shí)，用戶可以選擇已備份好的表單直接導(dǎo)入，也可在表單編輯器中進(jìn)行圖形化的可視化操作，所見即所得編輯表單。SOFFICE 5系統(tǒng)流程管理基本分為自由流程和固定流程兩種，但又可隨意組合。如在固定流程里選擇開啟可編輯便可自由設(shè)置流轉(zhuǎn)步驟。自由流程用戶根據(jù)當(dāng)前處理步驟來決定下一步該流轉(zhuǎn)給誰處理，靈活性強(qiáng);固定流程由用戶預(yù)定義流轉(zhuǎn)步驟，并且流程定義時(shí)可進(jìn)行級(jí)別和方案套用。這之中值得指出的是級(jí)別套用，即流程自動(dòng)根據(jù)內(nèi)部人事圖譜進(jìn)行判斷并尋找下一個(gè)審批人員，極大的方便了流程的配置。

2、以流程運(yùn)轉(zhuǎn)加速OA高效運(yùn)轉(zhuǎn)

SOFFICE5網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)工作流程的發(fā)送與接收對(duì)傳統(tǒng)繁復(fù)的工作流程進(jìn)行精簡(jiǎn)，減少任務(wù)流轉(zhuǎn)時(shí)間耗損，有效提高工作效率，可以滿足企業(yè)中各種協(xié)同、審批、請(qǐng)示和報(bào)告等工作需要。

發(fā)送流程時(shí)用戶只需選擇好相應(yīng)的表單名稱后，填寫表單內(nèi)容，按確定按鈕發(fā)送，系統(tǒng)則會(huì)根據(jù)相應(yīng)的流程步驟按部就班的執(zhí)行。對(duì)于自由流程，選擇好相應(yīng)的表單后，可自行設(shè)置流程的步驟，并且接收人也可根據(jù)情況設(shè)置下一步的流程。

在接收到固定流程后可進(jìn)行加蓋印章、手寫批注、處理通過、禁止通過、中止流程、自由流轉(zhuǎn)等流程處理項(xiàng);當(dāng)接收到自由流程后，做出處理后再設(shè)置好相應(yīng)的下一流程步驟后，該流程將按照所設(shè)置的下一流轉(zhuǎn)步驟進(jìn)行表單流轉(zhuǎn)。在SOFFICE5網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程中還可對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)控，有權(quán)限的用戶可以查看所有流程的詳細(xì)流轉(zhuǎn)信息，并且可以對(duì)未處理的流程步驟進(jìn)行催辦或轉(zhuǎn)移處理的操作。這樣使流程流轉(zhuǎn)更加地透明，體現(xiàn)了協(xié)同辦公的理念。在流程管理中，不僅可以查看到流程的發(fā)起人、類型、發(fā)起時(shí)間、狀態(tài)及流轉(zhuǎn)步驟，流程發(fā)起人員還可以對(duì)已經(jīng)流轉(zhuǎn)結(jié)束的流程進(jìn)行評(píng)分，為考評(píng)工作提供科學(xué)依據(jù)。 流程回收既體現(xiàn)了流程管理的靈活性，又準(zhǔn)確貼合了用戶的日常使用習(xí)慣。流程回收主要用于兩種情況：第一當(dāng)流程發(fā)起人員填寫了表單但暫時(shí)又不想發(fā)送流程時(shí)，選擇暫存后當(dāng)前流程便回收到草稿箱中，便于日后發(fā)起;第二當(dāng)流程發(fā)起人發(fā)送流程后，但下一位審批人員長(zhǎng)時(shí)間沒有進(jìn)行處理，此時(shí)流程發(fā)起人便可以將流程回收到草稿箱中編輯再重新發(fā)送。

專業(yè)的報(bào)表數(shù)據(jù)可以為決策者決策提供科學(xué)的支持。在SOFFICE5系統(tǒng)中流程流轉(zhuǎn)結(jié)束后可對(duì)流程中表單數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可是圖表顯示、可導(dǎo)出為Excel、也可制作專業(yè)報(bào)表。擁有報(bào)表查看權(quán)限的人員可在此進(jìn)行報(bào)表查看，并可根據(jù)其條件進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢。 當(dāng)越來越多的流程在OA系統(tǒng)里運(yùn)轉(zhuǎn)起來后，由工作流引發(fā)的齒輪效應(yīng)將帶動(dòng)其它功能都有效運(yùn)轉(zhuǎn)起來，溝通協(xié)調(diào)、信息集成、知識(shí)沉淀、項(xiàng)目協(xié)作、業(yè)務(wù)合作等等，從而加速整個(gè)OA系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。工作流為OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)注入了活水，帶動(dòng)OA系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在更深層次意義上，OA系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)又可以直接為決策層提供更多科學(xué)的決策依據(jù)，從而推動(dòng)整個(gè)組織走上更高效的運(yùn)營(yíng)軌道。