MIS失敗的原因及防止措施

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文章來源：泛普軟件 隨著企業(yè)改革進程的深入和計算機信息技術的迅速發(fā)展與普及，許多企業(yè)對計算機的應用已不再滿足于做一些簡單的協(xié)助辦公。越來越多的企業(yè)開始應用各種信息化技術來提高企業(yè)的管理水平和競爭實力。MIS建設是發(fā)展較早的一種信息化方法。但是，由于開發(fā)高質量MIS的能力大大落后于管理體制的變更，落后于計算機軟硬件日新月異的進展，加之社會對MIS發(fā)展和完善需求的增加以及對MIS開發(fā)過程中出現(xiàn)錯誤的認識和行為而導致MIS開發(fā)的失敗。   一、MIS的定義及概念   管理信息系統(tǒng)（Management Information Systems 簡稱MIS）是一個由人、計算機等組成的能進行管理信息的收集、傳遞、貯存、加工、維護和使用的系統(tǒng)。它是一門綜合了經濟管理理論、運籌學、統(tǒng)計學、計算機科學的系統(tǒng)性邊緣性學科。它能利用信息輔助企業(yè)進行決策、控制企業(yè)行為，幫助企業(yè)實現(xiàn)規(guī)劃目標。   回顧MIS發(fā)展的歷史過程可以知到，第一代MIS是由手工操作，使用工具是文件柜、筆記本等。第二代MIS增加了機械輔助辦公設備，如打字機、收款機、自動記賬機等。第三代MIS使用計算機、電傳、電話、打印機等電子設備?？梢?，MIS并不能簡單地想象為計算機或軟件，也不僅僅是計算機人員的工作。只是由于當前計算機、通訊、網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展和普及，借助計算機及網(wǎng)絡可以使MIS發(fā)揮更強大的功能，因此我們現(xiàn)今所說的MIS事實上是指計算機MIS。   目前，許多通過上級部門、專家組驗收或鑒定的MIS，掛上了驗收組的金字招牌。究其實質，大多為失敗的MIS。一年半載后，數(shù)十萬元、千萬元的系統(tǒng)被廢棄一邊，沒有了下文，也沒有系統(tǒng)失敗的說法。MIS的核心——軟件系統(tǒng)，就那樣悄悄地消失了，留下的多半是辦公用高級打字機。這些情況已嚴重妨礙了計算機信息技術的應用。因此對MIS有關的內容進行深入研究，提高工作效率，提高MIS開發(fā)成功率已變得十分重要。   二、MIS失敗的原因分析   1、  MIS的不可移植性   MIS的一個顯著特點就是MIS的不可移植性。MIS是涉及人、管理、信息、計算機軟硬件的系統(tǒng)。對于兩個綜合了人、管理、需求、信息等諸多因素的龐大系統(tǒng)，它們的MIS是不可能相互通用的，就連修改移植都沒有太大的價值。   在現(xiàn)實中，某些單位的領導或MIS主管會在MIS建設前提出兩個設想，第一個設想是把某某單位的MIS拿過來修改成自己單位的。第二個設想是指望著自己單位的MIS開發(fā)完后封裝成商業(yè)軟件出售。 在96年，某單位曾經為了創(chuàng)一流過程中信息化指標的需要，按照設想，要求開發(fā)商把他們在外省開發(fā)的一個單位規(guī)模相近的MIS拿來，在那個系統(tǒng)的基礎上修改為這個單位的MIS。但事實上，在系統(tǒng)開發(fā)一開始，開發(fā)商就完全把外省的MIS丟在了一邊，還是按照自己的開發(fā)方法，直接對該單位進行開發(fā)。   MIS開發(fā)的不可移植性，決定著任何一個單位不可能有一個實現(xiàn)MIS的捷徑，不可能購買到一個通用的、成形的系統(tǒng)，也不可能把別單位一個成功的MIS復制為自己單位的MIS,系統(tǒng)開發(fā)的整個過程必須遵從，大量系統(tǒng)分析工作、資金必須投入。   2、不按科學的方法來實現(xiàn)MIS   實踐證明，在MIS開發(fā)中，不可行的開發(fā)方法主要有（1）組織結構法，機械的按照現(xiàn)有組織機構劃分系統(tǒng)，不考慮MIS的開發(fā)原則。 （2）數(shù)據(jù)庫法，開發(fā)人員從數(shù)據(jù)庫設計開始對現(xiàn)有系統(tǒng)進行開發(fā)。（3） 想象系統(tǒng)發(fā)，開發(fā)人員基于對現(xiàn)有系統(tǒng)進行想象為基礎進行開發(fā)。   上述三種方法常常被開發(fā)者使用，最終導致MIS開發(fā)的失敗。當然，如果系統(tǒng)開發(fā)人員僅僅是收集系統(tǒng)使用單位現(xiàn)成的報表，把現(xiàn)有表格通過計算機和網(wǎng)絡來實現(xiàn)，這還稱不上MIS。   3、領導沒有真正重視   許多企業(yè)在MIS項目上馬的初期，還是按照MIS開發(fā)的一把手原則，組成了一個開發(fā)組，組長由企業(yè)的最高管理者擔任。但實際上，單位領導，特別是最高層領導沒有對系統(tǒng)開發(fā)負起全部責任，而是由計算機人員單方面建設系統(tǒng)。領導并沒有在人員調配、關系協(xié)調、提供開發(fā)資金等工作上花太多精力或給予支持。   4、只重結果，不重過程，對系統(tǒng)追求大而全   MIS開發(fā)中常常會誤入多快好省，找近路，只重結果，不重過程歧途。開發(fā)商或企業(yè)常常對系統(tǒng)追求大而全，追求高深和表面堂皇。譬如，一些委托開發(fā)的系統(tǒng)，開發(fā)商只注重盡快完成系統(tǒng)的開發(fā)，能夠驗收，并獲得開發(fā)費。他們并沒有投入足夠的精力來進行系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計，最終導致程序不能方便和滿足應用人員的要求。許多開發(fā)商動不動就提MRP、ERP等時髦的名詞和所謂的理念，企業(yè)通過實施EPR等，是否可以找到為企業(yè)提高競爭力、提高效益的方法，這還是一個被爭論的話題。   5、紛繁復雜的系統(tǒng)接口問題   經過十多年的計算機普及應用，各個單位已經購置了一些計算機，許多單位也建立了局域網(wǎng)。有些計算機的購置可能是以應用某套軟件為名的，有些可能僅僅是為了打字購置的，當然也有些地方是為了面子而購置的。在一個中等以上規(guī)模的單位，會有這樣、那樣的應用軟件或者小的系統(tǒng)已經被應用。一些單位的上級主管部門為了收集一些信息，會強行要求這個單位使用某個系統(tǒng)。也有一部分系統(tǒng)是在一個小范圍內開發(fā)的。以某單位為例，現(xiàn)用的信息系統(tǒng)有調度自動化系統(tǒng)、用電MIS、人事系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、線損分析計算軟件、辦公自動化系統(tǒng)及其它諸多系統(tǒng)或單機軟件。除人事系統(tǒng)可以由新的系統(tǒng)開發(fā)公司重新開發(fā)外，其它系統(tǒng)、軟件只能考慮接口了。如果系統(tǒng)之間獨立運行，不考慮數(shù)共享。必然會造成應用人員在多個系統(tǒng)之間再次輸出、輸入數(shù)據(jù)，一方面增加了工作量，另一方面增加了數(shù)據(jù)出錯的機率，從而沒有起到MIS應有的作用，但是要解決各個系統(tǒng)之間的接口問題，又會涉及到多個開發(fā)商之間的協(xié)調、多種數(shù)據(jù)格式要提取并統(tǒng)一。接口開發(fā)并非新系統(tǒng)開發(fā)者一家可以輕易完成的。   6、重硬不重軟思想根深蒂固   一個程序員寫一個一百行代碼的程序與一個一萬行代碼的程序，從運行界面上可能并不能看出多少區(qū)別，但其中包含的勞動量和應際應用能力則完全不同。單位領導或應用人員常常不會看到軟件開發(fā)艱難的一面，不會預想到開發(fā)的工作量。他們一般愿意在硬件上花錢，不愿在軟件開發(fā)上花錢。一些按費用打造MIS的單位，當整個系統(tǒng)的費用不足時，首先考慮的是削減軟件費用。在國外，系統(tǒng)軟件的投資是硬件的三到四倍，而在國內，軟件的投資往往不足硬件的五分之一。從MIS的定義可以知道，它是一個由人、計算機組成的系統(tǒng)，而計算機如果沒軟件，則只能是一堆廢鐵。實際上MIS的重點和難點還是在系統(tǒng)軟件的開發(fā)上。其次便是應用人員的培訓、使用、維護上，即人的成份。   7、虛假數(shù)據(jù)的存在   我國許多單位的管理現(xiàn)狀是，縱向從中央到省到地方，多層控制，橫向是地方各種行政部門參與管理，數(shù)據(jù)流程（Data Flow）錯綜復雜。這種模式導致的另一個現(xiàn)實是數(shù)據(jù)存在多個輸入、多個輸出，并且輸入、輸出不一致。在系統(tǒng)開發(fā)時，應用人員會要求開發(fā)人員把統(tǒng)計、計算的結果設計成能夠人為修改，有些甚至要求象現(xiàn)實管理模式一樣，有多套程序并存，一套輸入、輸出的是真實的數(shù)據(jù)，另外一套輸入、輸出人是虛假的數(shù)據(jù)。這并非應用人員的無理要求，而是管理上要求他必須這么做。但是卻增加了開發(fā)人員的難度及工作量，系統(tǒng)運行后增加了應用人員的工作量。系統(tǒng)運行一段時間以后，其中的數(shù)據(jù)由于“人對計算機說假話（輸入不準確的數(shù)據(jù)）”而導致“計算機對人說廢話（輸出結果無助于管理）”，最后得出"電腦不如豬腦"的結論，從而導致系統(tǒng)的閑置、失敗。   8、從事MIS建設的人員不懂MIS   一些從事MIS工作的人員常有“MIS系統(tǒng)”這種說法，好象很順口成章。系統(tǒng)全面地學習過MIS的人不會把MIS后再加上“系統(tǒng)”兩字，因為“S”代表的本來就是系統(tǒng)。再者，如前所述，MIS的不可移植性常常不被認識，想購買到一個現(xiàn)成的MIS或者想開發(fā)一套萬能的MIS的大有人在。僅僅從這些方面就可以看出不懂MIS的人在主導著MIS的建設，這也為MIS的失敗打下了基礎。   一般說來，系統(tǒng)軟件設計人員不懂管理流程、工作流程，而管理人員、工作人員又不懂軟件開發(fā)、理解MIS，這造成了開發(fā)人員與應用人員溝通較難。這里面有開發(fā)人員的大部分責任。因為，讓廣大應用人員學習計算機軟件編程方法、學習MIS開發(fā)的方法顯然是不可行的事。但是MIS開發(fā)人員可通過對應用人員采取正確的調查詢問方式，來掌握管理中的業(yè)務流程、數(shù)據(jù)流程（DF），并得到可以計算機實現(xiàn)的分析報告。   9、只重開發(fā)不重維護   不管是從MIS開發(fā)的生命周期法或其它方法來說，MIS總是存在一個生命周期。許多管理信息系統(tǒng)花費了巨大的人力和物力，但投入運行后不久就夭折了，原因在于嚴重忽視軟件工程的最后一個也是最重要的一個環(huán)節(jié)——系統(tǒng)維護，從而導致MIS的失敗。   三、防止MIS開發(fā)失敗的措施   1、MIS立項要有正確的目標和需求   如果一個企業(yè)上MIS項目的目的不正確，這樣的MIS一般都會失敗。管理信息系統(tǒng)的開發(fā)必須具有一定的科學管理工作基礎。只有在正確的系統(tǒng)需求、合理的管理體制、穩(wěn)定的生產秩序、科學的管理方法和準確的原始數(shù)據(jù)的基礎上，才能開發(fā)出成功的MIS。   管理信息系統(tǒng)不允許用計算機完全代替人，也不允許讓人、讓管理模式完全去適應計算機，在計算機與人之間必須找到一個平衡點。目前，我國大多數(shù)企業(yè)，并不能單純追求MIS的應用帶來裁減員工、降低人工成本、創(chuàng)造效益。況且，如果在開發(fā)初期，為了上MIS項目、為了引起重視，提出上MIS后可減人的觀點，恐怕會造成開發(fā)過程中相關人員的抵觸，從而使調查分析錯誤、使信息收集不全等問題。MIS也不是用來顯耀企業(yè)的信息化程度，更不是為了達標、創(chuàng)一流需要而需要上項目的。MIS的立項、研制都應該是本著為管理提供有效信息、用信息輔助企業(yè)進行決策、控制企業(yè)行為等要求。 MIS的最終目標應該是及時快捷地為人提供決策信息，利用決策信息返回到現(xiàn)實管理中，處理輸入端（供方、材料）、處理器（設備、工人）、輸出端（客戶）之間的問題。   交通運輸、金融和電信等行業(yè)的MIS成功的案例比較多。主要是因為這類企業(yè)原來基礎就好，而銀行和電信主業(yè)務是與數(shù)字打交道的企業(yè)。這些企業(yè)對MIS的需求比較強烈、目的明確。MIS在這些企業(yè)的運用能保證企業(yè)管理流程高效、安全地運轉，減少職工的勞動量、并且規(guī)范企業(yè)的管理，對企業(yè)有著重大意義。   3、選用合適的開發(fā)方法   目前使用的正確的開發(fā)方法有以下三種：系統(tǒng)開發(fā)的生命周期法(SDLC法)、快速原型法以及綜合應用法。   (1)系統(tǒng)開發(fā)的生命周期法(SDLC法)   這是早期常用的一種MIS開發(fā)方法。它要求開發(fā)過程必須嚴格地按系統(tǒng)分析、系統(tǒng)研制、系統(tǒng)實現(xiàn)等階段進行,只有前一階段完成之后,才能開始下一階段的工作。這種方法的優(yōu)點是階段清晰，開發(fā)過程易于管理，開發(fā)的前后階段依賴關系緊密，缺點是對用戶的要求較高，要求用戶理解MIS。    (2)快速原型法   它是為了克服生命周期法的缺陷而提出的MIS開發(fā)方法論,其特點是:開發(fā)人員在初步了解用戶需求的基礎上構造一個應用系統(tǒng)模型,即原型。用戶和開發(fā)人員在此基礎上反復探討和完善原型,直到用戶滿意為止。隨著計算機技術、通信技術的發(fā)展，管理信息系統(tǒng)也必須要發(fā)展。十多年前，由于計算機的存儲、運算能力還很有限，許多的程序開發(fā)、設計必須考慮存儲和計算量。如用第一范式、第二范式來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結構，減少數(shù)據(jù)冗余，用精簡軟件的字節(jié)數(shù)、優(yōu)化程序代碼加快運行速度等方法。如今的系統(tǒng)開發(fā)，開發(fā)人員的主要精力應更多地集中在系統(tǒng)設計和分析上，要讓程序易開發(fā)、易閱讀、易修改，盡快地做出系統(tǒng)原型。   (3) 綜合應用法   使用快速原型法開發(fā)MIS時，工作重點在生命周期中的分析階段。分析階段得到的各種對象模型也適用于設計階段和實現(xiàn)階段。通過對一些企業(yè)MIS的調查，證明兩種方法的結合是一種切實可行的有效方法。   由于國內外失敗的MIS很多，許多人也在研究MIS開發(fā)的新方法，但是新方法是否可行，還需考慮。   2、選用合適的開發(fā)方式   MIS的開發(fā)方式有自行開發(fā)、委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)等幾種形式。一般來說根據(jù)企業(yè)的技術力量、資源及外部環(huán)境而定。但從我個人所了解到的情況，我以為聯(lián)合開發(fā)較好。這是因為：   （1）自行開發(fā)在很多單位會存在本單位開發(fā)力量不強的問題。即便是有一定的開發(fā)人員，開發(fā)人員往往不能對主管領導提太多要求，如加班費、獎勵、設備等，造成MIS開發(fā)人員走國有企業(yè)的通常道路，即“干多干少一個樣、干與不干一個樣”，僅僅是拿工資干活，不能調動開發(fā)人員的主觀能動性、積極性。   （2） 委托開發(fā)又會有開發(fā)完后本單位無法對系統(tǒng)進行維護，系統(tǒng)運行中大大小小問題只有等開發(fā)商來解決等弊病。而我國目前大部分開發(fā)商都不會愿意在系統(tǒng)維護上花太多人力，甚至一些開發(fā)商不要開發(fā)的尾款，另找一家單位去做一個新的系統(tǒng)。   3、企業(yè)和開發(fā)商需要真正懂MIS的人員   管理信息系統(tǒng)是一個用戶——機器系統(tǒng)，為了設計好這個人機系統(tǒng)，系統(tǒng)設計、開發(fā)者不僅要懂得計算機，而且要懂得人。這要求系統(tǒng)管理員需要學習管理信息系統(tǒng)這一門學科，掌握較為全面的系統(tǒng)知識，具備統(tǒng)籌考慮、系統(tǒng)組織開發(fā)的能力，而不僅僅是一個計算機應用或程序開發(fā)高手。開發(fā)人員至少要清楚如何進行系統(tǒng)調查、系統(tǒng)分析，如何用專業(yè)的、系統(tǒng)的方法迅速掌握用戶的需求。   4、堅持第一把手原則   MIS的開發(fā)必須堅持第一把手原則，因為單位的第一把手最了解自己企業(yè)的目標及主要問題，他們有權決定對MIS的投資，有權組織人員。在堅持第一把手原則的條件下，最好讓第一把手能夠了解MIS的一些知識。有了第一把手的參與和重視，各種系統(tǒng)之間的接口問題、人員組織和協(xié)調問題才能有效地解決，一些管理流程在經過主管認同后才可以按計算機可實現(xiàn)的方式做一些合理的變更。通過懂MIS的開發(fā)人員與MIS主管溝通，可避免一些失敗的因素，便于采取好的開發(fā)方法、方式，最終保證MIS的成功。   四、成功案例借鑒   我單位去年投入運行的變電MIS取得了成功，得到了廣大應用人員和上級主管部門的認同和好評?；仡欓_發(fā)的整上過程，大致有以下幾個重要因素保證了系統(tǒng)開發(fā)的成功：   （1）領導高度重視。從系統(tǒng)立項、人員配合、人員分工、資金投入、問題協(xié)調等工作，領導都親自參與，并給予巨大的支持。   (2)系統(tǒng)開發(fā)使用了快速原型法。開發(fā)人員先向變電運行人員調查、詢問。借助原來使用的CS模式（Client Server,即客戶服務模式）的MIS，初步開發(fā)出一個不太可用的系統(tǒng)，再用這個系統(tǒng)（即第一版本）與變電運行人員探討其中問題和一些實際需求，此后開發(fā)出第二版本。在第二版運用的基礎上修改并深化開發(fā)各模塊和細節(jié)。   （3）管理模塊相對較小且功能相對獨立，直接反映出的是業(yè)務流程、數(shù)據(jù)流程相對簡單，降低了實施的繁雜程度。另外，通過MIS的運用，可以解決管理中許多實際問題，即需求明確。   （4）采用較新的BS模式（Brows Server,即瀏覽器服務器模式）。BS模式的開發(fā)工作量不比CS模式小，難度也大一些。但是BS模式避免了胖客戶端的CS模式一些缺點，如CS模式每修改一部分功能,就需要到客戶端安裝新改的程序，既增加了開發(fā)人員的工作量，又讓應用人員對開發(fā)人員產生不信任感。另外，BS模式對系統(tǒng)功能分模塊、逐階段開發(fā)提供了方便。   （5）開發(fā)人員和應用人員投入大量精力，使得整個系統(tǒng)能用、好用、實用。   （6）不放棄系統(tǒng)維護工作。   以上是從我所了解到的情況談談MIS失敗的原因及一些對策。對不同時期、不同的企業(yè)，MIS失敗還可能有其它的原因。如何防止MIS失敗，并非一件簡單的事，這涉及到我國的管理體制、人的因素。但是，通過分析失敗的或成功的MIS，我們可以得到一些促使MIS開發(fā)成功的經驗。   來源：CCW