企業(yè)檔案知識(shí)管理之二：企業(yè)檔案知識(shí)的特點(diǎn)及管理目標(biāo)

　　1、過去企業(yè)檔案的類型及特點(diǎn)

　　過去沉淀下來的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型三種，且各自有一定特點(diǎn)，也有一定關(guān)系，這是我們?cè)诳紤]檔案知識(shí)資源管理必須認(rèn)真對(duì)待的。

　　1.1數(shù)據(jù)型檔案

　　所謂數(shù)據(jù)型檔案是對(duì)事(或物)實(shí)際事實(shí)的記錄。例如，財(cái)務(wù)憑證檔案、物品材料變動(dòng)記錄檔案。

　　這類檔案，有以下特點(diǎn)：

　　(1) 過去的都是紙質(zhì)憑證；

　　(2) 各憑證即使按類別分開，各數(shù)據(jù)項(xiàng)也很難規(guī)范統(tǒng)計(jì)；

　　(3) 這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時(shí)，這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識(shí)的難度很大，所以仍然要獨(dú)立管理，即按照“歷史”記載 的思想進(jìn)行管理。

　　1.2信息型檔案

　　所謂信息型檔案，就是對(duì)事(或物)實(shí)際過程的記錄。例如：會(huì)議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。

　　這類檔案，有以下特點(diǎn)：

　　(1) 過去的都是紙質(zhì)文檔；

　　(2) 有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；

　　(3) 檔案量也是很大的，有些可以作知識(shí)資源上升其管理，如會(huì)議紀(jì)要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。

　　1.3知識(shí)型檔案

　　所謂知識(shí)型檔案就是對(duì)事(物)及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識(shí)(或下結(jié)論)的文檔資料。

　　如：科研報(bào)告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計(jì)劃報(bào)告、部門工作總結(jié)等。

　　這類檔案，有以下特點(diǎn)：

　　(1)過去的大多是紙質(zhì)文件；

　　(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型 ，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；

　　(3)檔案量也很大，但都是知識(shí)資源管理的主要內(nèi)容。

　　1.4各類型檔案對(duì)管理的要求

　　從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：

　　(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文檔

　　在管理時(shí)，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進(jìn)行管理

　　(2)電子文字信息型文檔

　　在管理時(shí)，也按照信息分類、存貯與查詢方式進(jìn)行管理

　　 (3)數(shù)字圖片信息型文檔

　　在管理時(shí)，可以按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)行管理

　　(4)知識(shí)型文檔

　　在管理時(shí)，直接按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)行管理

　　2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點(diǎn)

　　由于今后的檔案，已經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化下產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化

　　2.1檔案來源多樣化

　　(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對(duì)外收集的文檔、外部主動(dòng)發(fā)給的文檔等；

　　(2)從媒質(zhì)形式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化

　　(3)從表達(dá)形式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語(yǔ)言、圖像、視頻

　　2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型

　　在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報(bào)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識(shí)型的產(chǎn)生面就最廣。

　　今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時(shí)可以遵循：

　　(1) 數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識(shí)型文檔進(jìn)行管理

　　一般來講，統(tǒng)計(jì)的數(shù)學(xué)模型必須依據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成信息型文檔。

　　再對(duì)積累的信息型文檔按專家委托分析手段進(jìn)行匯總判斷形成知識(shí)型文檔。

　　(2) 信息型檔案按照需求可直接應(yīng)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔進(jìn)行管理

　　有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識(shí)，進(jìn)而按知識(shí)資源進(jìn)行管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專家委托分析方法進(jìn)行分析、判斷形成知識(shí)型文檔，再按知識(shí)資源進(jìn)行管理。

　　2.3檔案處理的個(gè)性化、專家化

　　由于大多檔案來源于專業(yè)人員，并都在網(wǎng)上形成或收集，那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時(shí)，還可能沒有比較標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的任務(wù)之一是對(duì)檔案來源進(jìn)行規(guī)范化，即提供給來源者以填寫的標(biāo)準(zhǔn)模板。

　　專業(yè)人員按模板提交以后，可以送達(dá)檔案管理者，也可以直接送達(dá)檔案管理者委托的審查專家進(jìn)行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業(yè)化的問題。

　　2.4檔案應(yīng)用的及時(shí)化

　　未來檔案管理的關(guān)鍵就在及時(shí)應(yīng)用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點(diǎn)，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專業(yè)人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識(shí)多面性分類，確定相關(guān)工作環(huán)節(jié)或相關(guān)工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識(shí)及時(shí)地送到需要它的人手中。　　

　　3、企業(yè)檔案知識(shí)資源管理的目標(biāo)

　　經(jīng)過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識(shí)的特點(diǎn)和在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理的要求。但具體該如何推動(dòng)與實(shí)施檔案知識(shí)資源管理，還需要有更明確的目標(biāo)定位。

　　3．1、檔案管理必須上升到知識(shí)資源管理

　　作為方向性目標(biāo)，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：

　　解決目前企業(yè)檔案管理存在的問題

　　以前檔案管理就是信息時(shí)代下的管理，具有通常所講的信息時(shí)代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識(shí)類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的；信息時(shí)代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命。

　　通過知識(shí)資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識(shí)管理的的先導(dǎo)做出樣板，推動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門的管理邁上知識(shí)管理的臺(tái)階。

　　真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識(shí)的作用

　　檔案知識(shí)的作用，歸納起來，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)該發(fā)揮如下作用：

　　(1) 決策支持“寶典”，即成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理高層進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和最有效方法；

　　(2) 崗位技能“搖籃”，即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位工作經(jīng)驗(yàn)，方法的最主要來源；

　　(3) 新品研究“跳板”，即成為每一個(gè)新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料；

　　(4) 企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)“基石”，即讓眾多的檔案知識(shí)成為具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)知識(shí)；

　　(5) 企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案記載“歷史”的作用。

　　以上作用，特別是前四個(gè)作用，正是企業(yè)實(shí)施知識(shí)資源管理提升檔案知識(shí)作用的初衷！

　　3.2企業(yè)知識(shí)資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略

　　任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識(shí)資源管理也不例外，但由于知識(shí)資源管理是深入到企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性管理，那就應(yīng)該在各個(gè)管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎(chǔ)支持作用。

　　支持企業(yè)人才戰(zhàn)略

　　企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、開拓?cái)U(kuò)展、創(chuàng)新管理的一系列重大發(fā)展，這個(gè)發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)。快速地、高質(zhì)量地培養(yǎng)出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心目標(biāo)，而知識(shí)資源管理必須擔(dān)負(fù)起培養(yǎng)內(nèi)容(專門企業(yè)技術(shù)與管理實(shí)戰(zhàn)知識(shí)，企業(yè)文化知識(shí))、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關(guān)鍵工作。

　　支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建設(shè)

　　對(duì)中大型企業(yè)來說，再采取傳統(tǒng)塔式、計(jì)劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力，而要建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實(shí)現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學(xué)習(xí)、向問題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)愿景目標(biāo)，充分調(diào)動(dòng)員工的創(chuàng)新能力。要實(shí)現(xiàn)或推動(dòng)這個(gè)學(xué)習(xí)型組織目標(biāo)的建設(shè)，最主要的就是檔案型知識(shí)資源的及時(shí)支撐，因?yàn)檫@些知識(shí)本身就來源于工作、來源于實(shí)踐、來源于集體共同的智慧。而達(dá)到支撐學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的關(guān)鍵是知識(shí)資源要適合員工工作實(shí)際，及時(shí)有效的提供，也及時(shí)有效地沉淀與規(guī)范。

　　支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理

　　今后，一般的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個(gè)地區(qū)，這給各地區(qū)機(jī)構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會(huì)降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓(xùn)，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點(diǎn)，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗(yàn)知識(shí)資源的統(tǒng)一管理、及時(shí)支撐工作。達(dá)到這種支撐的關(guān)鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過程，適時(shí)地把相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)資源配備在工作者的面前。

　　支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作

　　除了領(lǐng)導(dǎo)層、管理層要共享知識(shí)以外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達(dá)到良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識(shí)與信息的溝通。對(duì)此，知識(shí)資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)統(tǒng)一管理共享起來，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識(shí)資源構(gòu)成及時(shí)的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時(shí)，全面地了解和掌握相關(guān)知識(shí)和信息。

　　3.3知識(shí)資源管理要為今后企業(yè)的知識(shí)管理打好基礎(chǔ)

　　企業(yè)在未來開展全面的知識(shí)管理是必然的，而知識(shí)管理開始的前提是“有知識(shí)可管”，因此，知識(shí)資源的管理的進(jìn)展決定了知識(shí)管理啟動(dòng)的時(shí)間。

　　但畢竟知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的部份，在建設(shè)和推動(dòng)時(shí)應(yīng)該協(xié)調(diào)整體與局部的關(guān)系，因此要求：

　　知識(shí)資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口

　　其實(shí)，這從知識(shí)資源管理主要是顯性知識(shí)管理的特點(diǎn)出發(fā)，就可以明確其在知識(shí)管理中的地位，同時(shí)也要明確它作為工作支持的基礎(chǔ)管理，隨著與工作結(jié)合的深度，知識(shí)資源管理也就有其發(fā)展的深度空間。

　　知識(shí)資源管理要成為企業(yè)知識(shí)管理的先導(dǎo)

　　先要“有知識(shí)可管”，這是知識(shí)管理的前提，也就注定了知識(shí)資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個(gè)作用，還是要看知識(shí)資源管理能否解決信息時(shí)代檔案管理的問題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識(shí)的五個(gè)作用。

　　3.4知識(shí)資源管理的具體目標(biāo)具體

　　上面概述了知識(shí)資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達(dá)到什么目標(biāo)？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識(shí)資源管理的特點(diǎn)要求，分解列明為：

　　(1) 檔案管理知識(shí)資源化、信息化

　　這表明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型檔案)按照前述知識(shí)資源管理的要求進(jìn)行資源化、信息化；

　　(2) 知識(shí)資源及時(shí)支持領(lǐng)導(dǎo)決策

　　這表明，要把知識(shí)資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合起來，讓知識(shí)資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)很容易獲取，很及時(shí)提供；

　　(3) 知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)

　　這表明，要把知識(shí)資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提供隨時(shí)隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與空間；

　　(4) 知識(shí)資源及時(shí)支持員工工作

　　這表明，要把知識(shí)資源與員工的實(shí)際工作結(jié)合起來，讓知識(shí)資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時(shí)提供。同時(shí)，也讓實(shí)際工作的成果和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)轉(zhuǎn)換成知識(shí)資源；

　　(5) 知識(shí)資源管理IT平臺(tái)化

　　從上述目標(biāo)也看到，知識(shí)資源管理必須依托IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)，并把平臺(tái)引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中；

　　(6) 知識(shí)資源管理的安全化

　　即確保知識(shí)資源是安全的。

　　(7)知識(shí)資源管理制度化

　　這表明，知識(shí)資源管理的有效實(shí)施要有制度、機(jī)制加以保障，否則就會(huì)流于形式，導(dǎo)致失敗。