詳解郵件退回的原因及解決方法

郵件是外貿(mào)人員與客戶交流的重要紐帶，每天，業(yè)務(wù)員都會發(fā)出大量的郵件，來開發(fā)客戶，但是，郵件被退回的現(xiàn)象十分普遍。郵件到達不了客戶的手中，還何談客戶開發(fā)，所以，解決的郵件拒收問題顯得非常重要。

郵件為什么拒收，這一點，值得探討一番，只有總結(jié)出拒收的原因，才能找到對應(yīng)的方法。

原因一：群發(fā)郵件

在外貿(mào)行業(yè)內(nèi)，發(fā)郵件，很多時候，外貿(mào)人員為了省事，郵件內(nèi)容都一樣，采取群發(fā)，這樣，很容易被拒收。群發(fā)郵件令客戶非常反感，這是行業(yè)內(nèi)所共知的事情，很多客戶對群發(fā)郵件都設(shè)置了攔截或退回，當(dāng)作垃圾郵件處理。

解決方法：盡量不要使用群發(fā)，針對不同的客戶情況書寫不同的郵件內(nèi)容，這樣，容易被客戶接受，有很多外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，可以對內(nèi)容和發(fā)送時間進行設(shè)置，提高郵件發(fā)送成功率。

原因二：郵箱服務(wù)器問題

外貿(mào)人員多是與國外客戶交流，其郵件亦是發(fā)送至國外，郵件發(fā)送成功和服務(wù)器的關(guān)系頗大。有時候會因為網(wǎng)絡(luò)的延遲導(dǎo)致退信為了使交流通暢，很多大型企業(yè)的服務(wù)器都設(shè)在國外，像阿里巴巴的服務(wù)器便設(shè)在紐約。郵箱服務(wù)器的優(yōu)化突出表現(xiàn)在外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上，很多類似的郵箱管理工具，對服務(wù)器都有設(shè)定，相較于免費郵箱，其到達率要高很多。

解決方法：將服務(wù)器進行相關(guān)設(shè)置，郵件發(fā)生退回問題時，及時優(yōu)化服務(wù)器問題。

原因三：容量大

這也是郵件被退回的主要原因，郵件太大，很多時候，外貿(mào)人員會在郵件中添加一些附件，這些附件太大，經(jīng)常會被拒收和退回。

解決方法：郵件退回后，檢查下是否是因為附件太大的原因，及時更正。

原因四：違禁內(nèi)容

客戶有的時候會設(shè)置，郵件里包含一些敏感的詞或者內(nèi)容，這樣，會被過濾掉，這也是經(jīng)常發(fā)生的情況。

解決方法：仔細檢查郵件，看是否存在一些敏感的詞匯，對于敏感的詞匯，去掉之后，再發(fā)送，如果不行的話，可以打電話過去進行詢問，這樣交流的話，會更加好。

最后，再說一句，多使用企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱的統(tǒng)一域名可以給人一種非常專業(yè)的情況，而且，經(jīng)測試，企業(yè)郵箱發(fā)送的郵件被退回的機率較平常低，外貿(mào)人員可以參考一下。

發(fā)布：2007-04-13 17:00 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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