細說企業(yè)OA項目建設(shè)與系統(tǒng)應(yīng)用的那些事

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    如果把企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)成一桌大餐的話，那么OA系統(tǒng)就是第一道精致的開胃小菜。對美食家來說，大餐不一定天天有，但小菜可以天天吃。那么才能做好這道小菜呢？筆者有幸經(jīng)歷過2個大型集團企業(yè)的OA項目建設(shè)，現(xiàn)和大家一起探討企業(yè)的OA項目建設(shè)與系統(tǒng)應(yīng)用。

一、關(guān)于OA選型

    OA選型對企業(yè)而言就像一個人談婚論嫁，是一件大事需要嚴肅對待，OA系統(tǒng)作為企業(yè)管理和協(xié)同辦公的平臺，她就像生活中的伴侶一樣一旦牽手，就要天天面對，長相廝守下去。因此，關(guān)于OA選型話題的爭論從未停止過，而今面對令人臨眼花繚亂的OA廠商，更讓人難辨真?zhèn)?，難以抉擇。此時此景，就需要企業(yè)借一雙慧眼，把它看得真真切切。先從一下幾點入手：

    1、認清自己、明確需求

企業(yè)OA選型之前要做好準備工作，首先要弄清企業(yè)管理現(xiàn)狀和未來管理目標，做到頭腦清醒，目標明確，同時能準確的把這些管理需求傳達給供應(yīng)商。主要包括：未來5年企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)聯(lián)合重組、企業(yè)組織機構(gòu)、行政人事級別、企業(yè)文化和審批流程等。其次，考察行業(yè)內(nèi)外OA應(yīng)用成功且有借鑒性的企業(yè)，同時外聘第三方獨立咨詢公司或資深顧問給予指導(dǎo)，做到心中有數(shù)，有的放矢。最后，做好預(yù)算和立項。常言道：巧婦難為無米之炊，預(yù)算要合適，立項要完整。建議在咨詢顧問的建議下，適當(dāng)?shù)呐cOA供應(yīng)商多接觸和交流，獲取必要的信息。

    2、產(chǎn)品功能與企業(yè)管理相匹配

    評審OA產(chǎn)品功能之前，首要任務(wù)是甄別OA產(chǎn)品的定位：行業(yè)產(chǎn)品還是通用產(chǎn)品，大型集團級產(chǎn)品還是單個企業(yè)級產(chǎn)品。定位很關(guān)鍵，一定要弄清楚，不能含糊，因為產(chǎn)品的定位直接關(guān)系到產(chǎn)品設(shè)計理念，現(xiàn)代企業(yè)管理思想的融入、軟件設(shè)計架構(gòu)、支持企業(yè)管理層級等。例如，大型集團級OA產(chǎn)品就需要考慮這些功能：支持復(fù)雜的集團級組織機構(gòu)（3級及以上層級，多產(chǎn)業(yè)多層級），與組織機構(gòu)相匹配的多空間多維度辦公操作平臺，嚴謹科學(xué)的權(quán)限管理，功能強大的系統(tǒng)管理員平臺等。這點就是上述要求企業(yè)要明確需求的原因。其次，抓住OA系統(tǒng)核心功能：以事件處理流程管理為核心的協(xié)同管理，以固化管理制度為目的表單應(yīng)用，以改變紙質(zhì)簽批為網(wǎng)上審批的公文管理，以打通內(nèi)部管理與外部交流為橋梁的電子郵件管理，以日常辦公事務(wù)管理的計劃/會議/日程管理，以提供常用辦公工具的常用工具模塊。

    最后，就是要考慮到OA系統(tǒng)一些特性：集成性，主要考慮與企業(yè)其他管理系統(tǒng)的集成（ERP、HR、財務(wù)系統(tǒng)等）；支持多種移動辦公設(shè)備（PDA，IPAD，手機等）；易用性，易學(xué)，界面友好，操作簡單。穩(wěn)定性好，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)安全，系統(tǒng)運行穩(wěn)定；可維護性，除了自身具備強大的管理操作平臺，還要有專業(yè)的運維體系。這里需要強調(diào)的是，OA產(chǎn)品功能評審中一定要認識到輔助功能集成不需要太多，過多勢必影響其主要功能。有些OA廠家在介紹自身產(chǎn)品的時候一再強調(diào)功能強大包括一些HR管理、知識管理、智能報表等等，其實認真分析這些模塊的功能，會發(fā)現(xiàn)大多是一些花拳繡腿，唱高調(diào)，炒作概念，而它提到的上述功能，哪些是只有獨立且專業(yè)的管理軟件才能完成的。所以請記住專業(yè)的事情交給專業(yè)的系統(tǒng)，小菜就是小菜，不能冒充大餐的價格，OA就是OA，不能讓它承擔(dān)太對，否則會讓你失望的。

    3、商務(wù)談判要徹底

    OA項目建設(shè)費用主要包括：產(chǎn)品許可費、軟件實施費、硬件投入（服務(wù)器和存儲）、商業(yè)數(shù)據(jù)庫（ORACLE、SQLSERVER、MYSQL等）、差旅費和運維費等。其中產(chǎn)品許可費、軟件實施費和運維費是最容易產(chǎn)生糾紛，將重點分析。其他幾項費用一般都是企業(yè)尋找第三方提供，且一次性投入。

    1) 產(chǎn)品許可費

    簡單地講就是協(xié)同管理系統(tǒng)產(chǎn)品費用。一般分為二種：一次性包干費用和用戶并發(fā)數(shù)費。一次性包干費用是指產(chǎn)品許可費一次支付，不受用戶數(shù)和并發(fā)用戶數(shù)限制的。用戶并發(fā)數(shù)是指OA用戶并發(fā)數(shù)限制的，用戶同時在線使用OA系統(tǒng)的數(shù)量是受限制的。例如：以O(shè)A并發(fā)數(shù)500個為例，即該OA系統(tǒng)支持同時在線用戶數(shù)為500個,超500個，其他用戶將無法登陸。這樣在商務(wù)談判中一定要明確，如果是一次性包過費用就要加以說明，如果是用戶并發(fā)數(shù)，就要在談判中約定并發(fā)數(shù)，一般企業(yè)的管理者占總?cè)藬?shù)的30%。以此可作為參考值。另外，也要考慮到未來企業(yè)3年內(nèi)的發(fā)展，同時建議在合同中約定后續(xù)新增的并發(fā)數(shù)的單價或計算依據(jù)。

    2) 軟件實施費

    通俗的講就是OA系統(tǒng)從產(chǎn)品部署到系統(tǒng)正式應(yīng)用過程中投入OA顧問的費用。一般視OA項目和企業(yè)規(guī)模而論，作為OA實施方，它們都有自己一套標準的OA項目實施方法論，一般以項目管理的思想作為指導(dǎo)。實施費建議按照實施方投入顧問的工作量（人天數(shù)）和顧問單價來計算，同時注意培訓(xùn)內(nèi)部實施顧問。

    3) 運維費用

    OA運維費用是指OA項目驗收后，OA系統(tǒng)已交付甲方使用之后，甲方需乙方提供服務(wù)而支付的費用。一般在OA系統(tǒng)運行過中出現(xiàn)了問題，而甲方自身無法解決，則需OA廠家或OA實施方提供技術(shù)支持給予解決。建議通過談判做到，免費提供遠程支持和電話支持，需到現(xiàn)場解決問題按人天費用計算。

二、關(guān)于OA實施

    OA實施就是知識轉(zhuǎn)移、管理理念更新和辦公習(xí)慣改變的過程。期間，最重要的工作和最有效的方法就是培訓(xùn)。根據(jù)項目實踐，OA項目實施建議采取“速贏+提升”的策略，首先部署實施急需的，見效快，易實施的模塊，例如：協(xié)同管理和表單應(yīng)用模塊。從而達到速贏的效果。然后在企業(yè)OA應(yīng)用取得企業(yè)廣泛認可的基礎(chǔ)上，完成公文管理模塊的實施，以實現(xiàn)應(yīng)用提升的目的。關(guān)于OA實施方法取決于OA項目本身，概括為兩方面內(nèi)容：企業(yè)情況和產(chǎn)品特征。在項目前面已經(jīng)討論過產(chǎn)品功能要和企業(yè)管理相匹配。分二種情況進行分析：

    1) 單個企業(yè)和企業(yè)版OA產(chǎn)品。建議采取師傅帶徒弟方式傳授知識，培訓(xùn)分二個層級開展：企業(yè)管理層和企業(yè)普通用戶。其中企業(yè)管理層培訓(xùn)由實施顧問來主講，企業(yè)OA系統(tǒng)管理員協(xié)助，建議采取集中培訓(xùn)和答疑。在培訓(xùn)內(nèi)容上更多地是安排一下OA產(chǎn)品理念和OA系統(tǒng)操作的內(nèi)容。目的是讓企業(yè)管理者樹立OA系統(tǒng)辦公的信心，同時號召他們做好OA應(yīng)用的榜樣。普通用戶培訓(xùn)建議以企業(yè)OA系統(tǒng)管理員主講，實施顧問指導(dǎo)?；蛘邔嵤╊檰柡蚈A系統(tǒng)管理員交叉進行。這樣不僅降低OA實施費用，而且為企業(yè)培訓(xùn)了內(nèi)部OA講師，并為今后OA運維提供了保障。另外除了培訓(xùn)外，OA產(chǎn)品安裝、服務(wù)器部署和OA系統(tǒng)初始化（企業(yè)組織機構(gòu)創(chuàng)建、崗位職務(wù)設(shè)置和OA用戶創(chuàng)建等）建議在實施顧問的指導(dǎo)下，由企業(yè)信息化中心配合完成。按照這種實施方法，一個實施顧問大概一周工作日就可以完成。

    2) 集團型企業(yè)和集團版OA產(chǎn)品：建議采取“自上而下、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、集中培訓(xùn)”的策略。自上而下是指實施的指導(dǎo)思想。項目團隊要營造和宣傳這樣一種氛圍，并堅定這樣的信心：OA項目是公司“一把手”工程，得到公司領(lǐng)導(dǎo)大力支持，集團總部親歷推行的系統(tǒng)。統(tǒng)一規(guī)劃是指系統(tǒng)初始化中的數(shù)據(jù)和OA實施主計劃。初始化過程中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：企業(yè)組織機構(gòu)名稱和層級、職務(wù)和崗位的名稱和管理層級等。分步實施是指實施單位和實施模塊的順序要分步進行。對應(yīng)集團型企業(yè)，由于下屬產(chǎn)業(yè)或者企業(yè)比較多，企業(yè)之間的管理者態(tài)度、管理水平、員工素質(zhì)和IT應(yīng)用水平都存在差異，這些就決定著OA功能模塊實施的順序，一般來講，協(xié)同管理比較簡單，表單應(yīng)用和公文管理都涉及到管理層參與和領(lǐng)導(dǎo)審批習(xí)慣改變，相對較難。另外，企業(yè)之間的距離和經(jīng)營季節(jié)也要考慮，即不能讓實施團隊的時間浪費在路途上，也不能員工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營旺季離崗脫產(chǎn)培訓(xùn)。集中培訓(xùn)是指以企業(yè)為單位進行集中培訓(xùn)，缺席領(lǐng)導(dǎo)可以單獨補課。這樣做有2個好處：領(lǐng)導(dǎo)帶頭參訓(xùn)，營造氛圍，鼓舞士氣，保證了培訓(xùn)質(zhì)量；提高培訓(xùn)效率，降低實施費用。綜上所述，在實施過程中兩關(guān)鍵點需要把握：找合適的人和做正確的事。首先要找到合適的人，即從各成員企業(yè)選拔好合格的OA系統(tǒng)管理員，不僅為OA項目實施組建團隊，而且為今后OA系統(tǒng)的運維籌集支持體系。然后要做正確的事，主要是結(jié)合企業(yè)管理水平和當(dāng)前企業(yè)“政治”氛圍，領(lǐng)會管理層的思想，利用好現(xiàn)有的資源，同時項目組的工作計劃要得到管理層認可和支持。最后就是組織有力，快速推進，實現(xiàn)速贏。

三、關(guān)于OA應(yīng)用

    在這里引用一位信息化建設(shè)和企業(yè)管理專家王運豐一句話，他是這樣形容OA應(yīng)用：“易學(xué)難精，易用難深”，究其原因：管理者觀念難以轉(zhuǎn)變，責(zé)任在于領(lǐng)導(dǎo)。

    “易學(xué)難精”很容易理解，就是OA項目的特點，只要完成培訓(xùn)，大家立刻就會登錄操作，OA系統(tǒng)用戶馬上劇增。但是分析一下他們的OA應(yīng)用情況，會發(fā)現(xiàn)這些的現(xiàn)象：他們能應(yīng)用OA系統(tǒng)功能不到30%，一般用于：文件傳送，在線聊天和討論區(qū)灌水等。一般會應(yīng)用OA模塊做到的是協(xié)同工作，也只是其中的常規(guī)功能，其他協(xié)同工作模塊的高級應(yīng)用基本上不用，例如：協(xié)同工作模塊中高級處理功能，模板調(diào)用和督辦設(shè)置等等，至于其他OA功能模塊：表單應(yīng)用和公文管理，更是不知所云，無從下手了，因為作為OA系統(tǒng)精華的表單應(yīng)用和無紙化辦公標志的公文管理都是與領(lǐng)導(dǎo)和管理者緊密相關(guān)的，只有他們是作為決策者在OA系統(tǒng)中審批，員工才能夠在OA系統(tǒng)中查閱，從而達到高效辦公，快速執(zhí)行的目的。

    “易用難深”同樣可以理解，同樣以O(shè)A表單應(yīng)用和公文管理的應(yīng)用為例，OA表單應(yīng)用實質(zhì)是以O(shè)A為管理平臺，把企業(yè)現(xiàn)有管理制度流程化和管理模式（或成果）固定化的過程，也是企業(yè)管理水平和制度執(zhí)行力的體現(xiàn)。例如：容易實現(xiàn)OA表單應(yīng)用的主要包括：人力資源管理類：員工月度計劃總結(jié)表單，員工月度工作考核表單和假期或差旅申請表單等等；財務(wù)類：員工費用報銷單、預(yù)備金借用單等。OA公文管理則是無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)辦公，高效辦公的直接表現(xiàn)。沒有使用OA公文管理時，舉個例子：下級單位呈上一份請示文件或者集團總部需要下發(fā)一份公文，辦事員就需要收文、整理、打印、等待領(lǐng)導(dǎo)審批、回復(fù)或簽發(fā)。這個周期少則10天多則1個月，尤其對于大型集團型企業(yè)。想必大家都知道知道：領(lǐng)導(dǎo)很忙，檔期很滿，實屬無奈。這樣的結(jié)果：下級單位抱怨效率太低，部門領(lǐng)導(dǎo)批評辦事不力，辦事員委屈地說公司領(lǐng)導(dǎo)沒有審批，公司領(lǐng)導(dǎo)會說沒有看到要審批文件。究其原因：他們?nèi)鄙僖粋€統(tǒng)一的，不受時空限制，不受傳統(tǒng)思想束縛的辦公平臺OA系統(tǒng)。如果企業(yè)啟用了OA公文管理，就可以改變原來受時空和制度限制的“人找人辦事”的被動模式，改為現(xiàn)在地球村全天候“事找人辦事”的主動模式。

    最后，給大家講一個故事：某大型集團企業(yè)，在集團總部進行OA系統(tǒng)上線培訓(xùn)，當(dāng)時總部有70多人，采取集中培訓(xùn)的方式，組織了2次，都是因為一下公司領(lǐng)導(dǎo)缺席而未到預(yù)期的目標，從而出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象：OA在線用戶大都是信息中心或者一些年輕人，同時在線人數(shù)不超過10人。這時，一個公司領(lǐng)導(dǎo)就這樣對OA項目組說道：本周OA上線人數(shù)超過20人就算你們“成功”了。面對領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑，項目組顯得無奈和沮喪，但是信息化負責(zé)人卻信心十足，并找到了提高員工OA應(yīng)用熱情的方法。方法很簡單：要求公司總裁每天上班第一件事：登陸OA系統(tǒng)。這招果然奏效，不到3天，OA在線人數(shù)已經(jīng)突破了50人，超過總部70%人數(shù)在使用OA了。這個事情讓大家明白了一個道理：OA項目是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)口頭說100次支持，不如行動支持1次。