如何確保應(yīng)用軟件的成功實(shí)施

【雙方負(fù)責(zé)人員一覽表】
××單位
聯(lián)系電話職務(wù)所在科室姓名序號(hào)
××公司
聯(lián)系電話負(fù)責(zé)模塊職務(wù)姓名序號(hào)
2．制訂實(shí)施計(jì)劃
實(shí)施方一定要提前把實(shí)施計(jì)劃提交給用戶負(fù)責(zé)人，此時(shí)“起止日期”、“用戶配合人員”可能無法確定，沒有關(guān)系，提前提交計(jì)劃的目的是讓用戶在正式討論實(shí)施計(jì)劃前對(duì)工作內(nèi)容有一個(gè)充分的了解，便于安排負(fù)責(zé)人員和工作日期，避免在討論時(shí)浪費(fèi)時(shí)間?？梢詤⒖际褂孟旅娴谋砀瘢?

【軟件實(shí)施計(jì)劃】
起止日期
工作內(nèi)容
用戶配合人員
負(fù)責(zé)技術(shù)人員
預(yù)期效果

說明：

起止日期——本階段工作的開始和截止日期，盡量不要超過兩周，如果工作量確實(shí)比較大，可以將計(jì)劃再次進(jìn)行分解。本表格采用Project 制作效果比較好， 不僅可以計(jì)劃時(shí)間和實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)行記錄，而且可以把計(jì)劃中的關(guān)鍵路徑提取出來。

工作內(nèi)容——一定要詳細(xì)，盡量不要出現(xiàn)比較模糊的字眼，比如：整理數(shù)據(jù)，整理文檔，軟件培訓(xùn)。
預(yù)期效果——要把計(jì)劃的目的和效果描述清楚，比如：工作內(nèi)容是“整理并錄入××設(shè)備基礎(chǔ)檔案”，預(yù)期效果可以是“完成500 份××設(shè)備基礎(chǔ)檔案的錄入”。

3．確認(rèn)實(shí)施計(jì)劃

確認(rèn)時(shí)可以圍繞軟件實(shí)施計(jì)劃表把具體內(nèi)容交流清楚，目的是讓雙方充分理解什么時(shí)候該干什么事情，由誰來負(fù)責(zé)誰來協(xié)助，以及干到什么程度。確認(rèn)過程可能會(huì)比較麻煩（有些用戶的部門之間會(huì)扯皮），最好事先和用戶的領(lǐng)導(dǎo)把一些東西定下來， 而后由他們的領(lǐng)導(dǎo)來主持會(huì)議，這樣效果比較好。

軟件操作培訓(xùn)

培訓(xùn)工作是應(yīng)用軟件實(shí)施過程中不可缺少的環(huán)節(jié)，要把握好培訓(xùn)的時(shí)間，即使在培訓(xùn)內(nèi)容比較多的情況下，也不要一次把培訓(xùn)時(shí)間安排的過長(zhǎng)（不要希望通過一次完整的培訓(xùn)可以讓用戶掌握所有功能，實(shí)施過程中的培訓(xùn)可能更加有效），可以先把立即要使用的軟件功能或業(yè)務(wù)流程講解清楚，避免大家一上來就感覺軟件復(fù)雜，產(chǎn)生厭煩情緒。培訓(xùn)時(shí)不要像說流水帳一樣：先找到××功能，單擊進(jìn)入等。要將軟件功能和操作員經(jīng)常使用的業(yè)務(wù)掛鉤，這樣講起來可以讓大家感覺比較好理解，而且可以產(chǎn)生親切感。

每一次培訓(xùn)盡量邀請(qǐng)用戶方的主負(fù)責(zé)人和系統(tǒng)管理員參加，一來可以讓操作員真正重視起來，二來可以為以后日常維護(hù)做一些準(zhǔn)備。培訓(xùn)過程中的一些用語要注意，畢竟用戶不全是計(jì)算機(jī)高手，而且第一次使用軟件，千萬不可埋怨或說一些傷害他人自尊心的話，不要說“你就這樣操作，其他的不用考慮”，而應(yīng)該說“就像你日常填寫的表格一樣，把屬于你職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目填寫完成即可”，更不能說“都給你講N 遍了，怎么老是記不住”這樣的話。經(jīng)過本過程一定要和操作員建立良好的關(guān)系，如果他們老是向領(lǐng)導(dǎo)反映軟件不好用，恐怕對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度沒什么好處。

實(shí)施、小結(jié)、整改

本階段屬于循環(huán)任務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模的大小，周期和循環(huán)次數(shù)會(huì)不盡相同。在實(shí)施過程中現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，做到有問題及時(shí)記錄、及時(shí)解答，此時(shí)的講解是最具有針對(duì)性的，如果說上一階段的軟件操作培訓(xùn)是讓用戶有一個(gè)初步認(rèn)識(shí)的話，那么本階段就是真刀真槍的實(shí)戰(zhàn)了。

實(shí)施不順利的原因有很多：軟件操作復(fù)雜不符合要求、業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理出現(xiàn)流程瓶頸等，所以實(shí)施過程中要定期進(jìn)行小結(jié)，參與人員的范圍不需要太大，目的是把應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題反映出來，分析問題原因并尋找解決辦法，至少應(yīng)該一周一次，別忘了邀請(qǐng)用戶方的主負(fù)責(zé)人和系統(tǒng)管理員參加，而且每次形成小結(jié)報(bào)告后要提交給用戶的主要負(fù)責(zé)人，一定要讓用戶清楚的了解實(shí)施進(jìn)度以及出現(xiàn)的問題。在現(xiàn)場(chǎng)一定會(huì)涉及到軟件修改的問題，此時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要把握好以下幾方面內(nèi)容：

是否有必要修改程序？ 如果是為了偷懶或其他個(gè)人原因，想要打破原有的業(yè)務(wù)規(guī)則或業(yè)務(wù)邏輯，那么要和當(dāng)事人及用戶負(fù)責(zé)人溝通清楚，畢竟上軟件是為了規(guī)范。此刻的溝通要注意技巧， 既不能“出賣”當(dāng)事人，又不能使自己盲目的修改程序。

修改程序的工作量和修改后的效果是否成正比？本項(xiàng)工作相當(dāng)于對(duì)功能進(jìn)行設(shè)計(jì)層面的修改，此時(shí)，要充分結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，還要充分發(fā)揮設(shè)計(jì)人員的想象力。我做的項(xiàng)目中就有這樣一個(gè)功能，技術(shù)人員設(shè)計(jì)了處理方式讓我看，實(shí)際效果已經(jīng)可以了，但是修改需要至少兩天的時(shí)間，于是我給他一些建議讓他重新考慮功能設(shè)計(jì)，最后只用了半天就完成了修改，而且符合用戶要求。

重大的修改要慎重。我們最不愿意看到的就是這個(gè)！沒什么說的，重新了解用戶需求、考慮解決方法、形成處理文檔，請(qǐng)用戶方的主負(fù)責(zé)人和系統(tǒng)管理員參加討論，形成決議后再考慮如何對(duì)程序進(jìn)行修改，萬不可偏聽偏信，因?yàn)橛行r(shí)候可能是誤會(huì)，比如：操作人員并不理解管理層的實(shí)際意圖。通過本階段不僅可以和項(xiàng)目實(shí)施涉及的所有人員建立良好的關(guān)系，而且要讓軟件的問題充分暴露，為后續(xù)的驗(yàn)收工作做好一切準(zhǔn)備。

項(xiàng)目組的最后一項(xiàng)工作是驗(yàn)收，為此也要進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，比如做好是驗(yàn)收前的策劃，具體包含以下工作重點(diǎn)：

1、提前邀請(qǐng)需要參加驗(yàn)收的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專家，一方面表示尊重，另一方面好讓他們安排工作計(jì)劃。
2、把前幾個(gè)階段實(shí)施過程中形成書面資料進(jìn)行整理、打印、裝訂，制作驗(yàn)收時(shí)講解使用的PPT。
3、開一個(gè)驗(yàn)收前的準(zhǔn)備會(huì)，讓大家演習(xí)一遍，放松一下緊張的心情。大家可能有同感，實(shí)際的實(shí)施工作中瑣碎細(xì)節(jié)還有很多，比如：要協(xié)調(diào)不同部門的工作、人際關(guān)系、如何向雙方領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，但是只要把握住工作重點(diǎn)、工作細(xì)節(jié)和工作方法，就能夠和用戶建立很好的信任關(guān)系，項(xiàng)目的實(shí)施也就能夠比較順利了。

應(yīng)用軟件的項(xiàng)目實(shí)施是個(gè)比較大的話題，本人只是把自己的一些真實(shí)經(jīng)歷和感受描述出來，希望能和大家一起分享。

來源：CCW