建模：鞏固工作流程自動化的關(guān)鍵

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業(yè)務(wù)流程管理（流程管理軟件）軟件已在組織的各方面獲得一席之地。但工作流程自動化不是靈丹妙藥。我們來看看流程管理軟件建模四種最常見的錯誤，了解如何避免它們。

不要期待奇跡。流程管理軟件軟件本身不能魔法般地改善設(shè)計糟糕的流程。它所能做的是強(qiáng)調(diào)或聚焦于真正的業(yè)務(wù)流程問題。如果那些業(yè)務(wù)流程設(shè)計不合適，花費(fèi)時間太長，需要大量條件，或者很低效，那么你只會自討苦吃。該軟件最多能做到與人一樣好。它的設(shè)計是為了加速人類工程流程中的環(huán)節(jié)。

當(dāng)流程運(yùn)行加快時，問題有時就更明顯了。這時要從頭到尾細(xì)致關(guān)注你的流程。包括記錄當(dāng)前步驟；確認(rèn)關(guān)鍵利益相關(guān)者；度量時間、數(shù)據(jù)和成功率；重復(fù)這些步驟直到發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤；重新度量確保流程高效安全。然后，只有這時候，你才能為流程考慮流程管理軟件的實施。

保持簡化。你有兩個選擇：做小或做大。當(dāng)你從簡單的紙筆或者大量電子郵件跳出來時，想想正確的流程管理軟件建模有多么困難。你實施了流程管理軟件軟件，接下來就是你獨(dú)自承擔(dān)一切的時候了。你可能會把所有利益相關(guān)者聚到一起，建立大規(guī)模的定制系統(tǒng)，變更定制工作流程，自動化歸檔，自動還款郵寄和分發(fā)等等，所有這一切對你的業(yè)務(wù)和其當(dāng)前環(huán)境非常非常定制化。你會在軟件咨詢費(fèi)上花一大筆錢來完成這件事?，F(xiàn)在考慮升級時間。

你的流程管理軟件軟件供應(yīng)商可能沒辦法從一個產(chǎn)品平臺到另一個產(chǎn)品平臺遷移你做出的所有定制。實際上，如果你像大部分CIO一樣的話，你的業(yè)務(wù)流程本身可能已經(jīng)改變。所以，你為了升級流程管理軟件軟件交了一大筆錢，然后還有一筆不小的定制費(fèi)給另一家咨詢服務(wù)商。這種情況下，如果預(yù)算比較緊張，你堅持這樣一套舊系統(tǒng)，而且并沒有做到你需要實現(xiàn)的目標(biāo)（因為需要花費(fèi)太多，沒法完成）。要避免這些陷阱，保持流程管理軟件軟件簡單，也要保持流程簡單。

制造動力和熱情。通常流程管理軟件建模委員會的每個人剛開始都很有熱情，他們推銷該部署對于其它業(yè)務(wù)的好處。通常各部門內(nèi)部討論流程管理軟件軟件如何使他們運(yùn)轉(zhuǎn)更快更有效時會有聯(lián)絡(luò)交流，可能甚至給你的公司在快速移動的業(yè)界帶來競爭優(yōu)勢。每個人都變得非常興奮，項目經(jīng)費(fèi)充足，然后就沉默了。

相反，首先列出能"快速見效"項目的大綱，就是在實施先期的四到六個月內(nèi)能快速見效，并且解決令很多人頭疼的大問題的那種項目。讓項目在預(yù)算范圍內(nèi)，在指定時間范圍內(nèi)完成，給每個人首次展示流程管理軟件實施的有形的益處。這將為你的工作流程自動化部署帶來動力，給人們他們需要的愿景。否則，他們會失去耐心和熱情，而耐心和熱情正是成功部署流程管理軟件的兩個必要成分。

使項目有意義化。不要首先實施開支報告流程或者差旅請求系統(tǒng)。請忽略那些純粹行政行為的流程。要部署在整個組織內(nèi)有意義的、有生產(chǎn)力的工作流程自動化，這些流程可以改善員工的工作，并給業(yè)務(wù)帶來價值。新產(chǎn)品發(fā)布請求、研究和開發(fā)經(jīng)費(fèi)請求、競爭力分析流程等等都是適合作為第一個項目的。

不管是出于什么樣的策略，好的流程管理軟件工作流程自動化過程都會盯著有競爭的目標(biāo)，遵從許多方面的精益流程。投入進(jìn)來，保持簡化，關(guān)注利益相關(guān)者的交流，你將很快有所收獲，也會成為許多流程管理軟件建模的成功范例之一